مدیریت محتوا کار دشواری است. اگر در این زمینه تازه‌کار باشید که کار سخت‌تر هم خواهد شد و احتمالا درباره اینکه چطور باید ابعاد گوناگون کار را پیش ببرید، کمی سردرگم خواهید شد. چطور باید محتوا را مدیریت کرد؟ چه پُست‌هایی را باید منتشر کرد؟ آیا روشی برای رسیدن به اهداف خود در زمینه تولید محتوا وجود دارد؟ چطور می‌توان در یک مسیر درست حرکت کرد؟ اینجاست که تقویم‌های محتوا به کمکتان خواهند آمد. در این مقاله از شیوه درست‌کردن تقویم محتوا خواهید خواند.
تقویم محتوا چیست؟
تقویم محتوا میراثی از دنیای نشر و انتشارات است. وقتی می‌گوییم که تقویم محتوا، دقیقا منظورمان وجود تقویمی با روزها و تاریخ‌های مشخص برای تولید دقیق محتواست. در واقع با چارچوبی سروکار خواهیم داشت که زمان دقیق انتشار محتواهای مختلف را در اختیارمان قرار می‌دهد. تقویم محتوا برای انتشار محتوا در تمام طول سال برنامه‌ریزی می‌کند و ضمن ارائه تصویری کلان از آنچه قرار است، رخ بدهد به جزئیات و شرح دقیق عملیات تولید محتوا هم می‌پردازد.
لزوم داشتن تقویم محتوا چیست؟
دنیای محتوا بسیار گسترده است. انواع مختلفی هم دارد. مثلا اگر مسئولیت تولید و مدیریت محتوا برای بازاریابی یک شرکت و برند خاص را در دست داشته باشید باید حواستان به انواع رویدادها، تولید محتوای مناسب برای برند و کنترل متن و محتوای انواع شبکه‌های اجتماعی و ارتباطی باشد. پس به نظمی دقیق احتیاج دارید تا تمام این موارد را به‌دقت کنترل کنید. داشتن تقویم محتوا باعث ایجاد نظم در کارها و هماهنگ‌شدن اعضای تیم محتوا با یکدیگر می‌شود. چه چیزی بهتر از این؟ تدوین تقویم محتوا به شما نشان می‌دهد که باید روی چه عناوین و نوعی از محتوا کار کنید و الزامات رسیدن به هدفی مشخص برایتان چیست.
تقویم محتوا دارای انواع مختلفی است؟
یادتان باشد که برای برنامه‌ریزی محتوا دو اصطلاح وجود دارد: ادیتوریال کلندر (editorial calender) و کانتت کلندر (content calendar). در فارسی معمولا هر دو را با عنوان تقویم محتوا می‌شناسیم اما تفاوتی میان این دو وجود دارد که باید به آن واقف باشید.
تقویم محتوا یا همان کانتنت کلندر دارای برنامه و چارچوبی با جزئیات بسیار دقیق برای تولید محتواست. مثلا حاوی لینک محتوایی است که باید ترجمه و نگارش شود، در آن عناوین جزئی بسیار دقیق مشخص می‌شوند و نگاهی خُرد به مقوله محتوا دارد. در این تقویم برنامه‌های جزئی و دقیق و البته عملیاتی و اجرایی محتوا مشخص می‌شود اما تقویم ادیتوریال با نگاهی کلان طراحی می‌شود و در آن مسیر کلی تولید محتوا مطرح می‌گردد. پس باید به تفاوت نگاه این دو تقویم در امر تنظیم برنامه‌های تولید محتوا دقت داشته باشید. بهتر است، تقویم ادیتوریال را استراتژی تولید محتوا بدانید و تقویم محتوا را برنامه تاکتیکی و عملیاتی. ادیتوریال راهنماست و تقویم محتوا بخش اجرایی کار. در تنظیم تقویم برای محتوا باید ۴ سوال اساسی را با خودتان مطرح کنید:
۱.شکل و شمائل تقویم‌های محتوا چگونه است؟
تقویم محتوا شکل و شمائلی شبیه به تقویم واقعی دارد. یعنی در آن روزها و تاریخ متعلق به هر روز قید می‌شود. البته روش‌های مختلفی برای طراحی تقویم محتوایی‌تان وجود دارد. الگوهای آماده زیادی در فضای اینترنت هم وجود دارند و می‌توانید از آنها الهام بگیرید یا همان تمپلیت‌ها (template) را کپی کنید. در تمام تقویم‌های محتوا باید تاریخ به روز و ماه، تِم و زمینه موضوعی محتوا و بستر انتشار آن وجود داشته باشد. انتخاب میزان پیچیدگی تقویم به تصمیم شما و تیم کاری‌تان وابسته است. برخی ترجیح می‌دهند که کار خود را در یک صفحه ساده اکسل جمع‌بندی کنند و برخی دیگر هم دوست دارند که از نرم‌افزارها و برنامه‌های پیچیده‌تری استفاده کنند که به‌طور تخصصی برای تولید تقویم محتوا طراحی می‌شوند.
البته بهتر است که در انتخاب‌هایتان به سراغ فرمت پی‌دی‌اف (pdf) نروید. چون تقویم محتوا باید در بستری طراحی شود که امکان تغییر و ایجاد ستون‌های رنگارنگ در آن ساده و آسان باشد.
تقویم محتوای هر شرکت و تیمی مختص به خود آن است و با توجه به اهداف و نیت‌هایشان طراحی می‌شود.
مثلا بعضی از تیم‌ها تاکید دارند تا روی تقویم محتوایی‌شان، زمان‌های تعطیل را مشخص کنند تا در پیشبرد پروژه به مشکلی برخورد نکنند.
بعضی از تقویم‌ها هم به محتوایی که قرار است در تاریخی دقیق منتشر شود، تاکید دارند. این دست از تقویم‌ها جزئیات را مشخص می‌کنند و نشان می‌دهند که دقیقا باید روی چه عناوینی کار شود.
در بعضی از تقویم‌های محتوایی هم برنامه چندماه با هم ارائه می‌شود. این دست از تقویم‌ها نگاهی کلی‌تر به مقوله برنامه‌ریزی محتوا دارند اما کماکان راه و مسیر کلی را نشان می‌دهند.
باید به خاطر داشته باشید که طراحی تقویم محتوا به شکلی ساده و قابل‌فهم پیش برود. قرار است که شما و تیم محتوایتان برنامه روزها و ماه‌هایتان را از روی این تقویم پیگیری کنید. پس لازم است که از نظر بصری هم شکل و شمائلی مرتب و تمیز داشته باشد.
۲.چه چیزهایی باید در تقویم‌های محتوا قید شوند؟
درست است که تقویم محتوا انواع و شکل‌های مختلفی دارد و بنا به سلیقه و نیاز تیم کاری‌تان طراحی می‌شود اما برخی عناصر ضروری در آن موجود هستند. برای مثال به موارد زیر دقت کنید:
- تاریخ رویدادهای مختلف مانند جشن‌ها، مناسبت‌ها، تعطیلات و… ؛
- عناوین و تِم‌های موضوعی (این عناوین باید خوانا و قابل‌فهم باشند)؛
- روند پُست‌گذاری (پست‌ها به چه ترتیب و روندی منتشر شوند؛ مثلا ماهانه، روزانه و…)؛
- کانال‌ها و بسترهایی که قرار است محتوا در آنها منتشر شود (وبسایت‌ها، شبکه‌های اجتماعی و…).
نام و مسئولیت افراد هم می‌تواند به طور دقیق در تقویم‌های محتوایی قید شود. حتی امکان ذکرکردن روند فرایندهای تولید محتوا هم در تقویم وجود دارد. برای مثال، می‌توانید مشخص کنید که قرار است خانم «الف» مقاله یا محتوای «ب» را پیش ببرد. مراحل فرایند هم به این شرح است: باید انجام شود، در حال انجام، انجام‌شده. البته انتخاب عنوان مسیر پیشرفت کار با خودتان است و مبحث سلیقه در آن دخالت دارد. یادتان باشد که تقویم‌های محتوا طراحی و تدوین می‌شوند تا راحت‌تر کارتان را پیش ببرید. پس اگر دیدید که مسیر تولید محتوایتان به کمک تقویمِ در دست‌تان به‌خوبی و نرمی پیش نمی‌رود یا باید به فکر طراحی تقویمی جدید باشید یا آن را کنار بگذارید.
۳.هر چند وقت یک‌بار باید تقویم‌های محتوا را به‌روزرسانی کنید؟
هیچ زمان دقیقی برای به‌روزرسانی تقویم محتوا وجود ندارد. اما وجود نظمی مشخص در طراحی و استفاده از تقویم محتوا می‌تواند شما را در کیفیت مسیر تولید محتوا یاری کند. مثلا اگر تقویمتان را از شروع سال کاری راه‌اندازی کنید، امکان ایجاد نظم و رسیدن به اهداف محتوایی هم بسیار بیشتر خواهد شد. این را هم در نظر داشته باشید که تقویم‌های محتوایی طراحی می‌شوند تا شما کارهایتان را بهتر انجام بدهید، پس لازم است تا منعطف باشند.
تقویم‌ها راهنمای شما در مسیر هستند نه مانعی بر سر راه اهدافتان. پس به انعطاف‌پذیری‌شان دقت داشته باشید. هر زمانی که لازم بود هم می‌توانید اقدام به ایجاد تغییرات و به‌روزرسانی‌ها در تقویم محتوا کنید. این کاملا وابسته به تیم و شرایط کاری‌تان است. همیشه باید به اثربخشی و سنجش ثمربخشی مسیر تولید محتوایتان هم دقت کنید. مثلا اگر برای تولید محتوایی خاص برنامه‌ریزی کرده‌اید و تولید را هم به مرحله نهایی رسانده‌اید اما مخاطب از محتوا استقبال به عمل نیاورده است، مشخص می‌شود که باید برنامه را تغییر بدهید و دست به کار به‌روزرسانی شوید. باید محتوا را با شکل و محتوایی تازه عرضه کنید.
۴.به چه ابزاری برای تولید تقویم‌های محتوا نیاز دارید؟
بنا به بودجه‌ای که در اختیار دارید و تیم کاری‌تان اقدام به انتخاب ابزارهای مناسب جهت تولید تقویم محتوا کنید. میزان و حجم محتوایی که تولید می‌شود هم در انتخاب ابزارهای لازم برای طراحی تقویم نقش دارند. اگر محتوای اندکی در هفته تولید می‌کنید و نیازی به انتشار آن در پلت‌فرم‌های مختلف ندارید، احتمالا می‌توانید تقویمتان را در یک صفحه ساده اکسل هم طراحی کنید. یادتان باشد که تقویم محتوا باید در اختیار تمام اعضای مرتبط با تولید محتوا قرار بگیرد. ابزارهای مختلفی مانند برنامه‌های مدیریت پروژه ترلو (trello) و… هم در اختیارتان است. در میان برنامه‌های مختلف، نسخه‌های رایگان هم عرضه می‌شود. در انتخاب برنامه مناسب باید نیازهای تیمتان را در نظر داشته باشید. برای شروع کار به سراغ طراحی تقویم محتوایی بروید که ساده است و امکان کنترل همه چیز را در اختیارتان قرار می‌دهد.
در آخر
وجود تقویم محتوایی مناسب و ساده باعث می‌شود که کنترل امور محتوا در دستان شما قرار بگیرد و دیگر شاهد تداخلات و بی‌نظمی‌ها در فرایند کاری‌تان نخواهید بود. به کمک تقویم است که اعضای تیم در جریان امور قرار می‌گیرند و نظم به تیم راه پیدا می‌کند. تقویم‌ها باید ساده باشند و از هر گونه پیچیدگی دور بمانند. در غیر این صورت، وجودشان هیچ مشکلی را از شما حل نخواهد کرد.
اگر می‌بینید که تقویم‌های طراحی‌شده محتوایی‌تان فایده کافی ندارند باید دست به اصلاح و ویرایش آنها بزنید. مجبور نیستید که پیچیدگی‌های سیستم تقویمی را که برایتان فایده‌ای ندارد، تحمل کنید. در این مسیر ابزارهای مختلفی هم در دسترستان قرار دارند که می‌توانید به کمک آنها، مسیر تولید محتوا را به بهترین شکل ممکن مدیریت نمایید. در طراحی تقویم باید به اندازه تیم و فرایندهای کاری‌تان در تولید محتوا هم دقت داشته باشید و ماجرا را بیهوده پیچیده و سخت نکنید. سادگی و کاربردی‌بودن است که از تقویم محتوا، ابزاری مفید برای تیم تولید محتوایتان می‌سازد.
“توصیه‌هایی برای بازاریابی اینستاگرامی که نباید نادیده گرفته شوند!“
