اگر بک‌لاگی که طراحی کرده‌اید، بیش از حد عریض و طویل شده است یا برنامه اسپرینت (sprint) شما دیگر موثر نیست، باید به روش ناب یا لین (lean) دقت کنید و آن را امتحان نمایید. مشکلات زیادی به خاطر اشتباهات و مشکلات طراحی بکلاگ پیش می‌آید. مثلا سردرگمی، نبود قطعیت در مسیر تولید یا تاخیرها از جمله مشکلاتی هستند که در صورت رخداد اشتباه و نقص در بکلاگ به وجود می‌آیند. برای گریز از این مسائل، کافی است تا بکلاگ خود را اصلاح کنید و پالایش‌های لازم را درباره آن عملی نمایید. با ما همراه باشید تا از این موضوع بیشتر برایتان بگوییم.
مشکلات بکلاگ؛ سردرگمی
گاهی‌اوقات زمانی که تیم تولید محصولی در حال برنامه‌ریزی برای اسپرینت بعدی خودش است، احتمال وقوع گنگی و گیجی‌هایی در برنامه وجود دارد. مثلا ایجاد تغییرات در فهرست گزینه‌های موجود در بکلاگ می‌تواند در نبود هماهنگی با بخش مالی کسب‌وکار، مشکلاتی را به وجود بیاورد. به‌طور کلی، در مسیر تولید محصول، هر برنامه و تصمیم جدیدی می‌تواند کمی با استرس و نگرانی‌ها همراه باشد. در هر حال، برای توسعه هر محصولی نیاز به ایجاد تغییرات و ایجاد اصلاحاتی در بکلاگ وجود دارد. این امکان هم وجود دارد که پیش‌بینی‌ها در مسیر تولید به‌درستی پیش نروند. این مشکل در صورت وقوع مراحل زیر محتمل است:
در زمان برنامه‌ریزی اسپرینت، اندازه و ابعاد پروژه تولید محصول مشخص شده، مسیر تولید و توسعه به بخش‌های کوچک‌تر و مبتنی بر جزئیات تقسیم نشده است، به همین خاطر، امکان پیش‌بینی اوضاع از دست تیم خارج می‌شود. در نتیجه آشفتگی‌هایی که در تیم به وجود آمده، هیچ‌کس مسئولیت وضعیت را به عهده نمی‌گیرد و پالایش بکلاگ کمی دشوار می‌شود.
اما در این مواقع است که اصلاح بکلاگ ضروری می‌نماید. در نتیجه برای اینکه تیم تولید بتواند کنترل اوضاع را به دست بگیرد، نیاز به مهارت‌هایی است که امکان طراحی و پیکربندی کار را در کنار درنظرگرفتن نکات امنیتی فراهم می‌کنند.
راه‌حل؛ اصلاح بکلاگ
برای رهایی از مشکلاتی که در قسمت قبلی از آنها صحبت شد، نیاز به تجزیه‌وتحلیل جزئیات کسب‌وکار وجود دارد. باید از داده‌ها و اطلاعات مرتبط با کار مدارک مستند تهیه شود، همه امور سازماندهی شوند و این سازماندهی در زمانی مناسب و درست در هر بخش از کار در مسیر تولید صورت بگیرد. اصلاح و وپالایش بکلاگ اصطلاحی عمومی و کلی است که طی آن، قبل از هر اقدام عملی باید ابعاد مختلف تولید به‌دقت مورد تجزیه و تحلیل قرار بگیرد. این راه‌کار می‌تواند به شکل زیر نمود پیدا کند:
- برای اصلاح بکلاگ باید جلساتی منظم با تمام اعضای تیم تولید برگزار شود تا ویژگی‌های لازم برای محصول در آنجا براساس معیارهایی که به تایید همه می‌رسد، تعیین شوند.
- گروه‌های کوچکی از تیم کاری باید به آزمون‌کردن ایده‌ها، طراحی و ایجاد ساختار محصول بپردازند.
- افرادی از تیم باید به جمع‌آوری اطلاعات تخصصی درباره محصول مشغول شوند تا به پیش‌برد بهتر کار کمک کنند.
- هر نکته‌ای که می‌تواند قابلیت پیش‌بینی درباره آینده محصول را بیشتر کند و به برنامه‌ریزی بهتر برای محصول کمک نماید هم باید مطرح شود.
اینها روندی از تجزیه‌وتحلیل چابک کسب‌وکار هستند. نباید فراموش کرد که منظور از تجزیه‌وتحلیل چابک کسب‌وکار، فراموش‌کردن دقت و برگزاری جلسات کاربردی نیست. برخی فکر می‌کنند، یدک‌کشیدن عنوان چابکی در کنار تجزیه‌وتحلیل از تعداد جلسات و دقت‌عمل اعضای تیم در مسیر تولید کم می‌کند. اما اصلا این‌طور نیست. در عوض، در به‌کارگیری رویکرد چابک برای توسعه محصول نیاز به تعیین جزئیات در بخش‌های مختلف امور است. این رویکرد و دیدگاه وام‌گرفته از روش تولید تویوتاست که در سال‌های دهه ۱۹۵۰ میلادی امتحان شد. بنا به این رویکردها، هزینه‌ها و خسارات احتمالی در تولید کاهش پیدا می‌کند.
تنظیم سپر یا بافِر اصلاح بکلاگ محصول
قبل از اینکه به سراغ هر بخش از تنظیم بکلاگ بروید، باید فرض کنید که موارد زیر به وقوع پیوسته‌اند:
- باید شرح کاملی از وضعیت محصول مثلا نیازها و خواسته‌های مشتریان درباره آن موجود باشد؛
- لازم است که تیم درباره ابعاد تولید و ساخت محصول به نتایجی دقیق و کافی رسیده باشد؛
- استانداردهایی برای تولید در نظر گرفته شده باشد؛
- باید مستنداتی مانند نمودارهای مسیر تولید محصول و اطلاعاتی دقیق درباره روند کار هم ارائه شود.
زمان‌بندی‌های پیشنهادی برای اصلاح بخش‌های مختلف بکلاگ به شرح زیر است:
| تجزیه‌وتحلیل بخش‌های مختلف تولید | زمان لازم برای انجام این تجزیه‌وتحلیل‌ها |
| ایجاد چشم‌اندازی برای عرضه محصول | هرگز-یعنی نباید برای این بخش از تولید زمان‌بندی خاصی در نظر گرفت |
| تعریف بازه‌ای زمانی برای عرضه محصول | نباید بعد از تعریف بیش از چند اسپرینت طول بکشد |
| نوشتن و تعریف اطلاعات و داستان‌هایی درباره مشتری و شناسایی او | یک هفته-یک سال قبل از برنامه‌ریزی اسپرینت |
| ایجاد طرح کلی تولید محصول | ۶ ماه قبل از شروع فرایند تولید و زودتر از زمانی که مراحل اجرایی آغاز می‌شوند |
| براورد اطلاعات درباره مشتریان | در طول برنامه‌ریزی اسپرینت |
| تولید معیارها و استانداردهای تولید | در طول برنامه‌ریزی اسپرینت |
| برنامه‌ریزی و انجام عملیات اجرایی فنی | بعد از برنامه‌ریزی اسپرینت |
| تعریف هدف اسپرینت | بکلاگ حکم پیش‌فرض و دورنمایی از فرایند تولید را دارد |
مروری بر زمان‌بندی‌ها
اگر براساس روش تولید تویوتا پیش بروید و از تکنیک‌های روش تولید ناب برای زمان‌بندی در فرایند تولید محصول بهره ببرید، پیشرفت‌های بسیار زیادی نصیب‌تان خواهد شد. در روش لین، یکی از اصول این است که مقوله تصمیم‌گیری را با صبر و حوصله زیادی انجام می‌دهند و فی‌الفور در پی رسیدن به نتیجه‌گیری برای تصمیمات مختلف نیستند.
فلسفه این اصل در تکنیک و روش تولید محصول ناب (lean product) این است که اگر تصمیم‌گیری برای پیش‌برد امور مختلف تولید را با صبر و حوصله بیش ببرید، دیگر دچار محدودیت‌هایی خودساخته نخواهید شد. زمانی که جزئیات امور مشخص نیست و تصمیمی درباره محصول گرفته می‌شود، در ادامه فرایند باید به آن پای‌بند بمانید. این در حالی است که احتمال دارد، نیاز به تغییراتی در مسیر به وجود بیاید. پس هر چقدر که دیرتر تصمیم‌گیری‌های نهایی را انجام بدهید، محدودیت‌های کمتری هم در تولید گریبان‌تان را خواهند گرفت. به جدول زمان‌بندی‌های زیر دقت کنید:
| تجزیه و تحلیل | آخرین فرصت‌های ممکن برای تصمیم‌گیری | اثرات موکول‌کردن تصمیمات به آخرین فرصت‌های ممکن |
| ایجاد چشم‌اندازی برای عرضه محصول | قبل از اینکه عرضه محصول اجرایی شود | ذی‌نفعان محصول باعث می‌شوند که محصول به مسیرهای متنوع و مختلفی کشیده شود |
| ایجاد زمینه و بازه‌ای زمانی برای عرضه محصول | قبل از شکل‌گیری اسپرینت | انتظارات از تحویل به موقع محصول و هزینه مدیریت این امر افزایش پیدا می‌کند |
| نوشتن و جمع‌آوری اطلاعات مرتبط با کاربران و مشتریان محصول | ۳ اسپرینت باید از قبل تهیه شود و تمام ملزومات عرضه بعدی محصول هم تعیین گردد | توسعه‌دهندگان دقیقا از اوضاع سردرنمی‌آورند و امکان دارد که هدف را گم کنند |
| ایجاد چارچوب برای تولید | یک اسپرینت از قبل تهیه شود | تولید راه‌کارهای فنی دشوار می‌شود |
| براورد اقدامات لازم برای جمع‌آوری نظرات و اطلاعات مشتریان | تا زمان عرضه بعدی محصول زمان هست | توانایی پیش‌بینی زمان عرضه محصول کم و هزینه‌های عرضه زیادط می‌شود و زمان کافی برای رسیدگی به جزئیات فنی وجود نخواهد داشت |
| تعیین معیارها و استانداردها برای تولید محصول | ۲ اسپرینت قبل از تولید محصول | زمان اندکی برای بررسی ابعاد جزئیات فنی محصول و رسیدن به نتیجه‌گیری درباره‌شان وجود خواهد داشت |
| انجام اقدامات فنی | در طول برنامه‌ریزی اسپرینت | نقوص موجود در اسپرینت قبلی به اسپرینت‌های بعدی تولید و عرضه هم راه پیدا خواهند کرد |
چنین جدولی باید برای هر کسب‌وکاری وجود داشته باشد و بنا به مختصات کاری آن، شخصی‌سازی شود.
در آخر
در یک کسب‌وکار چابک، اقدامات مدام پالایش می‌شوند و اصلاحات لازم در فرایند تولید در نظر گرفته می‌شود. اگر خواهان کاهش سردرگمی‌ها، تاخیرها و عدم قطعیت در کار تولید هستید، باید با نگاهی گذشته‌نگر درصدد اصلاح بکلاگ باشید:
- تجزیه‌وتحلیلی دقیق از شرایط داشته باشید و هر چه را که در مسیر طراحی بکلاگ از قلم افتاده، مجددا اضافه کنید.
- به کار تیمی روی بیاورید و در تعامل با اعضا ببینید که هر بخش به چه ملزوماتی نیاز دارد و آن را تجزیه و تحلیل کنید.
- جلساتی منظم و مداوم برای پالایش و اصلاح بخش‌های مخلتف بکلاگ داشته باشید و به‌روزرسانی‌های لازم را انجام بدهید.
- تجزیه‌وتحلیل بخش‌های مختلف تولید محصول را دقیق انجام بدهید و مطمئن شوید که درباره هر بخش از کار زودتر یا دیرتر از موعد لازم دست به نتیجه‌گیری نمی‌زنید.
