راهنمای کامل برگزاری جلسات گذشته‌نگر چابک
جلسه گذشته‌نگر در پایان هر فرایند تکرار (iteration) در مسیر توسعه پروژه‌های چابک برگزار می‌شود. هدف از آن هم کمک به تیم برای افزایش اثربخشی فعالیت‌هایش است. به کمک این جلسات، تیم‌ها می‌توانند رفتارهایشان را برای رسیدن به اثربخشی بیشتر تنظیم کنند. در طی سالیان اخیر، جلسات گذشته‌نگر به عنوان ابزاری مهم در راستای رشد تیم‌ها و سازمان‌ها استفاده شده‌اند. در ادامه درباره این موضوع توضیحات بیشتری خواهید خواند.
جلسه گذشته‌نگر چابک چیست؟
جلسات گذشته‌نگر پس از هر فرایند تکرار برگزار می‌شوند. بازه زمانی برگزاری آنها هم منظم است. این جلسات متعلق به تیم هستند و تمام روند برگزاری و نتیجه‌گیری از آن هم از سوی تیم مدیریت می‌شود. در واقع، هیچ چیزی از سوی خارج تیم به روند برگزاری جلسات گذشته‌نگر تحمیل نمی‌شود. تیم‌ها در این رویداد می‌ایستند و و اقدامات قبلی‌شان را تجزیه‌وتحلیل می‌کنند. جلسات گذشته‌نگر چابک فرصتی ایدئال برای مرور فعالیت‌های گذشته هستند. در طول جلسات هم تلاش تیم بر این است که راه‌کارهایی برای بهبود پیش‌برد پروژه پیدا شود.
در جلسات مذکور فقط هدف کشف مشکلات و بهبود اوضاع است. خبری از اتهام‌زدن به دیگران و یافتن مقصر نیست. اگر هم ایرادی به اقدامات قبلی گرفته می‌شود، هدف کشف نواقص فرایند است و انگشت اتهام به سوی آدم‌ها و افراد نشانه نمی‌رود. جلسات گذشته‌نگر بستری برای بررسی ابعاد مختلف پروژه‌ها هستند. البته تیم‌ها نباید یادگیری خود را محدود به این جلسات کنند.
برگزاری چنین رویدادهایی مزایای دیگری هم به همراه دارد. برای نمونه، فرصتی مناسب برای تیم‌سازی فراهم می‌کند و امکان تجزیه‌وتحلیل شرایط محیط کار را به‌وجود می‌آورد. خارج از این جلسات، معمولا چنین اقداماتی صورت نمی‌گیرد. مدیریت جلسات گذشته‌نگر بخش مهمی از کار تیمی است. البته مدیران گاهی به‌سختی متوجه اهمیت چنین رویدادهایی می‌شوند.
در ادامه از دلایل متعددی خواهید خواند که نشان می‌دهند، جلسات گذشته‌نگر اهمیت زیادی دارند.
ارزش جلسات گذشته‌نگر
گاهی‌اوقات، افراد مختلف (به‌ویژه مدیران) می‌گویند که دلیل اهمیت برگزاری جلسات به صورت دوهفته-یک‌بار را درک نمی‌کنند. آنها متوجه نمی‌شوند که چرا تمام اعضای تیم باید متوقف شوند و در این فضا با رویکردی گذشته‌نگر به کارهای پیشین خود نگاه کنند. اما واقعا چرا؟
جلسات در حکم منبعی انرژی‌زا
جلسات گذشته‌نگر می‌توانند منبعی انرژی‌زا برای تیم‌ها باشند. در این فضا، اعضای تیم در کنار هم قرار می‌گیرند و با کشف راه‌های تازه برای مرتفع‌کردن مشکلات و ایرادهای پروژه انرژی زیادی به‌دست می‌آورند. این جلسات نباید به هیچ‌وجه، رنگ‌وبویی خسته‌کننده به خود بگیرند. در واقع، باید فضایی داشته باشند که ضمن کارکردن، اعضای تیم کمی هم خوش بگذرانند و استراحت کنند.
راهی برای رهایی از نگرانی‌ها
در جلسات گذشته‌نگر باید همه اعضای تیم احساس امنیت و راحتی داشته باشند و بتوانند درباره دلمشغولی‌ها و نگرانی‌هایشان آزادانه حرف بزنند. چنین محیطی برای همه مفید خواهد بود چون در طی این جلسات، همه افراد تریبونی برای بیان نظرات و احساسات خود پیدا می‌کنند. در واقع، زمانی برای شنیده‌شدن در اختیار اعضای تیم قرار می‌گیرد. همه آدم‌ها هم از شنیده‌شدن لذت می‌برند. این‌طور نیست؟
جلسات گذشته‌نگر به مثابه محصولی تیمی
گاهی‌اوقات، در مسیر پیش‌برد پروژه‌های تیمی مشکلاتی پیش می‌آید. کار تیمی به مخاطره می‌افتد و برگرداندن روند کار و افراد به مسیری درست دشوار می‌شود. جلسات گذشته‌نگر بهترین مکان برای فعالیت‌هایی هستند که به تیم‌سازی و پیوند میان اعضا کمک می‌کنند. در واقع، به کمک آنها، امکان ایجاد هماهنگی بیشتر میان اعضای تیم مقدور می‌شود.
بستری برای یادگیری و ارتقا
یکی از مشکلات آدم‌ها یا دست‌کم بیشتر افراد، این است که کمی نمی‌ایستند و با مرور گذشته از وقایع درس نمی‌گیرند. برای یادگیری باید بایستید و ببینید که چه اتفاقاتی برایتان رخ داده است. جلسات گذشته‌نگر موقعیتی عالی برای یادگیری‌اند. در طول این موقعیت، همه اعضای تیم کمی تأمل می‌کنند و می‌بینند که چه کرده‌اند. این روند به تیم اجازه رشدکردن می‌دهد و باعث می‌شود که در آینده مرتکب اشتباهاتی تکراری نشود.
امکان رشد پیاپی و مستمر
جلسات گذشته‌نگر فرصتی هستند که باعث رشد فرهنگ تیم به‌طور پیوسته و مداوم می‌شوند. چنین رشدی در گروی اندیشیدن درباره اقدامات انجام‌شده در گذشته و تعریف فعالیت‌های آینده است.
افزایش ارزش مشتریان
با برگزاری جلساتی که نگاهی به عملکرد و اقدامات قبلی دارند، راهی برای تولید ارزش بیشتر در محصول پیدا می‌کنید. پس آنچه به مشتریان ارائه می‌شود، ارزش بیشتری پیدا خواهد کرد. همان‌طور که پیش‌تر هم گفته شد، هدف این جلسات، ایجاد فرصتی برای رشد مداوم است. منظور چیست؟ یعنی در طول زمان، تیم‌ها با برگزاری مداوم جلسات گذشته‌نگر امکان رشد و بهبود پیدا می‌کنند. با بهبود تدریجی و مداوم است که تیم درمی‌یابد مؤثرترین راه پیش‌برد پروژه‌ها چیست و چطور می‌توان بیشترین ارزش را برای مشتریان تولید کرد.
توانمندسازی تیم‌ها
یکی از جذاب‌ترین ابعاد جلسات گذشته‌نگر فرصتی است که برای تیم‌ها جهت ارائه و مالکیت تصمیمات خود به‌وجود می‌آورند. با مطرح‌کردن تصمیم‌ها و ایستادگی پای آنهاست که تیم قدرتمند و قوی می‌شود.
فرصتی برای تقدیر یا درس‌گرفتن از اقدامات گذشته
عملکرد تیم‌ها به‌طور مستقیم، تحت‌تأثیر تغییرات درون‌گروهی است. با ورود افراد تازه به تیم یا خروج نیروهای قدیمی، پویایی و روند فعالیت دستخوش تغییراتی می‌شود. کسانی که با سیستم‌های کوچینگ (coaching) یا روابط تیمی آشنایی ندارند، به‌خوبی متوجه نمی‌شوند که اوضاع از چه قرار است. گاهی تغییرات مانع از آن می‌شود که تیم زود و سریع به حالتی مناسب و درست برسد. تا زمانی که تیم وضعیت تازه خود پس از تغییرات را نپذیرد، هماهنگی از آن دور می‌ماند و کارها روی غلتک نمی‌افتد. در چنین حالتی، برگزاری جلسات گذشته‌نگر راهی مناسب برای تنظیم‌کردن اوضاع تیمی هستند.
بستری برای ایجاد مثبت‌نگری تیمی
ایجاد مثبت‌نگری تیمی می‌تواند منجر به بهبود عملکرد افراد شود. در جلسات گذشته‌نگر بستر و فضایی ایجاد می‌شود که به همه اعضا کمک می‌کند تا نظراتشان را ابراز کنند. افزایش مشارکت اعضا منجر به بهبود عملکرد کلی هم می‌شود.
ابزاری برای تعامل با مدیریت
جلسات گذشته‌نگر راهی برای پیشرفت و ارتقای وضعیت تیم‌ها هستند. متأسفانه، بسیاری از شرکت‌ها فکر می‌کنند که جلسات مذکور مختص تیم‌های توسعه‌اند و بنابراین، از ظرفیت‌هایشان بهره نمی‌برند. با برگزاری این رویدادها امکان جلب‌نظر مدیریت به موضوعی مهم در پروژه مقدور می‌شود. در واقع، جلسات گذشته‌نگر راهی برای برقرار ارتباط با مدیریت هم هستند. چنانچه همه‌چیز در این جلسات به‌خوبی پیش برود، بدل به ابزاری خواهند شد که تعامل میان مدیریت و مهندسان را ممکن می‌کنند.
تسهیل‌گر خوب در جلسات گذشته‌نگر کیست؟
شاید بسیاری از افراد فکر کنند که برگزاری جلسات گذشته‌نگر نیاز به تسهیل‌گر و فردی متخصص ندارد. آنها معتقدند که هرکسی از اعضای تیم مي‌تواند جلسه را پیش ببرد. اما این‌طور نیست. جلسات به تسهیل‌گرانی نیاز دارند که ویژگی‌هایشان را در ادامه برایتان می‌گوییم.
کسی که تمریناتی مناسب برای موقعیت‌های گوناگون انتخاب می‌کند
هر جلسه گذشته‌نگر رویدادی منحصربه‌فرد است و برای مدیریت و رسیدگی به روند آن، نیاز به استفاده از روش‌هایی مخصوص به خود وجود دارد. تسهیل‌گری کاربلد باید ببیند که چه مسائلی در طول اسپرینت جاری باعث آزار بیشتر افراد تیم شده و متناسب با آنها، اقدام به انتخاب تمریناتی برای اجرا در جلسات گذشته‌نگر کند. در این صورت است که تیم می‌تواند از برگزاری این رویدادها درس‌هایی بگیرد و سود ببرد.
توانایی خلاصه‌سازی اتفاقات پیش‌آمده در جلسه را داشته باشد
مرحله جمع‌بندی و نتیجه‌گیری در جلسات اهمیت زیادی دارد. البته در بسیاری از مواقع، تسهیل‌گران از اهمیت آن غافل هستند. جمع‌بندی و خلاصه‌سازی درباره چیزهایی که تیم می‌خواهد در فرایند تکرار (iteration) بعدی انجام بدهد، اهمیت زیادی دارد. با چنین اقدامی مشخص می‌شود که چه کسانی و چه زمانی اقدامات آینده را پیش خواهند برد.
فضایی امن و راحت برای همه به‌وجود می‌آورد
تشویق همه به صحبت‌کردن هم از وظایف تسهیل‌گران است. آنها باید فضایی ایجاد کنند که همه اعضای تیم حس شنیده و درک‌شدن داشته باشند. تسهیل‌گران باید به همه کمک کنند که در فضایی امن نظرشان را مطرح نمایند. البته اگر کسی تمایلی به صحبت‌کردن ندارد، نباید با اجبار مواجه شود. با این حال، وظیفه تسهیل‌گر ایجاد بستری برای ابراز نظر همگان و شنیده‌شدن آنهاست.
بینش‌ها و ایده‌های مختلف را شفاف می‌کند
در تیم‌های مختلف، افراد متخصص زیادی هستند که از نظر فنی قابلیت‌های خوبی دارند. اما شاید این افراد در ابراز نظراتشان چندان قوی عمل نکنند. اینجاست که نقش تسهیل‌گران مهم‌تر از همیشه می‌شود. تسهیل‌گران باید کاری کنند که افراد نظرات و بینش‌هایشان را مطرح نمایند و تمام اعضا هم ایده‌های مطرح‌شده را به‌درستی درک کنند. افراد متخصص در زمینه حرفه‌ای کارشان متبحر هستند اما همه آنها در ارتباطات توانمند نیستند. پس حضور تسهیل‌گران در اینجا بسیار مهم می‌شود. تنها در این صورت است که افراد حاضر در جلسه می‌توانند داده‌هایی را درک و تحلیل کنند که در طول جلسه گذشته‌نگر تولید می‌شوند.
بینش‌های مختلف را با پرسش‌های بی‌شمار به چالش می‌کشد
مسئولیت تسهیل‌گران فقط به شفاف‌سازی ایده‌های اعضای تیم محدود نمی‌شود. پس از مطرح‌شدن ایده‌های مختلف، افراد با نقطه‌نظرات گوناگون و متنوع آشنا می‌شوند. پرسش‌های متعددی هم درباره هر ایده مطرح خواهد شد. تسهیل‌گران باید به تیم کمک کنند که درباره موضوعات مختلف و ایده‌ها، پرسش‌های پرتعداد مطرح نمایند و همه‌چیز را به چالش بکشند. البته تسهیل‌گر هیچ وظیفه‌ای در پاسخ‌دادن به پرسش‌ها ندارد و در اینجا نقش کوچینگ پررنگ می‌شود. پرسیدن سؤالات متنوع درباره هر ایده‌ای، تیم را از نظرات مطرح‌شده اولیه فراتر می‌برد و امکان تولید بینش‌ها و نظرات مختلف را فراهم می‌کند.
تسهیل‌گر مثبت می‌اندیشد
یکی از مهم‌ترین ویژگی‌های یک تسهیل‌گر خوب مثبت‌اندیشی است. اهمیت بهره‌مندی از چنین شخصیتی در زمانی که تسهیل‌گر با تیمی جوان کار می‌کند، بیشتر هم می‌شود. البته منظور از مثبت‌اندیشی، این نیست که تسهیل‌گر نمی‌گذارد در تیم حرفی از مشکلات و مسائل مختلف پیش بیاید. منظور این است که او کاری می‌کند تا جو و فضای تیم به‌رغم تمام مشکلات، بهره‌ور و فعال باقی بماند.
تسهیل‌گران باید حواسشان به مثبت‌اندیشی باشد. اگر دید و نگاهی مثبت در تیم جاری نکنند، جلسات گذشته‌نگر خوب پیش نخواهند رفت. برای تیم‌هایی که با مشکلات زیادی روبه‌رو هستند، فقدان مثبت‌اندیشی گران تمام می‌شود. در واقع، در چنین حالتی، امکان دارد که جلسات گذشته‌نگر به جلساتی پر از گلایه و شکوه بدل شوند.
تسهیل‌گران باید ضمن ایجاد فضایی مثبت، امکان ابراز نظر و مطرح‌کردن مشکلات را به همه اعضای تیم بدهند. در این صورت است که عملکرد آینده تیم بهتر خواهد شد.
چطور می‌توان به تسهیل‌گری توانا تبدیل شد؟
بسیاری از افراد فکر می‌کنند که تسهیل‌گری کاری ساده و آسان است. این‌طور نیست؛ در جایگاه تسهیل‌گر باید مدام در حال یادگیری باشید. برای رسیدن به خبرگی و مهارت در این نقش، نیاز به شرکت در کارگاه‌های آموزشی و یادگیری مداوم است.
محیطی امن برای برگزاری جلسات گذشته‌نگر چگونه است؟
یکی از مهم‌ترین اقدامات در راستای برگزاری جلسه گذشته‌نگری مفید، ایجاد فضایی امن است. محیط مطلوب محیطی است که با روندی طبیعی و بدون مداخله عوامل مزاحم پیش می‌رود. اما روش‌های دیگر چیست؟ نکات مهم در این زمینه را بدانید:
جلسه متعلق به تیم است و نه مدیریت
اعضای تیم باید مشارکت‌کنندگان در جلسات گذشته‌نگر باشند. گاهی‌اوقات، امکان دعوت‌کردن از افراد خارج از تیم هم وجود دارد. اما این افراد هم باید به‌نوعی در روند اسپرینت مشارکت داشته باشند. حضور مدیران در جلسات گذشته‌نگر چندان توصیه نمی‌شود. هرچند که در بسیاری از مواقع، مدیران قصد کمک به تیم را دارند اما حضورشان باعث می‌شود که اعضای تیم کمی معذب شوند و به‌راحتی درباره مشکلات واقعی صحبت نکنند. پس توصیه می‌شود که در این جلسات فقط از اعضای تیم دعوت کنید.
اعضای تیم درباره علنی‌شدن موضوعات در میان عموم تصمیم می‌گیرند
اعضای تیم باید درباره این تصمیم بگیرند که چه موضوعاتی در میان خود تیم بماند و چه موضوعاتی به خارج از جلسه نشر پیدا کند. در این جلسات، فرصتی برای صحبت‌کردن درباره موضوعات مهم و حساس پیش می‌آید.
اگر افراد در جلسات گذشته‌نگر احساس راحتی داشته باشند، درباره مشکلاتی صحبت خواهند کرد که آزارشان می‌دهد و دیگر نگران عواقب حرف‌زدن هم نخواهند بود. چنین چیزی بسیار مطلوب است. گاهی‌اوقات، برخی از این صحبت‌ها نباید به خارج از جلسه درز کند. چون نتیجه‌ای مشوش‌کننده به‌همراه خواهد داشت.
افراد جلسه هستند که درباره موضوعات خصوصی و مواردی که امکان نشر به بیرون دارند، با هم تصمیم‌گیری می‌کنند. بسیاری از مواقع، توصیه می‌شود که محتوای جلسات گذشته‌نگر اصلا در خارج از فضای تیمی منتشر نشوند.
تمرین‌هایی برای ارائه بازخورد انجام شود
بسیاری از شرکت‌های خوب، سعی می‌کنند که وقت و هزینه‌ای صرف دریافت بازخورد از کارکنان خود کنند. چنین اقدامی که می‌تواند در جلسات گذشته‌نگر هم انجام شود، اثرات فوق‌العاده‌ای بر خروجی کار هر شرکت خواهد داشت. در این جلسات، اعضای تیم یاد می‌گیرند که بدون در نظرگرفتن مسائل شخصی و نگاهی تهاجمی، بازخوردهایی صحیح و کاربردی ارائه بدهند.
همه باید بدانند، نظراتی که مطرح می‌شود، برای بهبود وضعیت تیم است و خبری از برخوردها و تسویه‌حساب‌های شخصی نیست. در این صورت، کسی از دست دیگری ناراحت نخواهد شد و از بازخوردها در مسیری مثبت استفاده می‌شود.
در جلسات، همه باید تشویق به صحبت شوند اما خبری از اجبار نیست
گاهی‌اوقات، آدم‌ها به‌اندازه کافی سرِحال نیستند و دوست ندارند که در تمام فعالیت‌های تیمی جلسات شرکت داشته باشند. در این صورت، تسهیل‌گران باید آنها را تشویق به مشارکت کنند اما نباید کسی را تحت‌فشار قرار بدهند. در بیشتر مواقع، همه حرفی برای مطرح‌کردن دارند اما دقت کنید که گاهی حال‌وحوصله مشارکت وجود ندارد و نباید افراد را برای حرف‌زدن تحت فشار قرار داد. شاید در جلسات بعدی، خودشان شروع به مشارکت کردند.
محل برگزاری جلسات گذشته‌نگر بسیار مهم است
فضایی که در آن جلسات گذشته‌نگر برگزار می‌شود، در شکل‌گیری انگیزه و انرژی اعضای تیم نقش مهمی دارد. گاهی‌اوقات، توسعه‌دهندگان اسپرینتی پرچالش را پشت سر می‌گذارند. اتفاقات زیادی هم در طول جلسات تکرار (iteration) رخ می‌دهد. با این حال، ممکن است که انرژی فعالی در فضای تیم موجود نباشد. در چنین حالتی، شاید بردن اعضا به محیطی پرانرژی‌تر بهتر باشد.
اگر جلسه اسپرینتی به‌خوبی طی شود و خروجی‌های مطلوبی هم داشته باشد، می‌توانید از این انرژی برای برگزاری جلسه گذشته‌نگری بهره‌ور استفاده کنید. در هر حال، مقوله انرژی محیط اهمیت زیادی دارد. همیشه پیش از برگزاری جلسات به این فکر باشید که فضا و جوی مطلوب و پرانرژی ایجاد کنید. شاید با تغییر مکان برگزاری رویداد بتوانید روی ارتقای جو و فضایی مثبت اثر بگذارید.
پیش‌زمینه‌های لازم برای برگزاری جلسات گذشته‌نگر چیست؟
برای اینکه جلسات گذشته‌نگر به‌خوبی پیش بروند، نیاز به چه چیزهایی وجود دارد؟ پنج مورد مهم در ادامه مطرح و شرح داده می‌شوند:
- نیاز به تشریفات و اصول
- نام‌گذاری فرایند
- آزادگذاشتن روند پیشرفت جلسه
- توجه به ابعاد تاریک جلسه
- حضور تسهیل‌گران حرفه‌ای
نیاز به تشریفات و اصول
برای اینکه افراد تیم بتوانند با نگاهی جدی‌تر به روند جلسات نگاه کنند، بهتر است که تشریفاتی مشخص برای آنها به‌وجود بیاورید. در واقع، فرایندی رسمی برای جلسات گذشته‌نگر در نظر داشته باشید و آنها را به یک رسم و تشریفاتی مشخص و معمول تبدیل کنید. در این حالت است که اعضای تیم دور هم جمع می‌شوند و روی چیزی که مهم است، تمرکز می‌کنند.
نام‌گذاری فرایند
نام‌های متنوع و مختلفی روی جلسات گذشته‌نگر گذاشته می‌شود. برای مثال، در برخی از زمینه‌ها و رشته‌ها به چنین جلسه‌ای، رویداد پس از تعامل گفته می‌شود. در حوزه توسعه نرم‌افزاری چابک، همین نامِ جلسه گذشته‌نگر رایج است. فرقی نمی‌کند که به چنین رویدادی چه می‌گویید، در هر صورت، باید اسمی روی آن بگذارید که برای همگان ملموس باشد و مشخص کند که با چه جلسه‌ای روبه‌رو هستند. باید نام جلسات برای اعضای تیم نشان از فرایندی داشته باشد که قرار است در آن پیش برود. بدیهی است که این فرایند و نام می‌تواند برای برخی دیگر از افراد سازمان مثلا مدیریت بالایی نامأنوس باشد. اما جلسه گذشته‌نگر نام مشخصی است که همه اعضای سازمان با شنیدنش، متوجه شکل و فرایند جاری در آن می‌شوند.
آزادگذاشتن روند پیشرفت جلسه
اعضای تیم باید برای به‌اشتراک‌گذاری ایده‌ها، حرف‌زدن از مشکلات و طرح دلمشغولی‌هایشان در جلسات آزاد و راحت باشند. صحبت‌کردن از اینکه برخی از اقدامات خوب پیش نرفته‌اند در جلسات گذشته‌نگر معمول و رایج است. افراد جلسه در صورتی می‌توانند از مشکلات بگویند و رویکردهای مختلفشان را در خصوص یک مسأله مشابه بیان کنند که احساس راحتی داشته باشند. همیشه باید به اعضای تیم، فرصت‌ها و امکاناتی برای بهره‌بردن از منابع داده شود. با این تفکر که همه افراد بهترین عملکرد ممکن را خواهند داشت، همراهی‌های لازم با آنها صورت می‌گیرد. با ایجاد فضایی امن و راحت برای همگان است که امکان رسیدن به ایده‌های مختلف و مطلوب درباره مشکلات و موضوعات مختلف مقدور می‌شود.
توجه به ابعاد تاریک جلسه
اگر تسهیل‌گری کاربلد در جلسات حاضر نباشد، امکان دارد که رویداد با جلسه‌ای برای بیان شکایات و گله‌ها جای خود را عوض کند. البته، مطرح‌شدن مشکلات و شکایات مطلوب است اما به‌شرطی که ریشه و دلیلشان برای پیش‌برد بهتر پروژه مشخص شود. در صورتی که طرح گلایه‌ها از کنترل خارج شود، جلسه گذشته‌نگر فایده خود را از دست می‌دهد. البته این مشکل و خارج‌شدن روند جلسه از کنترل، تقصیر اعضای تیم نیست. آنها دوست دارند که فرصتی برای بیان دغدغه‌هایشان داشته باشند. بنابراین، در هر فرصتی مانند جلسات گذشته‌نگر اقدام به صحبت‌کردن و ابراز احساسات می‌کنند. مشکل اینجاست که اگر جلسه از سوی تسهیل‌گران کنترل نشود، شخصی که در حال گلایه‌کردن است، وارد لاک دفاعی می‌شود. در نتیجه، همراهی در فضا از بین می‌رود و حالت دفاع و حمله میان اعضا شکل می‌گیرد. چنین چیزی مانع از شکل‌گیری فضایی بهره‌ور می‌شود.
اگر چنین روندی بر جلسات سایه بیاندازد، فایده‌شان را از دست خواهند داد و دیگر اعضای تیم میلی به شرکت در آنها نخواهند داشت. یکی از راه‌ها برای کنترل چنین فضایی، این است که از آدم‌ها بخواهید به‌جای طرح اتهام و گلایه از حالات ایدئال مسائل بگویند. یعنی به‌جای گلایه‌کردن بگویند که شکل ایدئال آنچه می‌خواهند، چیست و آن را توصیف کنند. این راه‌کار باعث می‌شود که فضای جلسات مثبت و بهره‌ور شود.
حضور تسهیل‌گران حرفه‌ای
نکاتی که پیش‌تر مطرح شدند، همگی در برگزاری جلسه‌ای مطلوب نقش دارند. با این حال، مهم‌ترین موضوع حضور تسهیل‌گر است. همه نکات خوب برای پیش‌برد جلسات گذشته‌نگر در گروی وجود و حضور تسهیل‌گری حرفه‌ای است. برای اینکه شخصی بتواند به یک تسهیل‌گر کاربلد تبدیل شود، باید این نقش را بیاموزد، تجربه کسب کند و تمرین داشته باشد. پیش از شروع هر جلسه هم لازم است، تسهیل‌گر بداند که می‌خواهد چه فرایندی را شروع کند و به سرانجام برساند.
۵ مرحله برگزاری جلسات گذشته‌نگر
سال‌ها پیش، استر دربی (Esther Derby) و دیانا لارسن ( Diana Larsen) در کتاب خود موسوم به «جلسات گذشته‌نگر چابک» گفتند که هر جلسه دارای پنج مرحله است. در ادامه از این مراحل می‌گوییم.
۱-راه‌اندازی صحنه
اگر دوست دارید که اعضای تیم با شما در تعامل قرار بگیرند و در پیش‌برد جلسه نقش داشته باشند، لازم است که از آنها بابت حضورشان تشکر کنید. تقدیر از زمانی که صرف حضور در جلسه کرده‌اند به آنها حس وحال خوبی می‌دهد و متوجه می‌شوند که برایشان ارزش قائل هستید.
با ایجاد چنین حسی در اعضای تیمتان، سعی کنید که اهداف جلسات را مشخص و شفاف برای همه شرح بدهید. باید به همه بگویید و مشخص کنید که قرار است در طول رویداد به چه هدفی برسید و چه کنید. مشخص‌کردن زمان‌بندی برای پیش‌برد فرایندهای مختلف در جلسه هم اهمیت دارد. باید همه بدانند که جلسه چقدر طول می‌کشد و زمان‌بندی آن چگونه است. پس از اینکه بستر اولیه کار مهیا می‌شود، طوری جلسه را پیش ببرید که همه بتوانند به‌راحتی در جمع صحبت کنند. یادتان نرود که همه می‌توانند در این رویداد صحبت کنند اما حواستان باشد که مختصرومفید حرف بزنند. نباید صحبت‌ها طولانی و خسته‌کننده شوند.
اگر جلسه خسته‌کننده شود و روند امور در آن مشخص نباشد، اعضای تیم به‌طور ناخودآگاه نسبت به آن دلزده می‌شوند و فکر می‌کنند که چندان برایشان مفید و مناسب نیست. قوانین و اصولی مختصر و مفید برای پیش‌برد جلسات هم داشته باشید و آن را به اعضای تیم اعلام کنید. باید توافق‌هایی درباره برگزاری جلسه مطرح باشد تا تمام اعضا در مسیری یکسان و متحد قرار بگیرند.
۲-دادهها را جمع‌آوری کنید
جلسات تکرار (Iterations) اغلب کوتاه هستند اما تعاملات و رویدادهای مهمی در آنها رخ می‌دهد. دادهها می‌توانند نمادی از اتفاقات رخ‌داده در این جلسات باشند. موضوعات مهم و معناداری که از سوی تیم در جلسات تکرار مطرح شده، در قالب دادهها ارائه می‌شوند و می‌توانند در بررسی و تحلیل رویدادهای جلسه نقش مهمی ایفا کنند. برای مثال، دادهها می‌توانند درباره نقاط تصمیم‌گیری، تغییرات اعضای گروه، دستاوردها، مراسم و جشن‌ها و اقدامات جدید باشند. سنجه‌های مختلفی که در پروژه به کار می‌روند یا هر موضوع دیگری هم امکان بررسی و ارائه با دادهها را دارند.
برای اینکه دادهها حالت کاربردی‌تری برای تیم پیدا کنند، استفاده از تقویم، چارت‌ها، مدارک و مستندات مختلف و ابزارهای دیگر هم فکر خوبی خواهد بود. دادهها را در طول جلسات گذشته‌نگر ارائه کنید. برای ارائه هم از تلفیقی از روش‌های دیداری و گزارش‌های مستند یا شفاهی کمک بگیرید. اگر دادهها متعلق به بازه‌های زمانی مختلف‌اند، استفاده از جدول‌های زمان‌بندی هم مفید واقع خواهد شد.
در صورتی که در ارائه دادهها از ابزارهای دیداری استفاده نکنید، امکان دارد که اعضای تیم نتوانند الگوهای مرتبط با آنها را پیدا کنند و ارتباطات مؤثری شکل نگیرد. پس حواستان به ابزارهای مناسب برای ارائه دادهها هم باشد.
۳-ایده تولید کنید
دادهها بدون تفسیر و تولید بینش مفید نخواهند بود. بنابراین، هر جلسه گذشته‌نگری باید شامل مرحله‌ای باشد که در آن، افراد بتوانند آزادانه درباره بخش‌هایی از کار که خوب یا بد پیش رفته، صحبت کنند. آنها باید بتوانند دلیل موفقیت‌ها یا ناکامی‌ها را شناسایی کنند. در هدایت چنین روندی، نیاز به شخصی در جلسه است که موقعیت‌های مختلف جلسه تکرار پیشین را به‌طور بخش‌بخش مطرح می‌کند و آنچه را در آن جلسه رخ داده، از نقطه‌نظر شکست‌ها و موفقیت‌ها ارائه می‌کند.
لازم است که تیم دست به ارزیابی و بررسی ریسک‌ها و عوامل مختلف در رویدادها و نتایج پیش‌بینی‌نشده هم بزند. برای ارزیابی این ریسک‌ها و عواملی که در شکل‌گیری خروجی‌های پیش‌بینی‌نشده نقش داشته‌اند، احتیاج به استفاده از رویکردی منطقی و قابل‌اندازه‌گیری است. یادتان باشد که آدم‌ها دوست دارند، خیلی زود برای مسائل راهی پیدا و آنها را جمع‌بندی کنند. با داشتن چنین چیزی در ذهن، نباید بگذارید که نخستین راه‌کار خیلی زود و سریع تأیید شود. معمولا اولین راه‌کارهای پیشنهادی بهترین‌ها نیستند.
تولید بینش از داده‌های در دسترس بسیار مهم است. به‌کمک این‌هاست که تیم متوجه می‌شود چطور اقدامات و رفتارهایش روی توانمندی آن برای توسعه اثر می‌گذارند. بدون وجود این مرحله در برگزاری جلسات گذشته‌نگر، کشف روابط علت‌ومعلولی در پروژه سخت می‌شود.
۴-تصمیم بگیرید که چه کاری انجام بدهید
زمانی که اعضای تیم درباره چند راه‌کار قابل‌بحث و بررسی به توافق می‌رسند، فقط باید یک یا دو مورد را از میانشان گلچین کنند. در جلسه تکرار بعدی، درباره این یک یا دو راه‌کار صحبت خواهد شد و تیم تصمیم می‌گیرد که بهترین راه اجرا و اقدام چیست. در مرحله تصمیم‌گیری می‌توان از کارت‌های داستان و آیتم‌های بک‌لاگ هم در طول فرایند برنامه‌ریزی استفاده کرد. چنین چیزی باعث می‌شود که روند روبه‌جلو در طول اجرای برنامه‌های واقعی در جلسه تکرار بعدی ساده‌تر شود.
یادتان باشد که جلسات گذشته‌نگر باید بستری برای حرکت آرام به سمت جلسه تکرار بعدی باشند. پس از نظر زمانی هم باید به برگزاری هر جلسه دقت کنید. برای مثال، جلسه گذشته‌نگر را صبح و جلسه تکرار را در بعد‌ازظهر برگزار کنید.
۵-جمع‌بندی کنید
سعی کنید که جلسات گذشته‌نگر را به‌حالتی بهره‌ور، انگیزه‌بخش و فعال به پایان برسانید. چنین جو و فضایی برای هدایت تیم به سمت جلسه تکرار بعدی لازم است. تمام اعضای تیم باید بدانند که چه چیزهایی ضرورت دارند، شیوه مستندسازی چگونه است و در آینده چه اقداماتی پیش روی خواهد بود. لازم است که در جلسات مشخص شود، چه نکاتی یاد گرفته شده و دستاوردها چه بوده‌اند. اگر چنین جمع‌بندی درباره آموخته‌ها صورت نگیرد، امکان دارد که برخی از نکات به فراموشی سپرده شوند.
نبایدها در جلسات گذشته‌نگر را بشناسید
برای پیش‌برد جلسات گذشته‌نگر به شکلی مطلوب و بهره‌ور، هم باید بدانید که چه اقداماتی را انجام بدهید و هم دور چه اقداماتی را خط بکشید. در ادامه از نکاتی خواهید خواند که بهتر است در جلسات انجام نشوند.
خروج گفته‌ها و نکته‌های جلسات به بیرون
جلسات گذشته‌نگر باید فضا را برای مشارکت عمومی اعضای تیم آماده کنند. حال اگر بنا باشد که هر جلسه ضبط شود و حرف همه زیر ذره‌بین قرار بگیرد، کسی احساس امنیت و آرامش نخواهد داشت.
اگر اعضای تیم حس کنند که حرف‌هایشان به بیرون درز خواهد کرد و قرار است که برای مثال، فیلم ضبط‌شده جلسه در اختیار تیم‌های دیگر سازمان هم قرار بگیرد، احتمالا در جلسه راحت و آزادانه حرف نخواهند زد.
راهحل این مشکل
فقط اعضای تیم باید در جلسات شرکت کنند. برای اینکه از نتایج مثبت جلسات، افراد دیگر سازمان هم بهره ببرند، بهتر است که فقط اقدامات عملی و نکات مهم در اختیار دیگران هم قرار بگیرد. نکات جزئی و مسائل دیگر باید درون‌تیمی باقی بمانند. در صورتی که یک سازمان فکر می‌کند، به‌اشتراک‌گذاری جلسه گذشته‌نگر با تمام بخش‌هایش مفید است، لازم است که رویکرد تازه‌ای در نظر بگیرد و با زیر ذره‌بین قراردادن اعضای تیم حاضر در جلسات، آزادی و راحتی را از آنها نگیرد.
جاه‌طلبی بیهوده
اعضای تیم باید در جلسات گذشته‌نگر واقع‌بین باشند. نباید مجموعه‌ای از برنامه‌های جاه‌طلبانه در جلسه مطرح شوند که شاید هرگز برای جلسه تکرار بعدی، زمان و شرایط انجام‌دادن آنها وجود نداشته باشد. چنین روندی، به‌تدریج باعث دلسردی می‌شود چون فقط از کارهایی صحبت به‌میان می‌آید که فهرست‌شان بلندبالاست و انجام هم نخواهند شد.
راهحل این مشکل
راه‌کار این مشکل ساده است. در هر جلسه، باید موضوعاتی محدود و قابل‌پیگیری مطرح شوند. مثلا، یک موضوع انتخاب شود و مورد تجزیه‌وتحلیل قرار بگیرد. ریشه مشکلات و موضوعات که مشخص شوند، امکان بررسی و پیگیری هم ممکن می‌شود. از تکنیک‌های مختلفی مانند «پنج چرا» یا به انگلیسی 5 Why استفاده کنید و به ریشه مشکلات و مسائل برسید.
اختصاص‌ندادن زمانی برای پیشرفت
برخی از شرکت‌ها، پس از ارائه‌ها درباره کارهای جلسات تکرار، پنج تا ده دقیقه را به گفتن از اقدامات انجام‌شده و روند کار اختصاص می‌دهند. آنها چنین چیزی را جلسه‌ای گذشته‌نگر حساب می‌کنند و تمام. این جلسه گذشته‌نگر نیست و سودی هم برای تیم نخواهد داشت و اگر اعضای تیم واقعا راه‌کارها و ایده‌هایی برای رشد و توسعه داشته باشند، در فقدان جلسه‌ای رسمی و مناسب، امکان طرحشان به‌وجود نمی‌آید.
راهحل این مشکل
نقش مدیر اسکرام در این زمینه بسیار مهم است. اگر تیم ارزش جلسات گذشته‌نگر را به‌خوبی درک نمی‌کند، شاید لازم باشد که کارگاهی آموزشی برگزار و در آن اهمیت این جلسات به اعضای تیم گوشزد شود. البته باز هم تأکید می‌کنیم که در هر جلسه نباید به موضوعات زیادی بپردازید. بیان یک موضوع، بررسی آن و تلاش برای به سامان‌رساندنش در قالب اجرایی کافی است. در این صورت، تیم می‌تواند روند تدریجی رشد را ببیند و متوجه می‌شود که ارزش جلسات گذشته‌نگر و نقش‌شان در توسعه تیمی زیاد است.
نبود مسئولیت‌پذیری
نباید اعضای تیم در جلسات گذشته‌نگر فقط شکایت کنند و از بدبودن اوضاع گلایه داشته باشند. جلسات زمانی سودآور خواهد بود که افراد شرایط را بپذیرند و برای تغییر و توسعه مسئولیت‌پذیر شوند. در جلسات گذشته‌نگر، تلاش بر ایجاد پیشرفت و توسعه است. بدون نتیجه‌گیری درباره اقداماتی که تیم می‌تواند در راستای رشد انجام بدهد، هیچ پیشرفتی ممکن نخواهد بود.
راهحل این مشکل
فقدان مسئولیت‌پذیری تیمی نیاز به رسیدگی دارد. بگذارید که اعضای تیم درباره مشکلات و نواقص صحبت کنند اما در پایان از آنها بپرسید که برای رفع این مشکل چه ایده‌ای در سر دارند؟ نگذارید که همه‌چیز با گلایه‌ای ساده به پایان برسد. مشکلاتی که مطرح می‌شوند، نیاز به پیگیری مسئولانه دارند. اگر از افراد درباره راه چاره بپرسید، پیام شفافی به آنها منتقل می‌شود و درمی‌یابند که تغییر و رفع مسائل در گروی اقدام است.
البته بیشتر تیم‌ها در چنین مواقعی در تله‌ای اسیر می‌شوند که احساس ناتوانی به آنها می‌دهد. یعنی زمانی که از افراد درباره این سؤال می‌شود که راه برون‌رفت از مشکل موردنظرشان چیست، ادعا می‌کنند که کنترل از دستشان خارج است و نمی‌توانند کاری انجام بدهند. یادتان باشد که همیشه کاری هست که اعضای تیم می‌توانند برای بهبود اوضاع و حل مشکلات انجام بدهند. به اعضا کمک کنید که با تحریک خلاقیت خود و شکوفایی آن به راهحل برسند. نگذارید که جلسات فقط به مکانی برای گله و شکایت بدل شوند.
خوش‌بینی کاذب
خوش‌بینی کاذب نداشته باشید. باید بدانید که مشکلات در صورتی حل می‌شوند که به‌طور دقیق بیان و تعریف شده باشند. با امیدواریِ تنها، نمی‌توان راهی به سمت توسعه پیدا کرد. پس اگر قرار است که خروجی‌های شایسته‌ای دریافت کنید، باید موضوعات قابل‌بررسی جهت رشد تیمی را شفاف و دقیق مطرح نمایید. طرح مسائل کلی جوابگو نیست. نباید خوش‌بین باشید که مشکلاتی کلی بدون بررسی دقیق حل شوند.
راهحل این مشکل
اقدامات و عملیات را طوری تعریف کنید که امکان ارزیابی‌شان وجود داشته باشد. باید مشخص شود که هر اقدام طرح‌شده در جلسات به سرانجام رسیده است یا خیر. سعی کنید که با مشخص‌کردن اقدامات و شفاف‌سازی ابعاد انجام آنها، کاری کنید که هر مسئولیت و وظیفه‌ای قابل پیگیری و ارزیابی باشد. اهداف و فعالیت‌هایی مبهم تعریف نکنید تا هرکس بداند که قرار است چه کاری را پیش ببرد و انجام بدهد. با خوش‌بینی بی‌مورد درباره اهدافی گنگ که ابعادی مشخص ندارند، هیچ پیشرفتی حاصل نمی‌شود. اقدامات اجرایی را در بخش‌های جزئی و شفاف تعریف کنید.
بازبینی‌نکردن اقدامات گذشته
یکی از اشکالات تیم‌ها این است که نگاهی به گذشته نمی‌کنند تا دریابند که اقدامات قبلی‌شان به ثمر رسیده است یا خیر. همیشه، درباره اقداماتی صحبت می‌شود که در آینده باید صورت بگیرد اما اگر نگاهی به خروجی‌های قبلی و اقدامات گذشته وجود نداشته باشد، مشکلاتی در مسیر توسعه تیمی رخ خواهد داد.
راهحل این مشکل
هر جلسه گذشته‌نگر باید با مروری بر اقدامات قبلی شروع شود. لازم است که مدیر اسکرام این فرایند را مدیریت کند و به کمک تیم ببیند که اقدامات گذشته به چه سمت‌وسویی رفته‌اند. هر تیمی نیاز به معیارهایی برای سنجش موفقیت و دستاوردهای خود دارد. با وجود شاخص‌های ارزیابی است که تیم‌ها امکان مرور اقدامات قبلی و نتیجه‌گیری درباره آنها را پیدا می‌کنند.
ارجاع تمام مسائل به مدیر اسکرام
ارجاع تمام مسائل به مدیر اسکرام کار درستی نیست. در واقع، او فردی نیست که از عهده حل تمام مشکلات برآید. پس باید تقسیم وظایف صورت بگیرد.
راهحل این مشکل
مسائل و موضوعات مختلفی در هر پروژه‌ای مطرح هستند. لازم است که هر وظیفه‌ای به فردی مناسب در تیم واگذار شود. اگر وظیفه رسیدگی به تمام مسائل به عهده مدیر اسکرام گذاشته شود، هم او از عهده امور مختلف برنخواهد آمد و هم تیم وابستگی شدیدی به این فرد پیدا خواهد کرد. نیاز است که افراد با توانایی‌ها و تخصص‌های مختلف وظایف گوناگون را به عهده بگیرند و اجازه وابستگی تیمی به مدیر اسکرام را ندهند.
در آخر
هر جلسه گذشته‌نگر رویدادی است که در پایان جلسه تکرار انجام می‌شود. این جلسات گذشته‌نگر به تیم نشان می‌دهند که چطور می‌تواند بهره‌ورتر به کارش ادامه بدهد. با آگاهی از اقدامات لازم برای توسعه تیمی، اعضا می‌توانند اقدامات و رفتارهایشان را تغییر بدهند. هر تیمی برای رشد مداوم باید از جلسات گذشته‌نگر کمک بگیرد.
بیشتر بدانید: “۴ پرسش درباره جلسات گذشته‌نگر و کارایی آنها”
