فرایندی ساده و فریبنده برای اولویت بندی پروژه هایی که جنجال و بی‌نظمی به پا نمی‌کنند
استفاده از وایت‌برد، برگزاری جلسات طوفان فکری، یادداشت‌های رنگی و چسباندن آنها به در و دیوار و…، بخش‌های بامزه و مفرح کار تیمی هستند. اما اینها را که به کنار بگذارید، واقعیت‌های سخت نمایان می‌شوند: چطور باید به تمام ایده‌هایی که مطرح شده‌اند، جامه‌عمل بپوشانید، به آنها نظم‌وترتیب بدهید و با اثبات‌شان در شرکت و تیم خود به نتیجه برسید. زمانی که شرکت‌تان با کمتر از ۲۰ نفر کارها را پیش می‌برد، سروسامان‌دادن به اوضاع خیلی ساده خواهد بود؛ همه با هم در مواقع مختلف از جمله زمان ناهار در تعاملند و برنامه‌های آتی در ماه‌های آینده واضح و تعریف‌شده است.
اما ماجرا زمانی سخت می‌شود که با بیش از هزار نفر در شرکت روبه‌رو هستید و احتمالا برای شروع هر کاری نیازمند تشکیل کمیته‌های مختلف و انجام فرایندهای پیچیده هستید. مثلا در شرکتی مانند گوگل بازیگران و ذی‌نفعان مختلفی از جمله فروشندگان، بازاریابان و… در انجام هر پروژه دخیل هستند. پس برای سامان‌دادن به پروژه های تیمی هر شرکت بنا به تعداد نفراتی که در آن مشغول به کار هستند، نیاز به نقشه مسیری خاص در جهت تولید محصولات وجود دارد. در ادامه برای شرکت‌هایی با حدود بیش از ۲۰۰ کارمند به معرفی سیستمی پرداخته‌ایم که مسیر پیشبرد فعالیت‌ها را با ایجاد چارچوبی در قالب: #اکنون، #بعدا و #بعدتر مشخص می‌کند.
تعیین اولویت‌ها در انجام پروژه‌های گوناگون
در سیستم اکنون، بعدا و بعدتر در واقع با نظامی روبه‌رو هستیم که اولویت‌بندی کارها را با سه زمان‌بندی مختلف انجام می‌دهد و طی آن، کارهایی که در دسته‌بندی اکنون و بعدا قرار می‌گیرند در قالب دو، سه‌ماهه انجام می‌شوند و کارهایی که در دسته بعدتر هستند در یک چشم‌انداز زمانی طولانی‌تر صورت خواهند گرفت.
#اکنون
در این سیستم برنامه‌ریزی، کارها برای ۲ تا ۴ هفته آتی انجام می‌شوند. برای تیم‌هایی که اسپرینتی با بسامد دو بار در هفته دارند، این سیستم مفید واقع می‌شود و به روند برنامه‌ریزی‌شان نظم خوبی می‌دهد.
#بعدا
سه‌ماهه بعد از کارهایی که به دسته‌بندی «اکنون» تعلق دارند، برای اموری خواهد بود که در دسته‌بندی «بعدا» قرار می‌گیرند. این بخش از برنامه‌ریزی برای دسته‌بندی و انجام کارها بسیار حساس است. چون بسیاری از پروژه‌ها و امورات مربوط به آنها در جریان انجام هستند و در این بخش، کارها در حال انجام و پیشروی هستند.
#بعدتر
در دسته‌بندی بعدتر هم کارهایی قرار می‌گیرند که تیم کاری مشتاق به انجام‌شان است. اینجاست که شرکت برای نهایی‌کردن کارهایی که در بخش‌های قبلی شروع کرده بود، آستین‌ها را بالا می‌زند. اولویت‌بندی در این بخش از سیستم چندان مهم نیست. چون دیر یا زود تمام اموری که در این دسته قرار می‌گیرند باید پایان پیدا کنند. میزان اختصاصی‌بودن هر بخش از این قسمت هم زیاد نیست و برنامه‌ها در واقع مانند دانه‌هایی هستند که کشت می‌شوند و به‌زودی نتایج‌شان در قالب گیاهانی سبز از خاک بیرون می‌آید.
برنامه‌ریزی
قبل از آنکه تیم‌های کاری در شرکت برای تدوین برنامه‌ای تصمیم بگیرند، نیاز به وجود توافقی درباره اهداف بلندمدت شرکت وجود دارد. مثلا باید مشخص شود که هدف بزرگ شرکت رسیدن به کاربران بیشتر برای نرم‌افزار جدید است و اهرم‌های لازم برای دست‌یابی به هدف‌ها هم تعیین می‌شوند. برای نمونه در مثال افزایش کاربران باید مشخص شود که چه اهرم‌هایی در این زمینه موثر واقع می‌شوند: مثلا تلاش برای سوق‌دادن کاربران به ثبت‌نام در سایت. برنامه‌ریزی برای تیم‌های کاری مبتنی بر اهداف بزرگ شرکتی به کارها نظم و چارچوب می‌دهد.
برای اینکه تیم‌های کاری از این روش استقبال به عمل بیاورند، نیاز به برگزاری جلسات هم‌فکری و در جریان‌قرار گرفتن همه تیم‌ها و گروه‌ها درباره روند کارها و پروژه هاست. در این صورت است که کارکنان احساس تعامل با پروژه‌ها را پیدا می‌کنند و مشتاقانه به پیشبرد کارها کمک می‌نمایند. با وجود دسته‌بندی امور مختلف در سه گروه اکنون، بعدا و بعدتر هم اولویت‌بندی کارها به‌درستی پیش خواهد رفت. چنین سیستمی موجب می‌شود تا زبان و ریتمی مشترک میان اعضای تیم‌های مختلف کاری یک شرکت به‌وجود بیاید.
مدیریت پروژه آسان
از مزایای وجود سیستم برنامه‌ریزی که نام برده شد، می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:
- باوجود سیستم اکنون، بعدا و بعدتر می‌توان با انعطاف‌پذیری بیشتری، کارهای مختلف و وظایف گوناگون برای انجام یک پروژه را در دسته‌بندی‌های مذکور اضافه کرد و جای داد.
- افراد تیم هم راحت‌تر می‌توانند کارهای خود را در دسته‌بندی‌ها جای بدهند و حتی اگر روی چند پروژه به‌طور هم‌زمان کار می‌کنند، تکلیف خود را در مسیر انجام کارها بدانند.
- برنامه‌ریزی و دسته‌بندی وظایف مختلف با وجود این سیستم راحت‌تر می‌شود و می‌توان هر بخش از کار را با اولویت‌بندی مناسبی در یکی از این دسته‌ها قرار داد. در صورت نیاز به تغیر اولویت‌بندی‌ها هم انعطاف خوبی وجود خواهد داشت.
- وجود چنین نظامی باعث می‌شود که پیگیری مسیر انجام پروژه های مختلف هم در میان تیم‌های کاری گوناگون ساده‌تر شود.
پرداخت مالیات کمتر
سیستم اکنون، بعدا و بعدتر طوری است که باعث می‌شود پروژه های مختلف با اولویت‌بندی دقیق و مناسبی پیش بروند. در نتیجه، پرداخت مالیات هم نظمی بهتر به خود خواهد گرفت و قابلیت مدیریت بیشتری پیدا خواهد کرد. به نظر می‌رسد، این روش برای هر تیم و مجموعه‌ای موثر واقع خواهد شد و امتحان‌کردن آن ضرری ندارد.
“چطور نقشه راهی بدون زمان‌بندی به مدیر ارائه کنید؟“
