اخیرا دیده می‌شود که کارشناسان از جداسازی آیتم‌های بک‌لاگ استفاده می‌کنند. البته منظور از کارشناسان، افراد متعددی است که در نقش‌های مختلف در یک تیم یا شرکت در حال کار هستند. وجود تعداد زیادی پُست و عنوان شغلی مختلف در یک سازمان هم از نشانه‌های ضعف در مدیریت و گرداندن سازمان‌هاست. کسانی که نمی‌دانند چطور باید یک سازمان بهره‌ور را راه‌اندازی کرد، دست به تولید پست‌ها و عناوین شغلی پرتعداد می‌زنند. همین باعث می‌شود که کارها طولانی‌تر و سخت‌تر انجام شوند. در واقع، تعیین پُست‌های شغلی مناسب و به اندازه در یک سیستم باعث چابک‌ترشدن و بهره‌ورترشدن هر مجموعه می‌شود. در مقوله جداسازی آیتم‌های بک‌لاگ هم مورد مشابهی به میان است. اگر سازمان به درستی تقسیم وظایف را انجام نداده باشد، انجام امور مختلف مانند جداسازی آیتم‌های بک‌لاگ هم به درستی پیش نمی‌رود.
جداسازی آیتم‌های بک‌لاگ چگونه است؟
برای اینکه مشخص شود که جداسازی آیتم‌های بک‌لاگ وظیفه چه کسی است، باید در درجه نخست معلوم شود که اصلا معنای جداسازی آیتم‌های بک‌لاگ چیست. ملموس‌ترین معنایی که می‌توان برای جداسازی و تقسیم آیتم‌های بک‌لاگ در نظر گرفت، تجزیه و تقسیم‌کردن کار به بخش‌های جداگانه و مشخص است. این جداسازی می‌تواند از نقطه‌نظر کارهای فنی یا حتی اقدامات عملیاتی باشد. تقسیم‌بندی هر نوع کاری در یک پروژه می‌تواند مصداق جداسازی باشد. البته معمولا تقسیم‌بندی کارهای یک پروژه به بخش‌های کوچک‌تر، انجام آنها را ساده‌تر می‌کند ولی گاهی هم عکس این موضوع صادق خواهد بود. برای اینکه جداسازی در طی تولید یک محصول و به‌طور کلی، پیش‌برد پروژه‌ها آسان شود، باید محدودیتی برای اعمال این امر در بخش‌های کار قائل نشد.
این را هم به یاد داشته باشید که بهترین روش برای جداسازی بک‌لاگ وجود ندارد و هر تیم باید بنا به شرایط و موقعیت خود دست به انتخاب روشی مناسب بزند. برای طراحی روش‌های مختلف جهت جداسازی آیتم‌های بک‌لاگ نیاز به مهارت دارید. از جمله چالش‌هایی که در راه طراحی روش جداسازی آیتم‌های بک‌لاگ وجود دارد باید به موارد زیر اشاره کرد:
پیچیدگی
پیچیدگی آیتم‌های موجود در هر بک‌لاگ معمولا زیاد است. بنابراین تشخیص بهترین استراتژی برای جداسازی کمی سخت می‌شود. برای انتخاب استراتژی مناسب باید به موارد و عوامل متعددی مانند ساختار تیم، علاقه‌مندی‌های افراد در پروژه و نظراتشان، مجموعه مهارت‌های موجود در تیم و… توجه کرد. این را هم در نظر داشته باشید که فقط روی مهارت‌های یک عضو تیم حساب نکنید و براساس آن، دست به تعیین استراتژی جداسازی نزنید. بهترین روش برای تعیین روش کار در زمان وجود پیچیدگی بالا، استفاده از تفکرات متنوع است. تفکرات و نگاه‌های مختلف می‌توانند درباره پیچیدگی‌های موجود در هر تیم، نظرات کامل‌تری تولید کنند.
دوربودن از واقعیت
یکی دیگر از مشکلاتی که باعث می‌شود تعیین استراتژی جداسازی بک‌لاگ سخت باشد، دور شدن تیم از واقعیت است. کسی که استراتژی‌ها و برنامه‌ها را تدوین می‌کند باید از شرایط انتزاعی دور شود و براساس واقعیت‌ها برنامه‌ریزی کند. اگر این‌طور نباشد، تیم اجرایی و عملیاتی که با واقعیت‌ها سروکار دارد، نمی‌تواند برنامه‌های انتزاعی و نشدنی طراحی‌شده برای جداسازی آیتم‌های بک‌لاگ را پیش ببرد.
فقدان همکاری و درک درست
اگر در جریان تعیین استراتژی برای جداسازی آیتم‌های بک‌لاگ هماهنگی میان اعضای تیم وجود نداشته باشد و مدیریت بخش‌های مختلف هم به جای بالابردن اثرگذاری اقدامات در بهبود مسیر پروژه به شکلی خودمختار عمل کند، سوتفاهم‌ها و تداخلات کاری بسیاری به وجود می‌آید که اصلا خوشایند نیست.
در نهایت؛ وظیفه جداسازی بر عهده کیست؟
باید پذیرفت که در کار تیمی، همه اعضا باید برای حرکت در مسیری مشترک هم‌پیمان شوند. شاید به نظر برسد که واگذاری مسئولیت جداسازی آیتم‌های بک‌لاگ باید فقط به عهده یک فرد خبره گذاشته شود. اما چنین چیزی اشتباه است. این رویکرد برای این به وجود می‌آید که بسیاری از شلوغی و بالاگرفتن بحث‌ها در جلسات تیمی برای تصمیم‌گیری در خصوص جداسازی واهمه دارند. چنین رویکردی اشتباه است. توجه به بحث‌های گروهی برای جداسازی بک‌لاگ امری واجب و مهم خواهد بود. اما اگر بحث‌ها به سمت بی‌نتیجه‌شدن پیش بروند، کاری در تیم از پیش نخواهد رفت.
هر تیم برای موفقیت در امور مختلف از جمله جداسازی بک‌لاگ باید از اعضای تیم خود و در قالب جلسات گفت‌وگوی سازنده بهره ببرد. افراد هر تیم منسجم هم دارای توانمندی‌ها و مهارت‌های مختلفی هستند که می‌توانند ایده‌های جذاب و جالبی ارائه بدهند. نگاه مختلف افراد به یک موضوع می‌تواند بهترین راه‌کارها را تولید کند.
“تقسیم‌بندی و جداسازی بک‌لاگ؛ چه زمانی؟”
