برای پیش‌برد پروژه‌های مختلف کاری‌تان از کدام یک از نمودارها استفاده می‌کنید؟ نمودار کار باقی‌مانده (burn-down) یا نمودار کار انجام‌شده (burn-up)؟ پاسخ به این سوال مشخص نیست. چرا؟ چون وابسته به پروژه‌تان و هدفی که در سر دارید، باید دست به انتخاب بزنید. نمودار کار باقی‌مانده و نمودار کار انجام‌شده دو نوع دیاگرام هستند که مدیران پروژه برای بررسی روند پیشرفت امورات‌شان از آنها بهره می‌برند. نمودار کار باقی‌مانده نشانگر این است که چه مقدار از کارها و امور یک پروژه باقی مانده‌اند. در حالی که نمودارهای کار انجام‌شده نشان می‌دهند که چه میزان از کارهای یک پروژه تکمیل شده‌اند و کل کارهایی که باید انجام شود، چقدر است. این نمودارها در پروژه‌های مبتنی بر روش‌های کاری چابک (agile) و در تیم‌های اسکرام استفاده می‌شوند.
اهداف هر پروژه
قبل از اینکه تصمیم بگیرید که نمودار کار باقی‌مانده را انتخاب کنید یا نمودار کار انجام‌شده، باید ببینید که اهداف پروژه‌تان چیست. هدف‌تان از استفاده از نمودارها چیست؟ آیا می‌خواهید روند پیشرفت کار را به مشتریان‌تان نشان بدهید و مشخص کنید که در کدام بخش تولید هستید؟ یا شاید هم هدف‌تان این است که اعضای تیم کاری‌تان را در جریان روند قرار بدهید و تلاش‌تان این است که از طریق به نمایش‌گذاشتن روند کارها به آنها انگیزه فعالیت بدهید. شاید هم می‌خواهید که خودتان مدام روندهای انجام پروژه را از طریق نمودارها مورد بررسی قرار بدهید. پاسخ به این پرسش‌هاست که مشخص می‌کند باید از چه نموداری برای نمایش کارهای‌تان استفاده کنید.
سادگی در مقابل اطلاعات
نمودارهای کار باقی‌مانده بسیار ساده هستند:
یک خط منفرد با اتمام پروژه به سمت صفر می‌رود. درک این نمودار برای همه ساده است و نیازی به توضیح آن نیست. با این حال، اطلاعات مهمی می‌تواند از قلم بیافتد و در این نمودار هویدا نشود. برای مثال، تاثیرات تغییرات چشم‌انداز انجام پروژه در چنین نموداری احتمالا منعکس نخواهد شد. منظور از تغییر چشم‌انداز همان تغییراتی است که در فرایند هر پروژه‌ای پیش می‌آید و به موجب آن، برخی از اقدامات درنظرگرفته شده قبلی حذف می‌شوند یا شاید هم امور جدیدی به کار اضافه می‌شوند. تغییر روند کار درهمه پروژه‌ها امری رایج است. شاید برای شما هم پیش آمده باشد که مشتریان‌تان در میانه یک کار، طلب و درخواست اضافه‌شدن بخش‌های جدید به آن کرده‌اند. یا به‌طور کلی، حذف و اضافاتی متوجه پروژه شده است.
نمودارهای کار باقی‌مانده نمی‌توانند این مسائل و تغییرات در روند کار را به اندازه نمودارهای کارانجام‌شده به نمایش بگذارند. در نمودارهای کار انجام‌شده، کارهای تکمیل‌شده و کار کلی پروژه نشان داده می‌شود. این برخلاف نمودارهای کار باقی‌مانده است که طی آنها، فقط با یک خط در نمودار روبه‌رو هستیم و کار کلی و کارهای باقی‌مانده تلفیق شده‌اند. خطی که متعلق به کار کلی پروژه است، اطلاعات بسیار ارزشمندی را در خود نهفته دارد. مثلا نشان می‌دهد که روند کار کند است یا تعداد کارهای اضافه‌شده به پروژه بسیار زیادند. چنین اطلاعاتی در هر پروژه کاری مهم هستند.
ارائه روند پروژه به‌طور منظم
اگر روند پیشرفت هر پروژه را به طور منظم به اعضای تیم یا هر نوع دیگری از مخاطبان خود نشان می‌دهید، بهتر است به سراغ نمودارهای کار انجام‌شده بروید. مثلا اگر با مشتریان خود جلسات هفتگی دارید، بهتر است کارهای انجام‌شده‌تان را به آنها نشان بدهید. این کار نشان می‌دهد که در مسیر پیش‌برد کار در حال رشد به سوی جلو هستید. حتی اضافه‌کردن گزینه‌های تازه به پروژه از سوی آنها یا بروز مشکلات و تاخیرات هم نمی‌توانند از مثبت‌بودن حسی که نمودار کار انجام‌شده ارائه می‌دهد، بکاهند.
متقاعدکردن مشتریان برای ایجاد ثبات در رویکرد پروژه
دست‌کاری‌های مداوم در پیش‌برد روند هر پروژه از آن ایراداتی است که می‌تواند هر پروژه‌ای را فلج کند. تعلل و تاخیری که تغییر در رویکرد و چشم‌انداز پروژه به کار اضافه می‌کند در نمودارهای کارباقی‌مانده نشان داده نمی‌شود. اما نمودارهای کار انجام‌شده منعکس‌کننده اوضاع هستند و به مشتری شما نشان می‌دهند که باید به ایجاد ثبات در روند پروژه‌شان فکر کنند.
زمانی که چشم‌انداز کار ثابت باشد و تغییراتی در روند پروژه به آن تحمیل نشود، تفاوت چندانی میان نمودار کار انجام‌شده و کار باقی‌مانده نخواهد بود. حتی می‌توان گفت که سادگی موجود در نمودار کار باقی‌مانده در چنین مواقعی ترجیح داده می‌شود.
نمودارهای کار انجام‌شده در ساده‌ترین حالت ممکن دارای دو خط هستند:
- خطی که نشان‌دهنده کار کلی پروژه است؛
- خطی که نشان‌دهنده کارهای تکمیل‌شده است.
زمانی که دو خط مذکور با هم تلاقی پیدا کنند یعنی پروژه تکمیل شده است. محور عمودی نشان‌دهنده میزان کارهایی است که صورت می‌گیرند و بنا به تصمیم هر تیم پروژه، واحدبندی می‌شود. برخی این محور را براساس تعداد وظایف یا همان تَسک‌های هر پروژه تقسیم‌بندی می‌کنند، برخی هم روش‌های دیگری را برای تقسیم‌بندی در نظر می‌گیرند. مثلا ساعات برآوردشده برای انجام کارها و… . محور افقی هم زمان را نشان می‌دهد که براساس روزها تقسیم‌بندی می‌شود.
در هر روز می‌توانید شاهد مقدار کار انجام‌شده و کار کلی برای تکمیل پروژه باشید. فاصله میان این دو خط نشان می‌دهد که چه مقدار از کارها باقی مانده‌اند. در زمان تلاقی این دو خط است که پروژه تمام می‌شود و همه کارها تکمیل می‌گردند. این روش، راهی مناسب برای سنجش میزان تکمیل پروژه است.
هم نمودار کارهای انجام‌شده و هم نمودار کارهای باقی‌مانده دید خوبی از وضعیت امور در هر پروژه در اختیار می‌گذارند.
این نمودارها در تیم‌های اسکرام و سیستم‌های چابک پیش‌برد پروژه استفاده می‌شوند. به کمک آنها می‌توان گزارش‌دهی خوبی به مشتریان هر پروژه داشت. نتیجه ارائه چنین گزارش‌هایی شکل‌گیری اعتماد است.
مزیت نمودار کار انجام‌شده نسبت به کار باقی‌مانده در این است که روند تغییرات پروژه را هم منعکس می‌کند. ضمن اینکه نگاهی واقع‌بینانه‌تر درباره تاریخ تکمیل پروژه ارائه می‌دهد. چون دو خط در این نمودار وجود دارد، از نظر بصری وضعیت هر پروژه را بهتر به نمایش می‌گذارد.
در بعضی از نمودارهای کارهای انجام‌شده از خطوط دیگری هم برای توضیح بهتر روند پروژه استفاده می‌شود. مثلا می‌توانید خط دیگری هم تعریف کنید که نشان‌دهنده وضعیت ایده‌آل است. با مقایسه روند واقعی کار با خط ایده‌آلی که تعریف شده می‌توانید متوجه شوید که چقدر از چنین وضع درجه یکی عقب هستید یا شاید هم جلوتر از آن قرار دارید.
در نمودارهای کارانجام‌شده گاهی خط دیگری هم وجود دارد که نشان می‌دهد چطور باید به ضرب‌الاجل تعریف‌شده برای پروژه رسید. چندین نمودار کار انجام‌شده هم می‌توانند روی هم قرار بگیرند. این مخصوص پروژه‌هایی است که چندین مرحله دارند. مثلا در پروژه‌های طراحی نرم‌افزارها که نسخه‌های متعدد و مراحل گوناگونی برای تولید محصول در نظر گرفته می‌شود، امکان روی هم انداختن چندین نمودار کار انجام‌شده وجود دارد.
نمودارهای جریان تجمعی (cumulative flow diagram) هم برای سنجش و نمایش روند پیشرفت پروژه‌ها مورد استفاده قرار می‌گیرند. این نمودارها معمولا از نمودارهایی که معرفی شد، پیچیده‌تر هستند.
چرا باید از نمودار کار انجام‌شده استفاده کرد؟
هدف از طراحی هر نموداری ایجاد ارتباطات است. ارتباطی که به واسطه نمودار با مشتریان یا مخاطبان یک پروژه برقرار می‌شود، ارزشمند و مفید خواهد بود. در مسیر پروژه‌هایی که مشتریان و ارباب‌رجوعان اقدام به اضافه‌کردن کارهای جدید در میانه فرایند می‌کنند، استفاده از نمودار کار باقی‌مانده فکر خوبی نخواهد بود. چون خروجی‌ها و دستاوردهای تیم با آن به خوبی در معرض نمایش قرار داده نمی‌شوند. اما همان‌طور که قبلا هم گفته شد، نمودارهای کار انجام‌شده می‌توانند مشتری و ذی‌نفعان دیگر را درباره روند کار ملتفت کنند و به آنها نشان بدهند که ایجاد تغییرات در مسیر انجام پروژه نمی‌تواند ایده خوبی باشد و نظم و ضرب‌الاجل‌ها را به هم می‌زند. مشکل فقط در این است که نمودارهای کار انجام‌شده کمی پیچیده‌تر از نمودارهای کار باقی‌مانده هستند.
شیوه ایجاد نمودارهای کار انجام‌شده چیست؟
ابزارهای متنوعی برای ترسیم نمودارهای کار انجام‌شده وجود دارد. با یک عدد خودکار و ورق یا با نرم‌افزارهای صفحه‌گسترده‌ای مانند اکسل می‌توانید اقدام به ترسیم این نمودارها کنید. استفاده از ابزارهای مدیریت پروژه‌ای که امکان گزارش‌دهی را فراهم می‌کنند هم در ایجاد نمودارهای کار انجام‌شده مفید خواهد بود. گزارش‌ها در این دسته از ابزارها به طور خودکار مبتنی بر داده‌هایی که از پروژه دریافت شده، تولید می‌شوند. این ابزارها نظم و دقت بیشتری به نمودارها می‌دهند.
نمودار کار باقی‌مانده چیست؟
همان‌طور که پیش‌تر هم توضیح داده شد، نمودار کار باقی‌مانده، دیاگرامی است که کارهای باقی‌مانده برای رسیدن به هدف را روی محور عمودی نشان می‌دهد. بر روی محور افقی هم زمان دیده می‌شود. هر نقطه از نمودار نشان می‌دهد که تا پایان روز چه مقدار از کار باقی‌مانده است. زمان‌بندی می‌تواند روزانه، هفتگی، ماهانه یا به هر شکل دیگری هم باشد.
این نمودارها هم شما را در جریان پیشرفت امور قرار می‌دهند و در مسیر انجام هر پروژه‌ای آگاهی‌بخش هستند. تعداد تسک‌های باقی‌مانده از کار هستند که در نمودار کار باقی‌مانده منعکس می‌شوند. در اینجا هم امکان کشیدن خط ایدئال و مقایسه اوضاع فعلی با وضعیت صددرصد مطلوب وجود دارد. سادگی این نمودارهاست که از آنها ابزارهای بصری ارزشمندی می‌سازد. برخی از مدیران برای ایجاد انگیزه در اعضای تیم کاری‌شان از نمودارها استفاده می‌کنند. در واقع، می‌خواهند با کشیدن چنین نموداری افراد و اعضای تیم را ترغیب به فعالیت کنند. برای رسم این نمودارها هم می‌توان به سادگی به سراغ قلم و کاغذ رفت یا دست به دامان اکسل و نرم‌افزارهای صفحه‌گسترده دیگر شد.
