مصاحبه به روش Topgrading

Topgrading روشی برای مصاحبه و استخدام نیروهای کاری تازه است. به کمک این روش می‌توان دست به انتخاب بهترین گزینه‌ها برای یک موقعیت شغلی در سازمان‌ها و شرکت‌ها زد. در روش Topgrading، فرد مورد نظر طی ۱۲ مرحله مختلف گزینش می‌شود. این مراحل شامل مصاحبه‌های گسترده و اموری مانند صحبت از جزئیات بسیار دقیق شغل قبلی فرد و… است. در این روش، مصاحبه‌شوندگان بعد از طی‌کردن مراحل آشنایی نخستین و راستی‌آزمایی مدارک‌شان به سه گروه تقسیم می‌شوند: بازیکنان A، بازیکنان B و بازیکنانC. بازیکنانی که در گروه A قرار گرفته‌اند، نسبت به دو گروه دیگر از شانس و ظرفیت بیشتری برای پذیرش قرار دارند. اما افراد گروه‌های دیگر برای رسیدن به موفقیت به تلاش بیشتری نیازمند هستند. شرکت‌های بسیار مهمی در دنیا از جمله جنرال الکتریک، لینکلن فایننشال، هانی‌وِل، بارکلیس و موسسه قلب آمریکا از روش Topgrading استفاده می‌کنند.

ریشه‌شناسی روش Topgrading

این اصطلاح یعنی Topgrading نخستین بار از سوی بردفورد اسمارت و پسرش جفری در سال ۱۹۹۷ در مجله «مدیران و هیأت‌مدیره» مطرح شد. روش Topgrading از سوی اسمارت پدر در گزینش و استخدام نیروها در شرکت جنرال الکتریک در سال‌های دهه ۱۹۸۰ و ۱۹۹۰ میلادی مورد استفاده قرار گرفته بود. او موسسه‌ای داشت که این روش را به مدیران و سازمان‌های مختلف تدریس می‌کرد. در سال ۱۹۹۹ هم اسمارت کتابی به نام «Topgrading: چطور شرکت‌های برتر با استخدام درست، آموزش و حفظ نیروهای مطلوب برنده می‌شوند»، عموم را در جریان جزئیات فرایند روش خود قرار داد. سال ۲۰۱۲، آخرین باری بوده که این کتاب تجدید چاپ شده و در آن زمان از پرفروش‌های نیویورک‌تایمز و وال‌استریت‌ژورنال بود.

روش‌شناسی

Topgrading از روش‌های مطلوبی است که به‌طور تدریجی یک سازمان را به بهترین نیروی ممکن برای تصاحب یک موقعیت شغلی می‌رساند. این روش را می‌توان در جهت استخدام نیروهای تازه یا ارتقای نیروهای قدیمی به کار برد. ایده پنهان پشت روش Topgrading، کشف افرادی است که می‌توانند بهترین گزینه برای یک پُست باشند، به‌طوری که حتی اگر چیزی از چشم مصاحبه‌کنندگان شغلی هم جا ماند، این فرد از سوی مجموعه کشف شود. بنا به این روش، در مصاحبه‌های شغلی امکان دارد که حقایق وارونه جلوه داده شوند، رزومه‌ها هم معمولا با صداقت و به‌درستی نوشته نمی‌شوند. پس باید تلاش کرد تا روشی درست و دقیق برای گزینش نیروهای خوب به دست آید.

یکی از اقداماتی که در Topgrading لحاظ می‌شود تا افراد مصاحبه‌شونده کمتر با بی‌صداقتی حاضر شوند، این است که در همان ابتدای مصاحبه به آنها گفته می‌شود که باید در انتهای کار، رفرنس‌ها یا همان افرادی که قرار است، توانمندی‌های مصاحبه‌شونده را تایید کنند به‌طور جدی راستی‌آزمایی می‌شوند.

به این مرحله از کار (TORC) یا بررسی صحت مراجع گفته می‌شود.

باوجود این سخت‌گیری، افرادی که دروغ گفته‌اند از ورود به مراحل بعدی گزینش بازمی‌مانند. کسی که نتواند از پس این مرحله به‌خوبی برآید هم در دسته بازیکنان B و C گزینش قرار می‌گیرد. به عبارت دیگر، در طول مصاحبه با کسانی از جمله مدیران و همکاران قبلی یک فرد تماس می‌گیرند تا درباره توانمندی‌ها و سابقه کاری‌اش سوالاتی پرسیده شود.

همان‌طور که گفته شد، مراحل مختلفی در روش Topgrading وجود دارد. تلاش برای به‌کارگیری نیروهای صادق و کسانی که لیاقت‌هایشان بیشتر است از مراحل مهم این روش است. بررسی سوابق افراد، دریافت شرح شغلی دقیق آنها و ریزبینی در مطالعه رزومه باعث می‌شود که در نهایت نیروهایی زبده به یک مجموعه جذب شوند. مثلا در بررسی تاریخچه و سوابق کاری افراد باید بررسی کرد که میزان حقوق او چقدر بوده، امتیازاتی که از شغل قبلی خود دریافت کرده به چه صورت بوده‌اند و… . دلیل ترک شغل قبلی هم از موضوعات مهمی است که در فرایند مصاحبه‌های روش Topgrading به آن توجه ویژه‌ای می‌شود.

فرایند مصاحبه

فرایند مصاحبه در روش Topgrading بسیار مهم است. مصاحبه اول در این روش، مصاحبه بررسی تلفنی نام دارد و فقط برای آشنایی با کاندید شغلی خواهد بود تا مشخص شود که کفایت‌های اولیه برای ورود به فرایند مصاحبه را دارد یا خیر. در مرحله بعدی مصاحبه‌هایی انجام می‌شود تا ویژگی‌های شاخص و توانمندی‌های افراد مشخص و بررسی گردند. مهارت‌های مشخصی از نظر گروه مصاحبه‌کننده محک زده می‌شوند. مثلا: مهارت رهبری، همخوانی فرد با سازمان، توامندی‌های فنی و… . مصاحبه بعدی به مدت ۴ ساعت طول می‌کشد. البته مدت‌زمان این مصاحبه به پُست و حساسیت آن هم وابسته خواهد بود. برای مثال، جهت جذب مدیران به مصاحبه‌های طولانی‌تری نیاز است.

در چنین مصاحبه‌ای تقریبا به تمام ابعاد شغلی گذشته یک فرد پرداخته می‌شود و ۱۰ سوال استاندارد مطرح می‌گردد. این سوالات پیرامون موفقیت‌ها، شکست‌ها، روابط مهم، تصمیم‌گیری‌های حیاتی حرفه‌ای، مدیریت شغل قبلی افراد و نقاط قوت و ضعف آن است. درباره دلیل ترک شغل قبلی هم پرسش‌هایی مطرح می‌شود. این سبک از گزینش باعث می‌شود تا افرادی که در ارائه رزومه‌شان صداقت ندارند از گردونه رقابت حذف شوند. ضمن اینکه کفایت‌ها و لیاقت‌های کاندیدها هم به خوبی به معرض نمایش گذاشته می‌شود. بعد از اینها هم که باید با مراجع و تصدیق‌کنندگان مهارت‌ها و سابقه کاندیدها تماس گرفته شود تا مشخص گردد که همه چیز صادقانه و حقیقی اعلام شده است.

بنا به روش Topgrading نباید کسانی که در گروه‌های بازیکنان B و C قرار می‌گیرند در سازمان استخدام شوند.

کسانی هم که در گروه بازیکنان A قرار می‌گیرند قطعا پذیرفته نمی‌شوند بلکه به عنوان گزینه‌های مطلوب شناسایی می‌گردند که جای بررسی دارند. شرکت‌هایی که از این روش‌ها بهره می‌برند، کارکنانی خبره خواهند داشت که از کفایت زیادی برای انجام پُست‌های مختلف برخوردارند.

البته اینکه این روش تا چه اندازه به‌درستی پیاده‌سازی شود هم شرط است. شاید مدیران برگزارکننده جلسات مصاحبه به‌خوبی از عهده مدیریت این فرایند برنیایند. عوامل متعدد دیگری هم نقش دارند که می‌توانند روی روند برگزاری مصاحبه  اثرات منفی بگذارند. درکل، این روش بسیار مطلوب است و اگر به‌درستی پیاده‌سازی شود، به‌سادگی می‌تواند موجبات جذب بهترین نیروها را برای هر شرکت فراهم کند. صداقتی که در این روش به وجود می‌آید و تلاش برای کشف ابعاد مختلف توانمندی‌های کاندیدهای درخواست یک شغل از Topgrading، روشی مطلوب می‌سازد. روشی که بسیاری از شرکت‌های بزرگ هم از آن بهره می‌برند و نتایج خوب و مثبتی هم نصیب‌شان شده است.

بیشتر بخوانید: “سوالاتی که باید در جلسات مصاحبه شغلی از متقاضیان بپرسید؛ اما نمی‌پرسید!“