چطور می‌توانید بهره‌وری تیمتان را افزایش بدهید
هدف از برگزاری جلسات گذشته‌نگر (Retrospectives) معمولا ارائه فرصتی به تیم برای مرور کارهای گذشته و کشف نقاطی است که جای ارتقا دارند. در واقع، تیم با این جلسات کمی توقف می‌کند و نگاهی به عملکرد گذشته‌اش می‌اندازد. برگزاری منظم و مداوم چنین جلساتی منجر به بهبود عملکرد پیوسته تیم می‌شود. اما چطور می‌توان جلسات گذشته‌نگر را مفیدتر برگزار کرد؟ در ادامه درباره این موضوع بیشتر خواهید خواند.
چطور بهترین نتایج را از جلسات گذشته‌نگر بگیرید؟
اهداف متنوعی برای جلسات گذشته‌نگر تعیین می‌شود. بعضی از موارد بلندمدت هستند و برخی هم می‌خواهند که تجربه گروهی را افزایش بدهند. در بعضی از این جلسات نگاهی کمی (quantitative) به تاریخچه فعالیت‌های تیم می‌شود و در برخی هم با انجام تمریناتی مفرح در جلسه سعی به خوشایندترکردن آن می‌شود. در هر حال، علیرغم متفاوت‌بودن سبک‌وسیاق برگزاری جلسات گذشته‌نگر، همگی می‌خواهند بهره‌وری تیمی را بیشتر کنند. تکنیکی که برای تضمین این هدف به کار گرفته می‌شود، «۴ پرسش» نام دارد. سرعت و نتیجه‌بخشی این تکنیک زیاد است و بلافاصله خروجی‌اش را مشاهده خواهید کرد. در ادامه بیشتر از آن خواهید خواند.
به‌طور خلاصه، تکنیک ۴پرسش در جلسات گذشته‌نگر به اعضای تیم کمک می‌کنند که به عملکرد قبلی تیمی (مثلا اقدامات دو هفته پیش) نگاهی داشته باشند و به ۴ پرسش درباره‌شان پاسخ بدهند:
- چه اموری خوب پیش رفته است؟
- چه اموری چندان خوب پیش نرفته است؟
- چه چیزهایی آموخته شده‌اند؟
- چه چیزهایی معماگونه باقی مانده‌اند؟
در مرحله بعدی، براساس پاسخ‌هاست که هر تیم تصمیم می‌گیرد، برای بهبود عملکردش چه کارهایی انجام بدهد. روند ساده‌ای به نظر می‌رسد، نه؟ همین‌طور است. البته دقت کنید که اگرچه بخش‌های مختلف این تکنیک پیچیده نیستند اما لزوما اجرای آنها ساده نخواهد بود. در واقع، شناخت پیش زمینه این تکنیک و اجرای درستش به تیم کمک می‌کند که از آن سود بیشتری ببرد.
جلسات گذشته‌نگر از کجا می‌آیند؟
جلسات گذشته‌نگر در دنیای کارهای تیمی و در میان جامعه دست‌اندرکار در پروژه‌های چابک مشهور هستند. اما تکنیک ۴پرسش از سوی مادر «خانواده‌درمانی» یعنی ویرجینیا ستیر (Virginia Satir) مطرح شد. او روشی ابداع کرد که «بررسی روزانه دما» نام داشت. هدف او این بود که روابط افراد را سالم و شاد نگه دارد. در این روش، مدام سؤالات مختلفی از افراد درباره روابطشان پرسیده می‌شود. تمام پرسش‌ها مبتنی بر وقایعی است که پیش‌تر رخ داده‌اند. این وقایع و گذشته می‌توانند منفی یا مثبت باشند. بنا به گذشته و پرسش‌هایی که درباره‌اش مطرح می‌شود، برای ارتقای وضعیت و بهبود روابط تصمیم‌گیری به عمل می‌آید.
به گذشته نگاه می‌کنیم تا آینده بهتری داشته باشیم
پیش از آنکه وارد جزئیات شویم، لازم است بگوییم که در پاسخ‌دادن به پرسش‌ها همیشه رویکردی گذشته‌نگر وجود دارد. چهار پرسش نگاهی به اقدامات گذشته فرایندهای مختلف دارند. در نهایت، به اقداماتی توجه می‌شود که می‌توانند امکان بهبود عملکرد در آینده را فراهم کنند.
هریک از چهار پرسشی که مطرح می‌شود، نقشی حیاتی در آگاهی پیداکردن نسبت به عملکرد قبلی تیم دارند. جلسات و اقدامات گذشته‌نگر می‌خواهند روند کار تیمی را بهبود ببخشند. در واقع، به کمک آنها مشخص می‌شود که چه کارهایی و به چه شکلی باعث بهبودیافتن پروژه‌ها می‌شوند. با طرح پرسش‌ها ابعاد این مسیر ساده‌تر و شفاف‌تر خواهد شد.
۴ پرسش گذشته‌نگر
-
سؤال نخست – چه اموری خوب پیش رفته است؟
برای ارتقای وضعیت پروژه، تمرکزکردن بر مشکلات طبیعی است. باید ببینید که چه اموری به‌خوبی پیش نرفته‌اند. اما اگر کار را با بررسی اموری شروع کنید که خوب پیش رفته‌اند، جلسات گذشته‌نگر فضایی مثبت پیدا می‌کنند و امکان شناخت و جمع‌بندی نقاط قوت به وجود می‌آید.
اهمیت مثبت‌نگری
چرا مثبت‌نگری اهمیت دارد؟ نخست، به این خاطر که نشان می‌دهد که در جو و فضایی تاریک و پر از مشکل به سر نمی‌برید. با وجود آگاهی از نقاط مثبت، امکان ایجاد تعادل میان آنها و نقاط منفی هم به‌وجود می‌آید. در درجه دوم هم با تأیید شفاف نقاط مثبت کار، فرصت حرکت در مسیری درست و ادامه‌دادن آن مقدور می‌شود. با پیش‌گرفتن چنین راهی، امکان ادامه‌دادن موفق مسیر پیش می‌آید. اگر بخواهیم مثالی در این زمینه بزنیم، می‌توانیم به موارد زیر اشاره کنیم:
- صحبت‌کردن با مشتریان و آگاهی از نقطه‌نظراتی مهم از سوی آنها؛
- جلوگیری از اتلاف وقت و انرژی با ارزیابی عملکرد هر یک از اعضای تیم؛
- جلب رضایت اسپانسرها نسبت به ایده‌های مطرح و ارائه‌شده.
بزرگ و خاص اندیشیدن
بزرگ فکرکردن و داشتن نگاهی کلان به پروژه کار دشواری برای تیم‌ها نیست. اما در کنار این‌ها، مهم است که به جزئیات هم دقت و عمیق‌تر به بررسی مسائل پروژه پرداخته شود. در جلسات گذشته‌نگر هم باید نگاهی خرد داشته باشید و به جزئیات توجه کنید و هم با نگاهی کلان، مسائل را بررسی نمایید. برای نمونه، یکی از اعضای تیم مطرح می‌کند که کمک هم تیمی‌اش به او برای انتشار مطالبی در فضای مجازی در راستای پروژه چقدر مطلوب و مفید بوده است. مطرح‌کردن جزئیاتی این‌چنینی در کنار حفظ نگاهی کلان به پروژه مطلوب و مفید از کار درخواهد آمد.
-
سؤال دوم – چه اموری چندان خوب پیش نرفته‌اند؟
پرسش دوم می‌تواند مشکلات و مسائل و نارضایتی‌های اخیر تیم را مرتفع کند. معمولا هم معروف‌ترین پرسش در میان ۴ پرسش همین مورد است. نباید از مطرح‌شدن این سؤال غافل‌گیر شوید چون امکان بهبود عملکرد آتی در گروی آن است. برای بهبود وضعیت همیشه بهترین نقطه شروع کار، جایی است که مشکلاتی وجود دارد. با اصلاح ایرادات است که امکان پیشرفت حاصل می‌شود.
هدف این پرسش تعریف چیزهایی است که از نظر بعضی از افراد تیم به‌خوبی پیش نرفته‌اند و از حالت ایدئال فاصله دارند. برای پاسخ‌دادن به پرسش دوم در تکنیک چهارسؤالی، نگاه‌کردن به اتفاقات رخ‌داده اهمیت زیادی دارد. باید بازخوردها نسبت به امور انجام‌شده مشخص باشد. برای نمونه، ممکن است که یک تیم متوجه شود، مدت‌زمان زیادی که صرف تصمیم‌گیری برای فرایند سفارش‌دهی کرده است، نیاز به کوتاه‌شدن دارد. این پرسش می‌تواند نقش مهمی در بهبود روند هر پروژه داشته باشد.
در پرسیدن این سؤال، دو نکته مهم وجود دارد. نخست اینکه روی مشکل و نقص موجود تمرکز می‌شود و بعد به کمک بررسی آن، این پرسش به‌وجود می‌آید که چطور می‌توان مشکل را رفع و روند کار را بهتر کرد. با مشخص‌شدن مشکل و ایراد، هم قضاوتی درباره کار شکل می‌گیرد و هم راه‌کاری برای مرتفع‌کردن آن مطرح می‌شود. نگاهی گذشته‌نگر به مشکلات پیشین، راه را برای تغییر و بهبود اوضاع باز می‌کند.
مشاهدات گذشته و بازگشایی راهی برای بهبود آینده
به تفاوت میان این دو عبارت دقت کنید:
-دو بخش از کار از سوی مشتریانمان کنار گذاشته شدند؛
-کاش مشتریان نسبت به آنچه واقعا امکان ارائه دارد، کمی واقع‌بین‌تر بودند.
عبارت نخست رویکرد و نگاهی ساده به وضعیت دارد. راه‌کاری محدود و مشخص هم برای حل مشکل طرح‌شده ارائه می‌کند. این راه‌کار با چنین دیدگاهی نسبت به مشکل می‌تواند مسأله اصلی را نادیده بگیرد و به عمق ماجرا پی نبرد. در این مرحله از کار، هدف این است که از تعریف راه‌کار اجتناب شود چون محدودکردن خود به یافتن راه‌حل باعث می‌شود که انتخاب‌های کمتری به‌وجود بیاید. اما اگر فقط به وضعیت موجود نگاهی دقیق و عمیق شود، امکان یافتن انتخاب‌ها و گزینه‌های متنوع برای رفع مشکل و فرصت بهبوددادن وضعیت پیش می‌آید.
تمرکزکردن بر حقایق
مثالی دیگر در این زمینه مطرح می‌کنیم. برای نمونه، دو عبارت درباره پروژه مطرح می‌شود:
-جلسات سه‌شنبه ما به‌کندی پیش می‌روند؛
-در جلسات سه‌شنبه اسیر جزئیات می‌شویم و پیش نمی‌رویم.
گرفتارشدن در رسیدگی به جزئیات می‌تواند مانع از پیش‌برد کار در جلسات شود. چنین چیزی برای افرادی که از جزئیات گریزان‌اند، اصلا خوشایند نیست. این در حالی است که شاید توجه به جزئیات برای سایر حضار مهم و قابل‌توجه باشد. برای بهبود وضعیت، بهتر است که مشکل موجود در پروژه به‌طور شفاف مطرح شود و به‌جای اینکه فقط یک راه‌کار برای حل آن در نظر گرفته شود، گزینه‌های متنوعی شکل بگیرند. معطوف‌شدن بر حقایق موجود کمک بزرگی به یافتن راه‌کارهایی جهت برون‌رفت از مشکلات می‌کند و جلسات گذشته‌نگر را بدل به بستری برای ارتقای وضعیت موجود هر پروژه می‌کند.
حفظ مثبت‌نگری در تیم
زبان طرح مسائل و شرح وضعیت در جلسات هم اهمیت زیادی دارد و باید طوری انتخاب شود که فضای تیم را مثبت نگه دارد. همه انسان‌ها تمایل به نگاه‌کردن به حقایق و کشف راه‌حل برای مشکلات دارند. البته این را هم نمی‌توان نادیده گرفت که بسیاری از افراد در مواجهه با تضادها و نظرات مختلف برای حل مسائل در گیرودار بحث‌ها خسته می‌شوند و کم می‌آورند.
با تمرکز بر وقایعی که واقعا رخ داده‌اند، امکان حفظ انرژی اعضای تیم به‌وجود می‌آید. همه باید بدانند که دقیقا چه چیزی رخ داده است. همان‌طور که می‌دانید، تیمی مثبت‌نگر و باانگیزه که انرژی حرکت به‌سوی جلو را از درون خودش تأمین می‌کند، قدرت فوق‌العاده‌ای دارد.
- سؤال سوم – چه چیزهایی آموخته شده‌اند؟
این پرسش بسیار مهم است و باعث می‌شود که اعضای هر تیم متوجه موضوعات و نکاتی شوند که شاید از نظرشان جا مانده است. چنین پرسشی به شما کمک می‌کند که ببینید از کارها و اقدامات‌تان در مسیر پیش‌برد پروژه چه چیزهایی یاد گرفته‌اید. مثال‌هایی از این موضوع را ببینید:
-ما متوجه شده‌ایم که هنگام فکرکردن به موضوعی سخت و مهم، فاصله‌گرفتن از رایانه مفید است.
-ما متوجه شده‌ایم که اگر قبل از نشستن پشت سیستم رایانه، درباره اهدافمان شفاف‌تر باشیم، کمتر دچار حواس‌پرتی می‌شویم.
البته دقت کنید که امکان یادگیری از نکات منفی هم وجود دارد. برای مثال، ممکن است که یک تیم دریابد، اقدامات لحظه‌آخری خوب نیستند و ارزش ریسک‌کردن ندارند.
به‌کارگیری آموخته‌ها در مسیر پروژه
این پرسش حواستان را به یادگیری جمع می‌کند. ضمن اینکه بستری می‌سازد که در آن دیگران هم امکان بهره‌مندی از آموخته‌ها را به‌دست می‌آورند. چنین چیزی هم در گروی به‌کارگیری نکات آموخته‌شده در راستای پیش‌برد پروژه مقدور می‌شود. مطرح‌کردن نکات یاد گرفته‌شده برای جلب توجه افراد به سمت نکات مهم پروژه کافی خواهد بود. اگر بگویید که چه چیزهایی از پروژه یاد گرفته‌اید، دیگران خودشان تصمیم می‌گیرند که از آن نکات بهره ببرند یا خیر. در هر حال، حواس خودتان و دیگران را به سمت نکات مهم تجربه‌شده در پروژه جلب می‌کنید.
-
سؤال چهار – چه چیزهایی معماگونه باقی مانده‌اند؟
معماها و پرسش‌های باز همیشه در مقابل پرسشی قرار می‌گیرند که در بخش قبل مطرح شد (سؤال سوم). سؤال چهارم معطوف به مواردی است که دوست دارید پاسخی برایشان داشته باشید اما ندارید. به مثال‌هایش دقت کنید:
-چرا تعداد افرادی که جذب تبلیغات محصولمان می‌شوند، کمتر و کمتر شده است؟
-چرا زمان انجام بعضی از کارهایمان دو برابر زمانی است که هفته گذشته صرف می‌کردیم؟
-محصول در کدام بخش‌ها هماهنگ و متناسب با استراتژی پورتفولیوی نهایی‌مان می‌شود؟
همان‌طور که می‌بینید، معماها نشان می‌دهند که خلأ و شکافی در اطلاعات و دانشمان نسبت به شرایط وجود دارد. ضمن اینکه فرصت ایدئالی برای ابراز نگرانی‌ها و تردیدها یا موضوعات حساس دیگر به‌وجود می‌آورند. سؤالات این‌چنینی بدون نیاز به توضیحی اضافی، نگرانی‌هایتان را به‌طور شفاف مطرح می‌کنند. چنین پرسش‌هایی می‌توانند فکر اعضای تیم را درگیر کنند و منجر به تولید بینش و خروجی‌های مثبت شوند.
پرسش‌های مشارکت‌ساز
به تفاوت این دو پرسش دقت کنید:
-چطور می‌توانیم ارتباط و جریان درخواست‌ها را از سمت خودمان به تیم فروش بهبود بدهیم؟
این پرسش می‌تواند به شکلی تهاجمی‌تر هم مطرح شود:
-تطبیق‌دادن ما از نظر سرعت و حجم کار با تیم فروش دشوار است. چه باید کرد؟
در جلسات گذشته‌نگر بعدی‌تان، احتمال دارد که بخواهید این پرسش را به معما بدل کنید. کدام پرسش؟ چه چیزهایی به‌خوبی پیش نرفته‌اند؟
مطمئن باشید که چنین روندی از سوی مدیریت پروژه هم با استقبال بهتری روبه‌رو می‌شود و مشارکت بیشتر افراد را به همراه دارد. ویرجینیا ستیر فرد باهوشی بوده و این تکنیک را به‌دقت طراحی کرده است.
۴ پرسش را به راهی برای بهبود و ارتقای وضعیت تبدیل کنید
با مطرح‌کردن ۴ پرسش مذکور، دیدی درباره آنچه در پروژه انجام شده، به‌دست خواهید آورد. گام بعدی این است که آموخته‌ها از این پرسش‌های گذشته‌نگر را به اقدامات اجرایی تبدیل کنید. این اقدامات همان مواردی هستند که فکر می‌کنید، ارتقا و بهبود شرایط را به همراه می‌آورند.
با توجه به اینکه فرصت زیادی برای ارتقا و بهبود اوضاع وجود دارد، بهتر است که در هر بازه زمانی فقط روی بخشی از کار جهت بهترشدن وضعیت تمرکز کنید. ساده‌ترین راه برای رسیدن به چنین هدفی، این است که تیم به تمام ۴ پرسش مطرح‌شده پاسخ بدهد و سه مورد از مهم‌ترین و ارزشمندترین موضوعاتی را شناسایی کند که در پروژه نیاز به پیگیری دارند.
پیگیری برخی از مشکلات نیاز به شناسایی ریشه‌ها و علت‌هایشان دارد. برای مثال، ممکن است که احساس کنید، رسیدگی به این موضوع مهم و ارزشمند است: زمانی طولانی برای سفارش‌دهی صرف می‌کنید.
پس از گفت‌وگویی کوتاه، معلوم می‌شود که با مراجعه به فردی مشخص، امکان این وجود دارد که مشکل سریع‌تر حل شود. در این صورت، اقدام بعدی این خواهد بود که ببینید آیا دسترسی به چنین فردی ممکن و ساده است یا خیر.
مثال دیگر در این‌باره چیست؟ برای نمونه، شاید تیمی به این نتیجه برسد که رسیدگی به این موضوع اهمیت دارد: در چه بخش‌هایی از کار، امکان تطبیق‌دادن بیشتر محصول با استراتژی پورتفولیوی نهایی مقدورتر است. در این صورت، تیم از مدیر پورتفولیوی محصول می‌خواهد که جلسه‌ای ترتیب بدهد و درباره سبد محصولات ارائه‌ای برای سایرین داشته باشد و بگوید که چطور می‌توان استراتژی سبد محصولات را با محصول در بلندمدت تطبیق داد.
چطور می‌توان محیط کار را بهبود بخشید؟
حالا که با تمام پرسش‌های مهم آشنا شدید، شاید بخواهید بدانید که به‌طور دقیقه چطور می‌توان محیط کاری را ارتقا داد. اگر تیمتان نیاز به مرور گذشته‌نگر برای ارتقای پروژه در آینده دارد، بهتر است که با جلسات گذشته‌نگر آشنا شوید. آگاهی اعضای تیم با این رویکرد هم مفید خواهد بود. چنین رویکردهایی ساده و در عین‌حال کاربردی هستند. روش ۴پرسش می‌تواند به شما در ارتقای وضعیت پروژه‌های تیمتان کمک کند.
