برگزاری جلسات روزانه تیمی به تشریفات رایج بسیاری از کسب وکارها به ویژه تیم‌های توسعه نرم‌افزاری بدل شده است. برای اینکه این جلسات به بهترین و موثرترین شکل ممکن برگزار شوند، نیاز به آگاهی از جزئیات مدیریت و گرداندن آنها وجود دارد. این جلسات که به اسکرام‌های روزانه (daily scrum) یا حلقه‌های تیمی (team huddles) هم معروفند، یا گاهی با عنوان حضور-غیاب روزانه از آنها یاد می‌شود، ماهیت ساده‌ای دارند: تمام اعضای تیم‌های کاری به طور روزانه دور هم جمع می‌شوند تا در عرض مدت کوتاهی درباره برنامه‌های تیمی روزانه و وظایف‌شان به‌روز رسانی‌هایی انجام بدهند. البته این تعریف ساده، جزئیاتی هم دارد که برای اثربخشی جلسات باید از آنها مطلع بود. در غیر این صورت، جلسات سرپایی چیزی جز اتلاف وقت نیستند.
آشنایی بیشتر با جلسات سرپایی
در مسیر برگزاری جلسات سرپایی، امکان بی‌نظمی‌هایی وجود دارد که اگر تجربه خوبی در مدیریت آن نداشته باشید، احتمال دارد به عنوان مدیر، عطای برگزاری جلسات را به لقایشان ببخشید. برای اینکه اسیر اشتباهات نشوید و بتوانید جلسات سرپایی را به خوبی مدیریت کنید باید الگویی برای اجرای آنها داشته باشید. مثلا هر روز در ساعتی مشخص، در مقابل تابلوی اخبار یا همان بُرد اطلاع‌رسانی شرکت، افراد و اعضای تیم را جمع کنید و از آنها بخواهید که تشکیل جلسه‌ای چنددقیقه‌ای بدهند. حواستان به زمان باشد و اگر فکر می‌کنید که این موضوع از کنترل‌تان خارج می‌شود، حتما از زمان‌سنجی استفاده کنید که تمام‌شدن فرصت برگزاری جلسه را به شما گوشزد می‌کند.
با شروع جلسه، اعضای تیم می‌توانند درباره کارهایشان گزارشی بدهند یا اگر مشکلی دارند با مطرح‌کردن آن به رفعش کمک نمایند. با مطرح‌شدن مشکلات و دادن گزارشی اجمالی از کارها، اعضای تیم برای همکاری با هم در پیشبرد پروژه‌ها و رفع مشکلات هماهنگ‌تر خواهند شد. مدیریت هم باید حواسش به تمام حرف‌ها و واکنش‌های افراد باشد و موانع و مشکلات را بشنود و آنها را به خاطر بسپارد.
پس افراد در جلسات سرپایی به نوبت و در زمانی کوتاه از موانع سر راه‌شان، ایده‌های تازه و سوالاتی می‌گویند که در پیشبرد پروژه‌های مختلف وجود دارد. مدیر جلسه هم به طور نامحسوس این روند را هدایت و کنترل می‌کند.
مشکلات در همکاری تیمی
از جلسات سرپایی روزانه به عنوان راهی برای کاهش مشکلات تیمی استفاده می‌شود. با وجود برگزاری چنین جلساتی است که می‌توان:
- اهداف قابل‌درک را به اشتراک گذاشت. هر چقدر هم که در شروع کار، تعامل و هماهنگی میان اعضای تیم زیاد باشد، باز هم در ادامه روند کار نیاز به تجدید این رابطه و تعامل وجود دارد. در صورتی که اعضای یک تیم اهدافی یکسان و قابل‌درک برای یکدیگر نداشته باشند، امکان فروپاشی بسیار زیاد می‌شود.
- ایجاد انسجام و هماهنگی میان کارهای مختلف پروژه‌های تیمی هم از دستاوردهای دیگر جلسات روزانه است. فعالیت تیمی نیاز به انسجام و هماهنگی دارد. در غیر این صورت، مفهوم تیم زیر سوال می‌رود. هر چقدر ارتباطات و هماهنگی‌های اعضای تیم کمتر باشد، احتمال رسیدن به نتایج مثبت هم کمتر خواهد بود.
- به اشتراک‌گذاری دستاوردها و شکست‌ها هم در جلسات تیمی سرپایی مهم است. یکی از مزایای اصلی فعالیت‌های تیمی در این است که اگر فردی در تیم دچار مشکلاتی باشد، همفکری و کمک دیگران می‌تواند او را نجات بدهد. همفکری اعضا می‌تواند راه‌کارهای بهتر و بهینه‌تری هم برای اقدامات مختلف فراهم کند. اعضای تیم‌ها دوست دارند تا با هم اطلاعات مختلفی را که دارند به اشتراک بگذارند.
- زمانی که اعضای یک تیم با هم در ارتباطی مداوم هستند، فرهنگ تیمی هم در آنها ارتقا می‌یابد و احساس اینکه عضوی از یک تیم هستند بیشتر جوانه می‌زند. چنین حسی در افزایش بهره‌وری تیمی بسیار موثر است.
الگوهای برگزاری جلسات سرپایی روزانه
برای برگزاری جلسات سرپایی باید پرسش‌های زیر را از خودتان بپرسید:
- چه کسانی در جلسه شرکت می‌کنند؟
- درباره چه چیزهایی صحبت می‌شود؟
- ترتیب صحبت‌کردن در جلسه چگونه است؟
- زمان و مکان برگزاری جلسه چیست؟
- چطور سطح انرژی تیمی را در جلسه بالا نگه می‌دارید؟
- چطور اعضا را به خودگردان‌کردن جلسه تشویق کنید؟
چه کسانی در جلسه شرکت می‌کنند؟
اعضای مختلف تیم از بخش‌های گوناگون مثلا بازاریابی، پشتیبانی، مدیریت، آموزش و… دوست دارند در جریان پیشرفت پروژه‌ها قرار بگیرند. با وجود برگزاری جلساتی مجزا برای هر یک از این افراد، مدیریت حسابی به دردسر خواهد افتاد. بنابراین، با جمع‌کردن تمام افراد در کنار یکدیگر، این فرصت به وجود می‌آید تا بدون نیاز به صرف وقت زیاد در جلسات متعدد، همه اعضای تیم‌های کاری در جریان ماجراهای کسب‌وکار قرار بگیرند. البته باید دقت کنید که اعضایی از تیم در جلسات سرپایی شرکت داشته باشند که در پیشرفت پروژه‌ها نقش دارند. اگر اعضایی که به مسیر کاری ارتباطی ندارند وارد جلسات شوند، روند جلسه مغشوش می‌شود. گزارش‌هایی هم که در جلسات سرپایی ارائه می‌شوند باید در قالب‌هایی باشند که سریع و موجز اطلاعات کافی را در اختیار اعضای تیم‌ها قرار دهند. مثلا ارائه گزارش‌ها در قالب نمودار می‌تواند ایده خوبی باشد.
افراد در این جلسات از بخش‌های مختلف کار باخبر می‌شوند. قرار نیست که گزارش‌دهی‌ها و اطلاع‌رسانی‌ها در جلسات سرپایی بسیار کلان و پیچیده باشد بلکه بخش‌هایی از اقدامات که در جریان پیشرفت و اجرا هستند باید در این جلسات مطرح شوند. پس اعضای تیم‌های مختلف که نماینده‌ای برای اجرای اقدامات گوناگونند در جلسات شرکت می‌کنند و به پیشرفت کارها کمک می‌نمایند.
در جلسات سرپایی، الزامی برای صحبت‌کردن وجود ندارد. یعنی شما می‌توانید در این رویدادها حضور داشته باشید اما حرفی نزنید و نظری ندهید. ولی مدیریت باید در نظر بگیرد که گاهی بعضی از اعضای تیم مایل به مطرح‌کردن نقطه‌نظراتی هستند اما معذوراتی مانند خجالت، مانع از صحبت‌کردن آنها می‌شود. یافتن راهی برای دریافت نظرات همه افراد از چالش‌هایی است که مدیران جلسات سرپایی با آن روبه‌رو هستند.
درباره چه چیزهایی صحبت می‌شود؟
یادتان باشد که باید مدیریت محتوای جلسات سرپایی را به دست بگیرید. همیشه در هر تیمی، افرادی وجود دارند که میل به پرحرفی و داستان‌گویی دارند. برخی‌ها هم میل به حل مساله دارند و به موقع صحبت می‌کنند. برای اینکه بتوانید زمان جلسات سرپایی را به خوبی مدیریت کنید باید حول محورهای زیر در جلسه صحبت شود:
-
دیروز چه دستاوردی داشته‌ایم؟
-
امروز چه کارهایی انجام خواهیم داد؟
-
چه موانعی بر سر راهمان وجود دارند؟
بحث‌های تفصیلی حول مسائل دیگر پروژه‌ها و کارها باید بعد از جلسات سرپایی و به شکلی دیگر پیگیری شوند. پس هر تیم کاری در کسب‌وکار باید بتواند در جلسات روزانه درباره سه مبحث زیر صحبت کند:
-
از دیروز تا زمان برگزاری جلسات چه اقداماتی را انجام داده‌ایم.
-
امروز برنامه‌های کاری‌مان و اقدامات اجرایی‌مان چیست.
-
چه موانعی داریم که باید درباره رفع‌شان فکر کنیم و درخواست کمک داشته باشیم.
پاسخ‌دادن به این پرسش‌ها در جلسات سرپایی باعث پویایی آنها می‌شود. پس جلسات سرپایی به دنبال مطرح‌کردن ایده‌هایی است که از نظر عملی اجرا خواهند شد و صرفا تشریفای بیهوده برای گرفتن زمان ارزشمند کارکنان تیم شما نیست. البته نمی‌توان فقط به این سه سوال محدود شد. هر جلسه‌ای می‌تواند متناسب با تیم خود مباحث دیگری را هم پوشش بدهد. برای مثال، اعضای تیم می‌توانند از اقداماتی که برای بهبود و رشد خود و کارشان انجام داده‌اند هم صحبت کنند.
بررسی مشکلات پیش رو و اقدامات دیروز در کنار برنامه‌هایی که اعضای تیم باید امروز به آنها رسیدگی کنند، تمرکز افراد و مسئولیت‌پذیری‌شان را افزایش می‌دهد. تعیین الگویی مشخص و مطلوب باید در هر تیم متناسب‌سازی شود. می‌توانید در جلسات‌تان تابلویی برای موانع در اختیار داشته باشید و روی آن از مشکلات و سدهایی صحبت کنید که در مسیر راهتان قرار دارد. بعد به تدریج، مسیر حل مشکل و رفع موانع را هم روی تابلو به نمایش بگذارید. البته رسیدگی به مشکلات و موانع می‌تواند در خارج از جلسات پیگیری شود اما مطرح‌کردن آنها و روند پیشرفت‌شان باعث می‌شود تا اعضای تیم در جریان روند کارها قرار بگیرند. شکل مطرح‌کردن مشکلات و موانع می‌تواند از الگوهای مختلفی پیروی کند. مثلا:
روش‌های دیگری هم برای تنظیم صفحه یا بُرد اعلام موانع و مشکلات در پروژه‌ها وجود دارد:
وجود چنین بُردهایی در جلسات سرپایی می‌تواند باعث اطلاع‌رسانی درباره پیشبرد پروژه‌ها و امور مختلف به تمامی کارکنان شود.
ترتیب صحبت‌کردن در جلسه چگونه است؟
در هنگام برگزاری جلسات سرپایی باید بدانید که ترتیب صحبت‌کردن افراد به چه صورت است. پس لازم است که در این باره قانون و برنامه‌ای وجود داشته باشد. مثلا می‌توانید قانونی بگذارید که به موجب آن، کسی که آخر از همه به جلسه وارد می‌شود، نخستین کسی است که باید شروع به صحبت کند. چنین قانونی باعث می‌شود که افراد به زود و به موقع حاضرشدن در جلسه مقید شوند. البته اشکالاتی هم به این کار وارد است. برای مثال، کسی که آخر از همه وارد جلسه می‌شود، معمولا کسی است که از آمادگی کمتری هم برای بازکردن یک موضوع برخوردار است.
در هر حال، قانون ترتیب صحبت‌کردن هر چه که باشد، لازم است تا تمام اعضای تیم آن را به خوبی بدانند و بدون اینکه نیازی به مطرح‌شدن نوبت افراد از سوی مدیر جلسه باشد، صحبت‌کردن در روندی منظم پیگیری شود. برای مثال، می‌توانید به صورت دایره‌ای بایستید و نوبت‌های افراد به شکل ساعت‌گرد یا پادساعت‌گرد به جریان بیفتد. یعنی هر کس در مسیری دایره‌وار بعد از دیگری شروع به صحبت کند.
البته این روش هم نقص‌هایی دارد. برای مثال، زمانی که نوبت هر فرد از قبل مشخص باشد، استرس پیدا می‌کند و احتمال دارد که به حرف دیگران به خوبی گوش ندهد. پس می‌توان به روش‌های دیگری هم برای ایجاد ترتیب صحبت‌کردن اندیشید.
یکی از این روش‌ها، تاس‌انداختن یا انتخاب تصادفی افراد به کمک قرعه‌کشی است.
در این صورت، انتخاب نفر نخستی که باید صحبت کند هم کار دشواری نخواهد بود. روش دیگری هم وجود دارد. بعضی از جلسات سرپایی هم با ارائه حرف‌های اعضای تیم در مقابل بُردهایی همراه هستند که هر تیم برای گزارش‌دهی خود به جمع تهیه کرده است. این کار هم در بعضی موارد می‌تواند مفید باشد اما حالت جلسات سرپایی را از پویایی و هدفش دور می‌کند و بیشتر شبیه سیستم گزارش‌دهی تیم‌ها به مدیران می‌شود. البته تمرکز افراد معمولا در هنگام استفاده از ابزارهای این‌چنینی در هنگام شنیدن و صحبت‌کردن بیشتر است.
زمان و مکان برگزاری جلسه چیست؟
جلسات سرپایی معمولا از میزان رسمیت زیادی برخوردار نیستند و باید به شکلی پویا برگزار شوند. پس لازم نیست برای اجرای آنها به سالن کنفرانس بروید. باید آن را در جایی برگزار کنید که برای جمع‌کردن اعضای مختلف تیم‌ها نیاز به صرف وقت زیادی نباشد. بخشی از سالن اصلی شرکت یا گوشه‌ای از کوریدور می‌تواند انتخاب خوبی باشد. چنین مکانی سریع از سوی همه کارکنان شناخته می‌شود و دیگر برای صداکردن افراد مختلف نیاز به اطلاع‌رسانی و هماهنگی نیست. هر کس که عبور کند و ببیند که عده‌ای از همکاران در گوشه‌ای از سالن تجمع کرده‌اند، کنجکاو می‌شود، ماجرا را درمی‌یابد و به آنها می‌پیوندد. به همین سادگی!
انتخاب مکان و زمانی ثابت برای برگزاری جلسات سرپایی هم باعث تزریق نظم به روند برگزاری آن می‌شود. اما این را هم بدانید که جلسات سرپایی باید انعطاف‌پذیر هم باشند. یعنی اگر شخصی با زمان آن مشکل داشت یا مکانش برای بعضی از کارکنان مناسب نبود، لازم است تا تغییراتی در روند برگزاری داده شود. بعضی از شرکت‌ها برای کسانی که دیر سر جلسه حاضر می‌شوند، جریمه‌هایی در نظر می‌گیرند.
جلسات سرپایی باعث ایجاد هوشیاری و چابکی در تیم‌های کاری می‌شوند.
بهترین زمان برای برگزاری آنها هم صبح زود است. اگر این جلسات به زمان‌های دیگر موکول شوند، کارایی کافی را نخواهند داشت. البته وجود انعطاف‌پذیری در تنظیم ساعت برگزاری جلسات هم مهم است. مثلا بعضی از کارکنان دیرتر از سایرین به سر کار می‌آیند یا بعضی از تیم‌ها ساعت کاری‌شان مانند اعضای دیگر شرکت نیست. پس باید طوری برای برگزاری جلسه برنامه‌ریزی شود که امکان حضور همه مقدور باشد.
البته برخی هم معتقدند که نباید جلسات را در صبح آغاز کار برگزار کرد. ولی به نظر می‌رسد که این زمان مناسب است و می‌تواند به ایجاد روند و نظمی تیمی کمک کند. در هر حال، اینکه زمان برگزاری جلسات سرپایی چه وقتی باشد، تا حد زیادی وابسته به شرایط کاری شماست. باید با هماهنگی با تیم‌تان به تعیین بهترین زمان بپردازید.
چطور سطح انرژی تیمی را در جلسه بالا نگه می‌دارید؟
برای اینکه سطح انرژی تیم را در جلسات سرپایی بالا نگه دارید باید حلقه‌ای مثل حلقه افراد در تیم‌های ورزشی، قبل از برگزاری مسابقات تشکیل بدهید. دیده‌اید که چطور به هم نزدیک می‌شوند و با هم عهد و پیمان‌هایی می‌بندند و انرژی زیادی در خود به وجود می‌آورند؟ البته در حلقه‌های سرپایی شرکت‌ها بهتر است، دور از هم بایستید و با صدای بلند حرف بزنید تا انرژی‌هایتان ارتقا پیدا کند. اما این نکته را هم نمی‌توان فراموش کرد که بعضی از افراد نمی‌توانند بلند و رسا و به این سبک در جمع صحبت کنند. پس در این صورت، تشکیل حلقه‌هایی مشابه تیم‌های ورزشی فکر خوبی است.
در انتخاب الگویی برای شکل ایستادن و صحبت‌کردن افراد باید راحتی آنها را در نظر بگیرید و کاری کنید که معذب نباشند. به‌طور کلی، حواستان باشد تا طوری جلسات را مدیریت کنید که سطح انرژی افراد بالا باشد. ایستادن و ننشستن فکر خوبی است. چون در این صورت، از اطناب در صحبت‌ها پرهیز می‌شود و افراد در مدت کوتاهی، حرف‌های مهم‌شان را مطرح می‌کنند. زمان جلسات سرپایی هم کوتاه است. پس کسی از سرپا ایستادن ناراحت نخواهد شد. معمولا این جلسات در مدت زمانی زیر ۱۵ دقیقه تمام می‌شوند. این خیلی خوب است. چون از نظر علمی هم تمرکز افراد بعد از ۱۵ دقیقه کم می‌شود و مغز نیاز به استراحت دارد. بعد از اینکه نفر آخر تیم هم صحبت‌هایش را مطرح کرد باید به عنوان مدیر جلسه با لحنی پرانرژی از عباراتی مانند: «روز خوبی داشته باشید» استفاده کنید و افراد را به سر کارهایشان بفرستید.
یادتان باشد که بحث نباید طولانی شود.
گاهی‌اوقات، بعضی موضوعات نیاز به بررسی‌های بیشتر دارند. در این صورت به افراد تیم تذکر بدهید که بعدا با افراد مرتبط با آن موضوع، بیشتر صحبت خواهد شد. می‌توانید از علامت‌هایی هم استفاده کنید تا اگر فردی از انحراف مسیر بحث در جلسه ناراضی بود، این موضوع را اعلام کند. مثلا اگر شخصی شروع به بازکردن موضوعی در جلسه کرد که نیاز به بررسی‌های مفصل دارد، افراد دیگر می‌توانند دست‌شان را بلند کنند و بگویند که خواهان توقف آن بحث هستند. مثلا اگر یک نفر دستش را بلند کرد و فرد دیگری هم این کار را تکرار کرد، مشخص می‌شود که بحث جلسه سرپایی باید تغییر کند و به مسیر اولیه‌اش بازگردد. این قوانین را با همفکری همکارانتان تعیین کنید.
چطور اعضا را به خودگردان‌کردن جلسه تشویق کنید؟
اعضای تیم در جلسات باید به شکلی خودگردان به پیشرفت جلسه کمک کنند. نیازی به وجود مدیر و رابطی نیست که تیم را به دقت مدیریت می‌کند. باید اعضای جلسه را در ابتدا با قوانین آشنا کنید و خودگردان‌شدن جلسه را برای آنها به صورت یک عادت درآورید. اگر مدیریتی مشخص برای جلسه وجود داشته باشد، حضور مبصرگونه او باعث خواهد شد تا جلسه از پویایی فاصله بگیرد و همه چیز شکل جلسه‌ای رسمی شود که در آن، اعضا به مدیریت گزارش‌دهی می‌کنند. مدیریت باید حضوری هدایت‌کننده و نامحسوس داشته باشد.
چه موقع جلسات سرپایی بد پیش می‌روند؟
جلسات سرپایی زمانی از حالت مفید خود خارج می‌شوند که مدیریتی سفت‌وسخت در آنها وجود داشته باشد. این جلسات حالتی پویا دارند و باید به طور خودگردان از سوی اعضای تیم‌های کاری مختلف اداره شوند. نباید حالت گزارش‌دهی در آنها وجود داشته باشد و اعضا تحت فشار برای گوش‌دادن به موضوعاتی خاص باشند. همه باید امکان اظهار نظر و مشارکت داشته باشند. زمان و مکان برگزاری هم باید برای همه اعضای تیم مطلوب باشد تا امکان حضور پیدا کنند و بهره‌وری جلسات بالاتر رود. یادتان باشد که یکی از اهداف مهم برگزاری جلسات سرپایی، تقویت ارتباطات میان کارکنان است. اما این نزدیکی نباید طوری باشد که جلسات از حالت بهره‌ور خارج شوند و در آنها به موضوعاتی خارج از حیطه کاری پرداخته شود. از درازگویی درباره موضوعات کاری هم باید پرهیز شود تا تمرکز افراد شرکت‌کننده در جلسه حفظ گردد و انحراف در طرح موضوعات به میان نیاید.
یکی از مشکلات دیگری که می‌تواند در برگزاری جلسات رخ دهد، مطرح‌نشدن موانع و مشکلات است. دلایل مختلفی برای مطرح‌نکردن این موانع وجود دارد. برای مثال، برخی از اعضا از گفتن درباره مشکلات واهمه دارند. آنها نگران واکنش‌های بعد از مطرح‌کردن مشکلات و انتقادات خود هستند. اگر چنین ترسی در میان کارکنان وجود داشته باشد، امکان برگزاری صحیح جلسه هم زیر سوال خواهد رفت. جرئت‌دادن به کارکنان برای گفتن از موانع و مشکلات و ایجاد الگویی برای رفع مشکل و اطلاع‌رسانی درباره روند بهبود مشکلات باعث می‌شود تا همه بتوانند و البته بخواهند که درباره موانع موجود بر سر راه پروژه‌های مختلف صحبت کنند.
در آخر
هر جلسه‌ای باید طوری برگزار شود که در آن ضمن مطرح‌شدن ایده‌ها، اقدمات، مشکلات و موانع و آگاه‌سازی افراد از اهداف سازمانی، به پیشبرد پروژه‌های گوناگون کمک شود. سنجش بهره‌وری جلسات بسیار مهم است. اگر بنا باشد که نتیجه‌ای از این جلسات عایدتان نشود، برگزاری آنها اصلا معنایی نخواهد داشت. افراد حاضر در جلسات باید انرژی خوبی داشته باشند، میل زیادی برای شرکت در این جلسات از خود نشان بدهند و نتیجه مثبت حضورشان را در کارهای خود به نمایش بگذارند. رسیدن به الگویی مناسب برای برگزاری جلسات سرپایی تا حد زیادی متناسب با شرایط و ایدئال‌های هر کسب و کار است. آنچه در این مقاله گفته شد، سرنخ‌ها و الگوهایی را برای پیشبرد بهتر جلسات در اختیارتان قرار می‌دهد. قانون‌گذاری و تعیین الگوهای اجرایی هر سازمان به خود آن مجموعه و سیاست‌هایش بستگی دارد. اما ابعاد کلی کار، مشابه چیزی است که در این مقاله عنوان شد.
