نمودارهای کار باقی‌مانده مسیر پیشرفت هر پروژه را با منعکس‌کردن مقدار کار انجام‌شده در مقایسه با زمان در دسترس نشان می‌دهند. به کمک این نمودارها می‌توان بررسی کرد که هر پروژه‌ای به سمت اهداف در چه مسیری حرکت می‌کند. علاوه بر اینها، نمودارهای کار باقی‌مانده می‌توانند ضدالگوها را برای اسکرام‌ها به نمایش بگذارند. اما منظور از ضدالگوها چیست. منظور تمام ایده‌ها و الگوهای نامناسبی است که باعث می‌شوند برنامه تیم اسکرام به درستی پیش نرود. عوامل داخلی و خارجی نامناسب می‌توانند موجبات شکل‌گیری الگوهای نامناسب را فراهم کنند.
ضدالگوهای اسکرام را از طریق نمودارهای کار باقی‌مانده بشناسید
نمودارهای کار باقی‌مانده از جمله نمودارهایی هستند که برای اعضای یک تیم تولید یا ذی‌نفعان دیگر هر پروژه تعریف و ترسیم می‌شوند و می‌توانند میزان پیشرفت کار و رسیدن به اهداف اسپرینت را به نمایش بگذارند. البته این تنها مزیت آنها نیست و می‌توانند کاربردهای دیگری هم داشته باشند و اطلاعات مفید و مناسب دیگری هم درباره وضعیت پیش‌برد هر پروژه و کار تیمی در اختیار بگذارند. همان‌طور که گفته شد، ضدالگوها از جمله تولیداتی است که نمودارهای کار باقی‌مانده دارند. در ادامه با ۴ نمودار کلی روبه‌رو خواهید شد که ضدالگوهایی را برای اسکرام ارائه می‌کنند. این ضدالگوها از طریق نمودار کار باقی‌مانده قابل‌دسترسی هستند:
۱. پذیرش دیرهنگام
در این حالت، صاحب محصول وظایف یا تَسک‌هایی را دیرهنگام در اسپرینت می‌پذیرد یا رد می‌کند. نمودار این وضعیت به شرح زیر است:
چنین رفتاری در پروژه می‌تواند ریشه در مسائل مختلفی داشته باشد. مثلا:
- غیبت صاحب محصول: زمانی که صاحب محصول دیربه‌دیر با تیم تولید در ارتباط قرار می‌گیرد، نمی‌تواند به سرعت به کارها سامان بدهد و تسک‌ها را قبول یا رد کند. به همین خاطر تاخیری در کار به وجود می‌آید و انبوهی از وظایف انجام‌نشده به صف می‌شوند و در انتظار تصمیم‌گیری صاحب محصول قرار می‌گیرند. این شرایط بیشتر در مواقعی رخ می‌دهد که یک صاحب محصول می‌خواهد همه کارها را خودش انجام بدهد و از واگذاری کارها به دیگران خودداری می‌کند.
- دوربودن صاحب محصول: دوری صاحب محصول از تیم هم از دیگر دلایل بروز وقفه در پیش‌برد کارها و شکل‌گیری نموداری مشابه بالاست.
- نتیجه: نتیجه وضعیت‌هایی که گفته شد، بروز تاخیر در پیش‌برد پروژه و انجام برنامه‌های اسکرام است. در نتیجه تیم نمی‌تواند اهداف اسپرینت را محقق نماید. اگر چنین الگویی از نمودار کار باقی‌مانده استنباط می‌شود، حتما نیاز به اقداماتی برای رفع این مشکلات وجود دارد.
۲. رشد کُند و کم‌سرعت
در این حالت، گراف بالای خط رشد موردانتظار در کل طول اسپرینت قرار می‌گیرد:
دلایل متعددی برای شکل‌گیری چنین نموداری وجود دارد:
- تیم بلندپرواز: زمانی که اعضای تیم تولید بسیار بلندپرواز باشند، چنین نمودار کار باقی‌مانده‌ای به وجود می‌آید. در نتیجه در زمان انجام کارها و میانه پروژه است که اعضای تیم متوجه می‌شوند، رسیدن به اهداف اسپرینت قابل‌دست‌یابی نیست. البته داشتن ایده‌های بزرگ و خواسته‌های بلندپروازانه نقص محسوب نمی‌شود اما تا زمانی که این رویکرد منجر به شکل‌گیری الگوهایی اشتباه برای پیش‌برد کار نشود و امکان دست‌یابی به اهداف برای تیم مقدور باشد.
- تیم مطیع: زمانی که اعضای یک تیم بیش از حد مطیع باشند و با اینکه می‌دانند اهداف اسپرینت درنظرگرفته شده از سوی مدیریت بسیار دور از انتظار و بلندپروازانه است، کماکان از آن اطاعت می‌کنند هم چنین ضدالگویی ظاهر می‌شود.
- مشکلات ظرفیتی: زمانی که ظرفیت‌های تیم هم در خلال پیش‌برد پروژه دچار مشکلات و کمبودها می‌شود، نمودار کار باقی‌ماند به این صورت درمی‌آید و ضدالگو شکل می‌گیرد. مثلا زمانی که اعضای تیم مریض می‌شوند و کناره‌گیری می‌کنند، یکی از مشکلات جدی در کاهش ظرفیت تیم رخ می‌دهد.
- تغییر اولویت‌ها: گاهی‌اوقات در مسیر تکمیل یک محصول، مشکلاتی پیش‌بینی‌نشده مانند بروز یک خطا در سیستم به وجود می‌آید که رسیدن به اهداف قبلی اسپرینت را از بین می‌برد. در نتیجهِ بروزِ تغییرات، اولویت‌ها هم ترتیبی متفاوت از قبل پیدا می‌کنند. در بعضی از تیم‌ها، اسپرینت به بخش‌های مختلفی تقسیم می‌شود و از انعطاف کافی در چنین شرایطی برخوردار است. در هر حال باید بررسی‌های لازم صورت بگیرد تا مشخص شود که با تغییر اولویت‌ها چطور می‌توان در چارچوب اهداف باقی ماند.
- وابستگی به عوامل خارجی: عواملی خارجی هم در روند پیشرفت پروژه‌های مختلف نقش و حضور دارند. این موارد هم می‌توانند روی کار اثر بگذارند.
۳. افزایش اسکوپ و عریض‌ترشدن چشم‌انداز کاری
گاهی در طول انجام پروژه‌ها، اسپرینت چشم‌انداز وسیع‌تری پیدا می‌کند:
وقوع چنین حالتی از نمودار کار باقی‌مانده می‌تواند بیشتر نتیجه عدم آمادگی باشد:
- شکست در اصلاح: زمانی که تیم اسکرام در اصلاح وظایف و تسک‌ها شکست می‌خورد و نمی‌تواند با عملیات را متناسب با اهدافی واقع‌بینانه پیش ببرد، نمودار کار باقی‌مانده هم به این شمائل درمی‌آید. اگر در طول اجرای فرایند تولید، چنین مشکلی چند بار رخ بدهد، تیم در دردسری جدی خواهد افتاد.
- بک‌لاگ اسپرینت پویا: گاهی‌اوقات اضافه‌کردن تسک‌های جدید و لغوکردن اسپرینت‌های قبلی می‌تواند ایده خوب و مناسبی باشد. اما همیشه چنین چیزی جواب نمی‌دهد. در واقع، انعطاف‌پذیری در پیش‌برد اهداف تیمی مهم است اما باید تدبیر و دقت در کار لحاظ شود.
۴. به‌پایان رسیدن زودهنگام
در این حالت هم تیم خیلی زودتر از زمانی که در نظر گرفته‌شده، اهداف اسپرینت را محقق می‌کند و نمودار کار باقی‌مانده آن به شکل زیر درمی‌آید:
البته زودرسیدن به اهداف در صورت مدیریت صحیح اوضاع به ضدالگو بدل نخواهد شد. اما اگر اوضاع تحت کنترل قرار نگیرد، مشکلاتی هم بروز خواهند کرد که دلایلی به شرح زیر دارند:
- تیم به‌شدت محتاط: زمانی که تیم کاری به‌شدت محافظه‌کارانه عمل کند، محقق‌شدن اهداف اسپرینت به‌طور زودهنگام مثبت و مفید نخواهد بود. این هم دلیل دارد. مثلا شاید مدیریت تیم بسیار نتیجه‌محور است. یعنی به نتایج بیش از سرعت عملکرد اهمیت می‌دهد و شاخص‌هایی برای امتیازدهی در نظر می‌گیرد که سرعت عمل اعضای تیم را تشویق نمی‌کنند. در این حالت، اعضای تیم محتاط می‌شوند و نمی‌خواهند و لزومی نمی‌بینند که از فرصت پیش‌آمده برای پیش‌برد کار در جهتی بهتر هم استفاده کنند.
- به‌هم‌ریختن زمان‌بندی‌ها: گاهی‌اوقات محقق‌شدن سریع اهداف باعث می‌شود که زمان‌بندی‌ها به هم بخورد و بررسی مشکلات موجود در بخش‌های مختلف کار با صبر و حوصله صورت نگیرد. ضمن اینکه تیم نتیجه‌گرا می‌شود و توان اعضا تحلیل می‌رود.
در آخر
استفاده از نمودارهای کار باقی‌مانده برای بررسی وضعیت عملکرد تیم بسیار مفیدند. می‌توانید این نمودارها را با داده‌های مختلف یا حداقل داده هم ترسیم کنید. مثلا در وضعیتی که از چرخه‌های زمانی پیش‌برد کار، زمان لازم برای اتمام کار، بستر پیش‌برد پروژه و منابع در دسترس آن هم برای ترسیم نمودار کمک بگیرید، تصویر درست‌تر و بهتری از مسیر عملکرد پروژه نصیب‌تان می‌شود.
اعضای هر تیم اسکرام می‌توانند نمودارهای کار باقی‌مانده را به‌طور روزانه به‌روزرسانی کنند. این کار وظیفه مدیر اسکرام نیست. سعی کنید که تحلیل درستی از نمودار کار باقی‌مانده داشته باشید و با دیدی منطقی به بررسی ابعاد آن بپردازید تا امکان بهره‌مندی از آن برای‌تان به وجود بیاید.
شاخص‌های کانبان که مفید هستند: “نمودار کنترل“
