برگزاری جلسات روزانه تیمی بسیار مهم است. اداره و مدیریت صحیح آنها هم اهمیت بسیار زیادی دارد. در این جلسات، اعضای تیم کاری دور هم جمع می‌شوند و در مدتی کوتاه و حتی معمولا بدون نشستن و به‌طور ایستاده درباره اهداف روزانه و کارهای پیش رو صحبت می‌کنند. دوره‌کردن آنچه رخ داده هم می‌تواند به بهره‌وری بیشتر تیمی در مسیر پیش رو کمک شایانی کند. به این جلسات مختصر و مفید در انگلیسی هادل (Huddle) می‌گویند.
هادل‌ها یا همان حلقه‌های تیمی می‌توانند نقش مهمی در نظم، هماهنگی و رشد کسب‌وکارها ایفا کنند. این جلسات باعث می‌شوند تا اعضای تیم روی اهداف استراتژیک یکسانی متمرکز بمانند، برای مشکلات مقطعی، پاسخ‌های مناسب به دست بیاورند و مسئولیت‌پذیری خود را افزایش دهند. مسئولیت‌پذیری اعضای تیم با وجود برگزاری حلقه‌های تیمی بیشتر و بیشتر می‌شود. علت این است که همه در این جلسات در جریان وظایف هر یک از اعضای تیم قرار می‌گیرند و همین موجب می‌شود که شانه خالی‌کردن از زیر بار مسئولیت‌ها دشوار شود و همه به وظایف‌شان عمل کنند.
با حلقه‌های تیمی بیشتر آشنا شوید
همان‌طور که گفته شد، حلقه‌های تیمی جلسات کوچکی هستند که بدون امکانات و تشریفاتی خاص، اعضای تیم کاری را دور هم جمع می‌کنند و حدود ۱۵ دقیقه طول می‌کشند. این جلسات در زمانی محدود برگزار می‌شوند و به همین خاطر باید سر ساعت شکل بگیرند. اگر قرار باشد، تاخیرهایی از سوی اعضا و مدیریت شکل بگیرد، کارایی و نظم این جلسات به‌شدت زیرسوال می‌رود. نکته مهم دیگری که درباره این جلسات وجود دارد، اصول و قوانین آنهاست. در این جلسات، حل مسأله صورت نمی‌گیرد. این جلسات بیشتر تجمعاتی برای هماهنگ‌کردن فعالیت‌های تیمی هستند.
هرچند قوانین و اصول ثابتی برای مدیریت حلقه‌های تیمی وجود دارد اما امکان متناسب‌سازی آن با هر فضای کاری ویژه‌ای هم مقدور خواهد بود. برای مثال، زمان برگزاری این جلسات به دست خود مدیران است. برخی دوست دارند که این جلسات را صبح‌ها برگزار کنند و برخی در زمانی قبل از ناهار یا…، دست به برگزاری می‌زنند. اعضای شرکت‌کننده در جلسه هم می‌توانند متنوع باشند. مثلا در برخی شرکت‌ها و ادارات از کارمندان برای شرکت در این جلسات دعوت می‌شود و در برخی هم فقط مدیران شرکت دارند. برخی شرکت‌ها بسیار قانونمند و براساس روتینی مشخص جلسات را در هر بار مدیریت می‌کنند و در برخی هم انعطاف بیشتری وجود دارد.
قانون و شمائل برگزاری حلقه‌های تیمی هر چه که باشد، مهم این است که در بسیاری از شرکت‌ها مفید واقع می‌شوند. این جلسات به‌ویژه در کسب‌وکارهایی در حال رشد باعث حفظ فرهنگ تیمی و کارآفرینی می‌شوند. برای کسب‌وکارها و شرکت‌های کوچک هم برگزاری چنین جلساتی بسیار موثر خواهد بود. در کسب‌وکارهای کوچک، برگزاری چنین حلقه‌هایی به‌طور روزانه موجب نزدیکی اعضای تیم و کارکنان می‌شود و فرهنگ انسجام و کار تیمی را قوت می‌بخشد. ضمن اینکه رشد در چنین محیطی بسیار محتمل‌تر است. در ادامه به این اشاره می‌شود که هادل‌ها یا همان حلقه‌های تیمی چطور در رشد کسب‌وکار و توسعه شرکت‌ها نقش دارند.
۱.تیم‌سازی
یکی از دلایل اصلی شکست تیم‌ها، نبود ارتباط میان اعضا و درک‌نکردن یکدیگر است. جلسات حلقه می‌توانند به نزدیک‌شدن اعضای تیم به هم کمک کنند و فرهنگ کار تیمی را بالا ببرند. زمانی که به اشتراک‌گذاری تجربه‌ها و اطلاعات در میان اعضای تیم جا می‌افتد، حرف هم را بهتر درک می‌کنند، میان آنها اعتماد شکل می‌گیرد و اقدامات لازم برای پیش‌برد پروژه‌های مختلف منظم‌تر و دقیق‌تر پیش می‌رود. ضمن اینکه حلقه‌های تیمی معمولا با اجبار و اطلاع‌رسانی‌های گسترده همراه نیستند. پس زمانی که یکی از اعضای تیم به طور معمول در آنها شرکت ندارد، به‌طور ناخودآگاه در حال ابراز بی‌کفایتی خود در کار تیمی است و چنین موضوعی، تکلیف خیلی چیزها را درباره کارکنان و اعضای تیم مشخص می‌کند.
۲.ایجاد هماهنگی و انسجام در امور
یکی دیگر از دستاوردهای برگزاری حلقه‌های تیمی، ایجاد هماهنگی و انسجام در امور است. از طریق برگزاری این جلسات است که افراد متوجه می‌شوند باید چه اقداماتی را در اولویت قرار بدهند و میان کدام بخش‌های کار انسجام و هماهنگی به وجود بیاورند. در این جلسات، اعضای تیم کاری شرکت می‌کنند و هر روز وظایف ارجح و اولویت‌های کاری افراد اعلام می‌شود. برای مثال، به نیروهای بخش فروش درباره مشتریانی یادآوری می‌شود که در روز پیش رو می‌توانند با شرکت در ارتباط قرار بگیرند و پروژه فروش محصولات به آنها رقم بخورد. به اعضای تیم منابع انسانی هم درباره رسیدگی به امورات نیروهای تازه‌کار گوشزدهایی می‌شود و… . یعنی هر کسی متوجه می‌شود که چطور و چگونه باید امورات روز پیش رو را برای خود اولویت‌بندی کند.
۳.افزایش بهره‌وری تیمی
جلساتی که با اعضای تیم‌های کاری برگزار می‌شود و مسیر پیش روی‌شان در روز را ترسیم می‌کند، باعث افزایش تمرکز افراد می‌گردد. همه می‌دانند که باید روی چه بخش‌هایی از کارشان تمرکز و سرمایه‌گذاری روزانه داشته باشند. چنین دیدی و داشتن برنامه‌ای منظم باعث افزایش بهره‌وری می‌شود. ضمن اینکه تکرار حلقه‌های تیمی در هر روز، از روی رودربایستی هم که شده، نمی‌گذارد، کارکنان تیم از زیر مسئولیت‌هایشان شانه خالی کنند. یکی از مزایای حلقه‌های تیمی، حضور افراد مختلف از نقاط و بخش‌های گوناگون کسب‌وکار است. همه افراد در طی مدتی کوتاه در این جلسه حاضر می‌شوند و همه به‌طور یک‌پارچه با برنامه‌ای مشخص به سر کارهایشان فرستاده می‌شوند.
۴.ایجاد انگیزه کاری در افراد
برگزاری حلقه‌ها می‌تواند انگیزه افراد را هم بیشتر کند. برای مثال، زمانی که تیم کاری هر صبح دور هم جمع می‌شود، از دستاوردهای سازمان می‌شنود، موفقیت‌های افراد و روند کارها را درمی‌یابد و سرگروه‌های هر زیرمجموعه تیمی درباره پیشرفت کاری بخش خود توضیحاتی ارائه می‌دهد، همه اعضای تیم احساس می‌کنند که بخشی از مجموعه‌ای بزرگ هستند و در رساندن سیستم به موفقیت نقش دارند. به همین خاطر، یکی از دستاوردهای مهم برگزاری هادل‌ها یا همان حلقه‌های تیمی، ایجاد انگیزه در افراد است.
۵.ارائه برنامه‌های استراتژیک
با برگزاری حلقه‌های تیمی می‌توانید اهداف استراتژیک تیم را هم مدام به اعضای تیم و سرپرستان بخش‌های مختلف گوشزد کنید. هر سرپرستی به سهم خود در پیش‌برد اهداف استراتژیک تیمی تلاش می‌کند و ضمن گوش‌دادن و دوره‌کردن استراتژی‌ها گزارش‌هایی از عملکرد خود و تیم هم ارائه می‌کند. دستاورد چنین اقداماتی بسیار زیاد است و می‌تواند مجموعه کسب‌وکار را به اهدافش نزدیک‌تر کند.
برگزاری حلقه‌های تیمی از اقدامات مهمی است که هم می‌تواند به شکل حضوری و هم غیرحضوری برگزار شود.
“الگوهایی برای جلسات سرپایی روزانه؛ ماجرا از چه قرار است؟”
