چرخه PDCA روشی مدیریتی است که در طی چهار مرحله تکرارشونده پیش می‌رود. هدف از این روش، مدیریت و ارتقای مداوم فرایندها و تولیدات در کسب‌وکار است. این عبارت یعنی PCDA هم مخفف کلمات زیر یعنی مراحل این روش است:
- Plan؛ برنامه‌ریزی
- Do؛ اقدام
- Check؛ چک و بررسی
- Act. اجرا
این روش با نام‌های دیگری هم شناخته می‌شود. مثلا دایره/چرخ/چرخه دِمینگ، چرخه شوآرت، چرخه/دایره کنترل یا PDSA (plan-do-study-act) از عناوین دیگری هستند که با آنها روش فوق را معرفی می‌کنند. نسخه‌ها و مدل‌های مختلفی از پی دی سی ای وجود دارد. مثلا چرخه دیگری به نام OPDCA هم از انواع این چرخه به شمار می‌رود. تفاوت این نسخه در وجود O آغازین فرایند است. منظور از این O، مشاهده یا همان Observation است. یعنی باید شرایط جاری هر فرایندی مورد مشاهده دقیق قرار بگیرد. از این روش‌ها در تولید ناب و سیستم تولید تویوتا بهره برده می‌شود. ردپای چرخه پی دی سی ای با تغییراتی که روی آن اعمال شد به انستیتیوی فناوری توکیو در سال ۱۹۵۹ می‌رسد.
معنی بخش‌های مختلف این چرخه
در این بخش به شرح معنی هر یک از بخش‌های روش PDCA می‌پردازیم:
برنامه‌ریزی (PLAN):
در این بخش از کار باید به دنبال تعیین اهداف و فرایندهایی باشید که شما را در هر کسب وکاری به نتایج دلخواه می‌رسانند.
اقدام (DO):
در بخش اجرای فرایند باید به سراغ اقدام برای انجام کارهایی بروید که در بخش قبلی اقدام به برنامه‌ریزی آنها کرده بودید. معمولا در این قسمت، تغییراتی جزئی هم در برنامه ایجاد می‌شود و داده‌هایی جمع‌آوری می‌گردد تا معلوم شود که تغییرات چقدر مؤثر و دقیق بوده‌اند.
چک یا بررسی (CHECK):
در این مرحله نتایج و داده‌های مراحل قبلی ارزیابی می‌شوند. داده‌ها با نتایج مطلوبی که در ابتدای کار در نظر گرفته شده بود، مقایسه می‌شوند تا معلوم گردد که چه تفاوت‌ها و چه شباهت‌هایی با هم دارند. یعنی باید مشخص شود که تا چه اندازه در طول فرایند، اهداف محقق شده‌اند. ارزیابی‌هایی که در این مقطع انجام می‌شود، در نظر دارد تا دریابد که آیا فرایند از مسیر تعریف‌شده اولیه منحرف گشته یا خیر. اگر داده‌های فرایند در قالب نمودارها و چارت‌ها ارائه شوند، امکان بررسی اوضاع بسیار ساده‌تر خواهد بود. به ویژه در زمان‌هایی که چندین تکرار در انجام اقدامات مرتبط با فرایند وجود دارد یعنی چرخه بارها تکرار می‌شود، وجود نمودارها می‌تواند راه مناسبی برای مقایسه داده‌های مختلف باشد. این کار تحلیل اوضاع را ساده‌تر می‌کند.
اجرا (ACT):
این مرحله از فرایند، بخشی از آن است که فرایند ارتقا و بهبود پیدا می‌کند. به این مرحله، فاز تطبیق (Adjust) هم گفته می‌شود. گام‌های قبلی باعث می‌شوند تا اشکالاتی که در کار وجود دارد، مشخص شوند. مثلا می‌توان مشکلاتی را در طی انجام فرایند شناسایی کرد، موضوعاتی را دید که درباره‌شان عدم قطعیت وجود دارد و کوتاهی‌ها یا نواقصی گاهی در مسیر ظاهر می‌شوند که موجبات نرسیدن فرایند به اهداف تعیین‌شده را فراهم می‌کنند. در بعضی مواقع هم فرصت‌هایی وجود دارد که اگر آنها را بررسی کنید به نتایج بهینه‌تری دست خواهید یافت. پس مرحله اجرا و تطبیق لازم و مفید هستند و می‌توانند ادامه فرایندهای موجود در یک کسب‌وکار را بهتر و ساده‌تر پایه‌سازی کنند. اهمیت اجرای درست بسیار زیاد و اثرگذار است.
در بخش اجرا، ریشه مشکلات شناسایی می‌شود و اصلاحات لازم صورت می‌گیرد. خطرهای محتمل هم موردبازرسی قرار می‌گیرند. با وجود این مرحله است که در پایان کار شاهد نتیجه‌ای بهینه و مبتنی بر استانداردها خواهید بود. با وجود اجرای صحیح است که رفتن به چرخه‌ای دیگر و برنامه‌ریزی برای آن هم با پایه‌هایی قوی پیش خواهد رفت. نباید در چرخه‌های بعدی، مشکلات قبلی وجود داشته باشند. در این صورت، یعنی عملیات مختلف چرخه قبل با موفقیت طی نشده‌اند.
