اسکرام روزانه، نوعی برنامه برای پیش‌برد اقدامات و برنامه‌های تیم‌های توسعه و طراحی محصول است. چیدمان و مدیریت این تیم‌ها بسیار بحث‌برانگیز است و نظرات متعددی درباره‌شان وجود دارد. اینکه جلسات روزانه اسکرام باید چطور و چگونه برگزار شوند، مقوله مهمی است. باید دید که هر تیم کاری با چه پرسش‌هایی جلسات خود را پیش می‌برد و به نتیجه‌گیری می‌رسد. مثلا روند و رویه کار در بعضی از تیم‌ها به این صورت است که از اعضای خود می‌پرسند: چرا اولویت برنامه‌ها هنوز انجام نشده است؟ هر یک از اعضای تیم چطور می‌توانند در تکمیل آن برنامه در روز پیش رو اقدام کنند. در ادامه به سه پرسش اساسی و مهمی که می‌تواند در روند مدیریت جلسات اسکرام موثر باشد، اشاره شده است. با ما همراه باشید.
پرسش یک: دیروز چه کارهایی کرده‌اید؟
یکی از نیروهای انگیزش‌دهنده به تیم‌های توسعه محصول، مشاهده عملی‌شدن برنامه‌های از پیش‌تعیین‌شده و گام‌به‌گام است. یعنی زمانی که اعضای تیم می‌بینند که برنامه‌های تعیین‌شده، قدم‌به‌قدم و یکی پس از دیگری در حال عملی‌شدن هستند، انگیزه زیادی پیدا می‌کنند. پای‌بندی به برنامه‌ها و بررسی روند انجام‌شان باعث می‌شود تا تیم قدرت زیادی در پیش‌برد برنامه‌های روزانه پیدا کند. برای مثال، زمانی که در جلسه روزانه اسکرام، کارهای دیروز مرور می‌شوند، اعضا متوجه می‌شوند که روند و روالی مثبت و روبه‌جلو در جریان است و حتی دیدن اینکه بعضی از کارها که در ابتدای برنامه‌ریزی سخت و طولانی به نظر می‌رسیده‌اند، به‌سادگی و در مدتی کوتاه عملی شده‌اند، انرژی مضاعفی به تیم تزریق می‌کند.
این پرسش می‌تواند میزان تمرکز تیمی را آزمایش کند. هر چیزی که در بک‌لاگ محصول و برنامه بلک‌لاگ تعریف شده و باید در روز گذشته انجام می‌شده و نشده است هم دقیق بررسی می‌شود. در این بخش از ارزیابی کارها و برنامه‌های تیمی باید مشخص شود که چه برنامه‌های دیگری هستند که مانع از انجام اولویت‌های موجود در فهرست بلک‌لاگ شده‌اند و علاوه بر آن، اعضایی از تیم که مشخص می‌شود در مسیر احقاق اولویت‌ها و برنامه‌های تیمی فعال نیستند از مجموعه تیم اسکرام کنار گذاشته می‌شوند. با بررسی اقدامات روز گذشته، مدیر اسکرام درمی‌یابد که چه فعالیت‌هایی مطابق انتظار و برنامه تکمیل شده‌اند. اگر هم مشخص شود که برنامه‌ها و اولویت‌ها نیاز به تغییراتی دارند، مدیریت اسکرام تغییراتی در برنامه‌ها به وجود می‌آورد.
با بررسی فعالیت‌های روز گذشته است که مشخص می‌شود، چه کارهایی نیمه باقی مانده‌اند. این کارهای نیمه‌تکمیل می‌توانند خطر انباشتگی مسئولیت‌ها و تلنبارشدن اقدامات را در پی داشته باشند. پس باید به آنها رسیدگی کرد.
پرسش دو: امروز چه کارهایی می‌کنید؟
این پرسش در راستای پرسش قبلی جلسه اسکرام مطرح می‌شود. با توجه به اقداماتی که در گام قبلی یعنی روز گذشته انجام شده است، می‌توان به این نتیجه رسید که برنامه‌های در پیش رو برای روز چه خواهند بود. با مرور اقدامات لازم روزانه، اعضای تیم بار دیگر برنامه‌ها و استراتژی‌های کار را در ذهن دوره می‌کنند و اگر نکته و قدمی از چشم افتاده باشد، به آن رسیدگی می‌شود. این پرسش هم گام دیگری در راستای سنجش تمرکز تیمی است. اسکرام مستر قصد دارد تا با مطرح‌کردن این پرسش متوجه اقدامات لازم برای روز در پیش رو شود و اگر تیم از برنامه‌ها عقب باشد، یعنی مثلا اگر لازم شود که برنامه دیروز در امروز انجام شود، احتمال اینکه کل برنامه‌ریزی‌های تیمی در جهت توسعه محصول به هم بخورند، به‌شدت زیاد خواهد شد.
پرسش سه: چه مشکلاتی وجود دارند که مانع پیشرفت می‌شوند؟
گاهی‌اوقات، دلیل جا ماندن تیم از برنامه‌ها، موانعی است که درباره ابزارها و تجهیزات وجود دارد. مثلا کارنکردن برخی برنامه‌ها و نرم‌افزارها می‌تواند در روند پروژه اختلال ایجاد کند. هر گونه نقص این‌چنینی باید از سوی اسکرام مسترها یا مدیران محصول رفع شود. اشکالات و نقوص فنی در مسیر توسعه محصول می‌تواند عقب‌ماندگی و بی‌نظمی‌های شدیدی به وجود بیاورد. البته تیم‌ها با مدیریت صحیح و برنامه‌ریزی‌های مناسب می‌توانند بر این اشکالات فائق آیند. اسکرام مستر وظیفه دارد که بر اشکالات کار نظارت داشته باشد. گاهی‌اوقات، موانعی که در مسیر کار پیش می‌آیند، نیاز به روی‌آوردن به منابعی تازه را به وجود می‌آورند. استفاده از منابع تازه‌ای برای رفع مشکل در تیم توسعه محصول می‌تواند موانع و مشکلات را از میان بردارد.
گاهی‌اوقات موانع موجب می‌شوند تا تغییراتی هم در برنامه‌های اسکرام و اسپرینت رخ دهد. اسکرام مستر باید با مدیریت و اولویت‌بندی صحیح اقدامات به رفع موانع و مشکلات کمک کند. هر چقدر که سرعت تیم و مدیریت اسکرام در از میان برداشتن موانع توسعه محصول بیشتر باشد، بهره‌وری هم بالاتر خواهد رفت. یکی از اصلی‌ترین چالش‌هایی که در کار اسکرام مسترها برای رفع موانع وجود دارد، اولویت‌بندی است. یعنی بسیاری از اسکرام مسترها نمی‌دانند که باید کدام چالش را در اولویت قرار بدهند و برای رفع آن بکوشند. در صورتی که تیم مدیریت، برنامه و دقت‌نظر کافی برای رفع چالش‌ها به ترتیب اولویت نداشته باشد، فرایند توسعه محصول هم دچار گره‌های فراوانی خواهد شد.
مدیریت اسکرام‌ها به بهینه‌ترین شکل ممکن باعث می‌شود تا فرایند توسعه محصول معقول و با نظمی مناسب پیش برود.
