در تیم‌سازی، باید این نکته را بدانید که افراد تیمتان هستند که شکست یا موفقیت‌تان را رقم می‌زنند. شاید به برون‌سپاری امور تخصصی فکر کرده باشید یا شاید از دیگران خواسته باشید که برایتان تیم بچینند اما باید بدانید که هیچ‌یک به‌اندازه زمانی که خودتان تیم می‌سازید، شما را به موفقیت نزدیک نمی‌کنند. در این مقاله، درباره گام‌های لازم برای ساختن تیم گفته می‌شود.
بخش نخست: استخدام
برای تمرکز در این بخش از تیم‌سازی، نیاز به توجه به موارد محدودی وجود دارد. این فرایند به توسعه و راه‌اندازی تیمی محلی و کنترل آن از راه دور شباهت زیادی دارد. چالش‌ها و مشکلاتی در استخدام و گزینش افراد از راه دور وجود دارد. برای مثال، تمرکزکردن روی موضوعات زیر کمی سخت می‌شود:
- تحلیل جزئی نیازهای تیم؛
- ارزیابی رفتار و نه مهارت‌های افراد؛
- آماده‌کردن فرایند مصاحبه و گزینش؛
- سروسامان‌دادن به مصاحبه‌ها؛
- تصمیم‌گیری.
همه این‌ها نیاز به توضیح دارند. در ادامه از آنها خواهید خواند. اما یکی از مهم‌ترین چالش‌ها در کنار این‌ها، مسأله اعتماد است. اگر نتوانید به افراد تیمتان اعتماد کنید یا فکر کنید که شیوه رهبری و مدیریت افراد تیم دورکار با اعضای تیم حضوری‌تان فرق دارد، یعنی در دردسر افتاده‌اید.
اعتمادکردن است که می‌تواند به شما در استخدام و کارکردن با افراد درست کمک کند. برای همکاری مطلوب با تیم‌های دورکار یا غیردورکار باید بتوانید اعتماد را در میان افراد به‌وجود بیاورید. زمانی که افراد دورکار متوجه می‌شوند به آنها اعتماد دارید و حتی در بعضی از بخش‌های کار به آنها آزادی‌عمل و قدرت تصمیم‌گیری داده‌اید، بهتر عمل می‌کنند.
در ادامه می‌خواهیم از چالش‌هایی صحبت کنیم که پیش‌تر درباره استخدام افراد از راه دور مطرح شد. ضمن اینکه تعریفی از تیم موفق هم ارائه می‌شود. تیم موفق می‌تواند دورکار یا غیردورکار باشد. هیچ فرقی وجود ندارد. ساختار موفقیت یکسان است و نتایج کیفی و کمی تیم‌های موفق به هم شباهت دارند؛ چه در حالت دورکار و چه حالت حضوری.
تحلیل جزئی نیازهای تیم
ساختن هر تیمی با مروری بر نیازهای تیمی و کاری شروع می‌شود. برای درک جزئیات نیازهای تیم، فقط به مهارت‌های حرفه‌ای لازم نگاه نکنید. باید کار تجزیه‌وتحلیل نیازها را با بررسی و مرور تمام فرایند کاری بسنجید. در این صورت، احتمال پیداکردن افراد مناسب تیم هم بیشتر می‌شود. در این زمینه، پرسش‌های زیر می‌توانند راه‌گشا باشند:
- تیپ شخصیتی اعضای تیم چگونه باشد؟ تیم قبلی‌ام چطور بوده است؟ به افرادی با انرژی بالا و معاشرتی نیاز دارم یا افرادی آرام و متمرکز؟ مدیریت تیم‌های دورکار و غیردورکار می‌تواند چالش‌برانگیز باشد. پس اگر افرادی با تیپ‌های شخصیتی مناسب انتخاب کنید، کارتان راحت‌تر می‌شود. یکی دیگر از نکات مهم در این زمینه، انتخاب تیپ‌های شخصیتی متنوع ولی سازگار با هم است. اگر قرار باشد که همه افراد تیم تیپ‌های شخصیتی یکسانی داشته باشند، کار دشوار می‌شود و تضادهایی به‌وجود می‌آید.
- به چه سطحی از ارتباطات در تیم نیاز است؟ آیا تیم موردنظر به‌طور مستقیم با دپارتمان‌های مختلف سازمان کار می‌کند؟ ارتباطاتش چگونه است؟ با مشتریان و ارباب‌رجوع‌ها در ارتباط قرار می‌گیرد؟ جلساتی با مدیران ارشد خواهد داشت؟ بهتر است که به جذب افرادی فکر کنید که می‌توانند بایستند و نظراتشان را مطرح کنند. خیلی خوب است که نظرات و مشکلات مطرح و حل شوند. در غیر این صورت، مسائل و چالش‌هایی حل‌نشده در کار باقی می‌مانند.
- ساختار کاری چیست؟ آیا در کار جزئیاتی وجود دارد که رسیدگی به آنها را می‌توان به اعضای تیم ارجاع داد؟ آیا محیط کاری بسیار چابک است و نیاز به همکاری تنگاتنگ با اعضای تیم وجود دارد؟ به‌دنبال افرادی هستید که باانگیزه و پرشور هستند یا افرادی که از تمام دستورات و الگوها بی‌حرف و بحث پیروی می‌کنند؟
با درک درست از اعضای مناسب برای تیم، می‌توانید به‌سراغ مهارت‌های لازم و چیدن سلسله‌مراتب بروید. انتخاب افراد مناسب و چیدن ترکیبی از تخصص‌ها و تیپ‌های شخصیتی به آگاهی نیاز دارد. نباید طوری این کار را پیش ببرید که کنترل پُست‌های مختلف شغلی سخت شود.
تدوین شرح شغلی
تدوین چنین چیزی چندان سخت نیست. اگر بدانید که تیمتان به چه چیزهایی نیاز دارد، خیلی راحت می‌توانید شرح شغلی اعضا را هم مشخص کنید. بخش دشوار ماجرا فقط آنجاست که باید ضمن انتخاب افرادی با مهارت‌های مناسب به تیپ شخصیتی‌شان هم توجه کنید. شرح شغلی در واقع، حکم بروشور بازاریابی و تبلیغ را برای کارکنان احتمالی‌تان دارد. پس باید طوری آن را بنویسید که منجر به جلب‌نظر افراد مناسب شود. همین شرح شغلی برای ارزیابی اعضای تیمتان هم کاربرد خواهد داشت. دقت کنید که استخدام افراد برای تیم دورکار با جذب نیرو برای پروژه‌های برون‌سپاری متفاوت است. در این مسیر، باید هم به مهارت‌های حرفه‌ای موردنیاز افراد دقت کنید و هم حواستان به هماهنگی‌شان با فرهنگ سازمانی‌تان باشد.
توجه به رفتارها و نه مهارت‌ها
بهره‌مندی از حضور افرادی که از نظر روحیه و شخصیت با تیم سازگارند بسیار مهم‌تر از جذب کسانی است که از نظر حرفه‌ای و تخصصی قابل و ماهر هستند. فرد مناسب چه کسی است؟ شخصی که انگیزه و شوق کارکردن دارد و در ضمن از مهارت‌های کافی برای انجام کارهایش هم برخوردار است. زمانی که با متقاضیان کار مصاحبه می‌کنید، حواستان باشد که فرد موردنظر چطور با افراد دیگر و اعضای تیم ارتباط برقرار می‌کند. یادتان نرود که اگرچه بهره‌مندی از مهارت‌های تخصصی مهم هستند اما اهمیت‌شان به‌اندازه شخصیت افراد نیست. شما می‌توانید با آموزش، سطح مهارت و تخصص افراد را بالا ببرید اما تغییر شخصیت و رفتار آدم‌ها کار ساده‌ای نیست.
در دنیای سریع و چابک امروز، نیازمندی‌هایمان مدام تغییر می‌کنند. محصولات تازه‌ای ساخته می‌شوند و قدیمی‌ترها کنار می‌روند. با استخدام افراد مناسب است که می‌توانید با این حجم از سرعت و تغییر خود را سازگار کنید.
ابتکار و خلاقیت
ابتکار و خلاقیت چیزی نیست که بتوانید آن را آموزش بدهید. پس در استخدام باید به دنبال کسانی باشید که این ویژگی را دارند و می‌توانند با تکیه بر ابتکاراتشان کار را پیش ببرند. امکان دارد که ساعت کاری اعضای تیم دورکارتان با شما کمی متفاوت باشد. نیروهای دورکار زمان زیادی از کارکردن را به‌تنهایی و در سکوت می‌گذرانند. ممکن است که در این مسیر به مشکل هم برخورد کنند و بعضی از چیزها را به‌طور دقیق ندانند. برای همین، در استخدام باید به‌دنبال افرادی بگردید که مبتکر هستند و خودشان می‌توانند راه مناسب برای حل مشکلات را پیدا کنند. در مصاحبه برای جذب نیرو از آنها بپرسید که تجربه‌شان در حل مسأله‌ای به شیوه مبتکرانه را شرح بدهند.
مصاحبه و پرسیدن سؤالات
احتمالا در هر شرکت و سازمانی مجموعه‌ای از پرسش‌ها وجود دارد. شما می‌توانید این سؤالات را در مصاحبه از فرد متقاضی بپرسید. مصاحبه فرصت خوبی برای ارزیابی متقاضیان است. سؤالات می‌توانند به شما بگویند که فرد چه چیزهایی می‌داند یا ظرفیت یادگیری چه چیزهایی را دارد. با مصاحبه و طرح پرسش‌هایی مناسب از ظرفیت افراد، رفتار و واکنش‌هایشان باخبر می‌شوید. اگر قرار است که نیروهایی دورکار به شما بپیوندند در مصاحبه، حواستان را به موقعیت‌های زیر جمع کنید:
- متقاضی موردنظر توانایی یافتن راه‌حل برای مشکلات فنی و تخصصی پیچیده را دارد؟
- این فرد می‌تواند بدون نظارت مداوم هم کارش را پیش ببرد؟
- مهارت‌های ارتباطی فرد به‌ویژه به‌شکل تلفنی و از راه ایمیل چگونه است؟
برای مثال، اگر سؤالی بپرسید و فرد به شما بگوید که نمی‌داند اما می‌تواند پاسخش را پیدا کند، یعنی نشانه خوبی از توانایی حل مسأله خود را به رخ کشیده است. این روزها که مصاحبه‌های راه دور از طریق اسکایپ و… ممکن شده، می‌توانید به آن فرد چند دقیقه زمان بدهید و ببینید که می‌تواند پاسخ را پیدا کند یا خیر. این روش، راه خوبی برای محک‌زدن واکنش او خواهد بود.
هدایت مصاحبه‌ها
مصاحبه‌های ویدئویی از راه اسکایپ یا نرم‌افزارهای مشابه هم به‌شدت توصیه می‌شوند. این روش‌ها هم ساده و سریع هستند و هم باعث می‌شوند که فاصله‌ها از بین بروند و با متقاضیان دورکار به‌راحتی حرف بزنید. یادتان باشد که مصاحبه‌ها ارتباطی دوسویه میان شما و متقاضیان هستند. نباید فکر کنید که متقاضی یک کالاست و شما برای خرید او آمده‌اید. شما هم باید درباره وضعیت شرکت و موقعیت شغلی صحبت کنید و فرد مقابل را در جریان بگذارید. در واقع، هردوی شما هستید که برای همکاری با یکدیگر تصمیم می‌گیرید. در بسیاری از موقعیت‌های شغلی، یافتن فردی که به‌خوبی از عهده کار برآید، چندان ساده نیست. پس فکر نکنید که قدرت دست شماست و این فقط شما هستید که انتخاب می‌کنید. به نکات زیر هم دقت داشته باشید:
- مصاحبه را با یک یا دو نفر پیش ببرید. از مصاحبه‌های گروهی پرهیز کنید. هدف این است که محیطی آرام برای متقاضی به‌وجود بیاورید که امکان بروز بهترین نسخه خود را داشته باشد. قرار نیست در فضای استرس‌زایی قرار بگیرد که به او اجازه ارائه توانایی‌هایش را نمی‌دهد.
- به آدم‌ها احساس مهم و خاص‌بودن بدهید. یادتان باشد که شما برای موفقیت به آنها نیاز دارید. این نیاز دوسویه است.
- به افراد اجازه بدهید که افکارشان را بگویند و پرسش‌هایشان را مطرح کنند. این کار هم به آنها احساس خاص‌ومهم‌بودن می‌دهد و هم فرصتی برای شماست تا آنها را بهتر بشناسید.
جمع‌بندی فرایند
یکی از حساس‌ترین بخش‌های فرایند مصاحبه و جذب این است که پیشنهاد کاری‌تان از سوی یک متقاضی مناسب رد شود. چنین چیزی را نمی‌خواهید. درست است؟ زمان زیاد و فرایندهای مختلفی را برای جذب نیروی مناسب طی کرده‌اید و طبیعی است که می‌خواهید او در کنارتان بماند. در این مواقع، پیشنهاد می‌شود که به آن فرد پیام بدهید و از او بخواهید که فرصت شغلی و ویژگی‌هایش را مرور کند. به او شماره تماس منابع انسانی و افراد مرتبط دیگر را بدهید و بگویید که هرگونه شبهه و پرسش او به‌سرعت پاسخ داده خواهد شد. چنین کاری به فرد متقاضی نشان می‌دهد که چطور روابط و مسیر ارتباطی در سازمانتان پیش روی او خواهد بود. ضمن اینکه احساس خاص‌بودن هم به متقاضی موردنظر پیشکش می‌شود. چنین حرکتی مؤدبانه و مفید است.
بخش دوم: مدیریت تیم و افراد استخدامی
پس از اینکه تیم و اعضای موردنظرش را استخدام کردید، تازه کار اصلی‌تان شروع می‌شود. استخدام و جذب نیروها پایان کار نیست. قدم بعدی، تلاش برای مدیریت تیم است. باید کاری کنید که افرادتان در کنار یکدیگر به بهترین شکل کار کنند.
شکل‌دادن به تیم، درگیری، ایجاد هنجارها و شروع عملیات
زمانی که در تیمتان تغییراتی ایجاد می‌کنید یا به‌طور کلی، تیم تازه‌ای تشکیل می‌دهید، نیاز به شناخت افراد پیدا می‌کنید. باید ببینید که اعضا چه کسانی هستند، سؤتفاهم‌ها و تضادها را کشف کنید و به آنها فرصت بدهید که یاد بگیرند با یکدیگر همکاری کنند. بعد از این مراحل است که می‌توانید از تیمتان انتظار کارکردن داشته باشید. چنین روندی درباره جذب افراد تازه و ساختن تیم‌های جدید دیده می‌شود. البته پروژه‌ها و فرایندهای جدید هم روند مشابهی دارند. به عنوان رهبر باید توانایی مدیریت این بخش را داشته باشید و به تیم کمک کنید که سریع‌تر روی غلتک بیافتد. البته نباید سرعت‌تان آن‌قدر زیاد باشد که پایه‌های اساسی کار به‌درستی شکل نگیرد.
شکل‌دادن به تیم
این مرحله شبیه ماه عسل است. هنوز آدم‌های تیمتان در حال شناخت یکدیگر هستند و ادب و تعارف میانشان وجود دارد. بعضی‌ها در مکالمات حضور فعال دارند و برخی دیگر هم ترجیح می‌دهند که کمی بااحتیاط رفتار کنند. زمانی که تیمتان به دو بخش دورکار و حضوری تقسیم می‌شود، مدیریت روابط کمی پیچیده‌تر هم خواهد بود. چون امکان دارد که ارتباطات به‌درستی شکل نگیرد یا هر گروه، دیگری را در حکم تهدیدی برای خود ببیند. اگر درست عمل کنید، چنین چیزی اتفاق نمی‌افتد و ساختن تیم با اعضای حضوری و دورکار هم خیلی زود میسر می‌شود.
برای مدیریت این وضعیت، باید اعضای تیم را به یکدیگر معرفی کنید و به همه اطمینان بدهید که هیچ‌کس نادیده گرفته نخواهد شد. وظیفه آموزش به اعضای تیم و هماهنگ‌کردن آنها را به‌عهده نیروهای ارشد و باتجربه بگذارید. به‌مرور، همه در کار خود در جای درستی قرار می‌گیرند.
درگیری
زمانی که تعارف‌های اولیه از بین می‌رود، شخصیت واقعی اعضای تیم کم‌کم نمایان می‌شود. امکان درگیری میان افراد و شکل‌گیری بحث‌ها هم دور از ذهن نخواهد بود. چنین موقعیت‌هایی بسیار چالش‌برانگیز هستند. از جمله چالش‌ها می‌توان به این موقعیت‌ها اشاره کرد: زمانی که بیش از یک نفر به‌دنبال رئیس‌شدن و تصاحب رهبری است یا زمانی که نقش و جایگاه آدم‌ها به‌درستی تعریف نشده است. در این مواقع، افراد احساس خطر می‌کنند. در چنین شرایطی، دورکاربودن افراد می‌تواند به آتش شکل‌گرفته هیزم بریزد. امکان نادیده‌گرفتن کارهای خوب هم‌تیمی‌ها یا تلاش برای ایرادگیری و سیاه‌نمایی هم وجود دارد. زمانی که اعضای تیم احساس خطر کنند، محیط پر از دشمنی و تخاصم می‌شود.
برای مدیریت این وضعیت باید قبل از هرچیز عوامل خارجی مزاحم را خاموش کنید. نقش‌ها و روابط را تعریف و اهداف بلندمدت و کوتاه‌مدت تیمی را اعلام کنید. تهدیدهای محتمل را از میان بردارید و اجازه خراب‌کاری به آنها ندهید. یعنی هرچیزی که می‌تواند آرامش تیمی را مختل کند، از بین ببرید. سعی کنید که قوانین و اصولی مبتنی بر ارزش‌های همکاری و تبادل نظر به‌وجود بیاورید. اگر نیروهای دورکار هم در تیمتان حاضرند، حتما باید قوانین ارتباطی مشخصی میان اعضا تعریف کنید. کلید موفقیت در این بخش از کارتان، به‌وجودآوردن احترام متقابل میان تیم‌ها و آدم‌هاست. زمانی که میان افرادتان احترام باشد، همه مشکلات و تضادها خودبه‌خود حل می‌شوند.
ایجاد هنجارها
بعد از اینکه تضادهای شخصی میان افراد از بین رفت و نقش‌ها به‌درستی تعریف شدند، تیم شروع به تمرکز بر تکمیل‌کردن وظایف می‌کند. زمانی که آدم‌ها احساس می‌کنند در تیم قرار دارند، هم را درمی‌یابند و سعی در کمک‌کردن به هم خواهند داشت. قوانین تیمی هم در این مسیر تعریف و پالایش می‌شوند. در این مرحله، دیگر خبری از مشکلات درون‌تیمی نخواهد بود و مشکل تازه، احتمالا تضاد تیم با محیط خارج از خود خواهد بود.
هم‌هدف‌شدن اعضای تیم باعث می‌شود که تضاد منافعی به‌وجود نیاید و مسیر حرکت‌کردن به سمت هدف هموار شود. ایجاد هنجارهای تیمی مستلزم توزیع تمرکز و توجه بر افراد و کارهای مختلف است. به عنوان یک رهبر باید اعضای تیمتان را به همکاری با یکدیگر و حل تضادها تشویق کنید. دقت داشته باشید که پذیرش تفاوت‌ها و تضادها به عنوان یک هنجار فکر بدی نیست اما آنچنان هم سازنده نخواهد بود. در واقع، کافی نیست. نکته دیگری که باید در نظر بگیرید، این است که اگر دیدید، کارها روی غلتک افتاده، سریع احساس امنیت و آرامش نکنید. این مسیر همچنان نیاز به هدایت و مراقبت دارد. در غیر این صورت، ممکن است که دوباره به دام مشکلات پیشین بیافتید و به نقطه قبلی بازگردید.
اجرای عملیات
در این بخش از کار، تیم به بهینه‌ترین حالت خود می‌رسد و انگار گروهی از افرادِ دوست و آشنا در حال کارکردن در کنار یکدیگر هستند. دیگر مسائل و تضادها هم حل شده و اگر نیرو یا تیمی به‌خوبی در کنار دیگران کار نمی‌کرده، حذف شده است. حالا مجموعه‌ای از افراد هماهنگ با یکدیگر مشغول کارکردن هستند و نیروهای دورکار و حضوری در کنار هم به‌خوبی وظایفشان را پیش می‌برند. در این مرحله، تمرکز مدیریت باید به‌جای آدم‌ها، معطوف به کار و پروژه‌ها شود. البته همچنان نیاز به حفظ یکپارچگی اکوسیستم تیم وجود دارد.
مراحل بالا می‌توانند در قالب یک چرخه مدام تکرار شوند. چرا؟ چون به‌طور پیوسته، آدم‌ها و پروژه‌ها تغییر می‌کنند و نیاز به مدیریت همیشگی اوضاع وجود دارد. هر تغییر اساسی که رخ بدهد، لازم است که دوباره فرایند شکل‌دادن به تیم، درگیری، ایجاد هنجارها و شروع عملیات تکرار شود.
آموزش‌دادن
یکی دیگر از نکات مهم در تیم‌سازی، رسیدگی به مقوله رشد و آموزش مداوم است. چه تیمتان دورکار باشد و چه نه، لازم است که مدام برنامه‌های یادگیری و آموزش را برای اعضا ارائه کنید. هم باید به آموزش نکات فعلی و وظایف جاری بپردازید و هم حواستان به توسعه فناوری‌ها و آموزش نکات تازه و جدید حرفه‌ای باشد. آموزش‌دادن دو فایده اساسی دارد. نخست اینکه به اعضای تیمتان برای رشد فرصت می‌دهید و دوم اینکه شانسی برای نگهداشت و جذب نیروهای خبره پیدا می‌کنید. در این زمینه، آموزش‌دادن اعضای دورکار هم ضروری است. نباید فکر کنید که این نیروها کاملا متعلق به شما نیستند و از سرمایه‌گذاری روی آنها خودداری کنید. اگر در حفظ و آموزش‌شان دقت و انرژی به‌خرج بدهید، نتایج بسیار بهتری خواهید گرفت.
حواستان به ارزش نیروهای دورکار باشد. گاهی همکاری با افراد خبره به‌شکل دورکار بسیار مفیدتر از نیروهای حضوری است. در واقع، شاید از تخصص و کیفیتی برخوردار باشند که امکان پیداکردن آن در میان نیروهای حضوری وجود ندارد. آموزش درون‌تیمی در کنار بهره‌بردن از آموزش‌های خارجی بسیار مفید است. اگر شخصی از میان تیمتان به آموزش دیگران بپردازد، ضمن به ارمغان‌آوردن یادگیری می‌تواند روابط تیمی را هم بهبود بدهد.
در آخر
به‌کارگیری این نکات می‌تواند به شما در ساختن تیمی مناسب کمک کند. ضمن اینکه به پیش‌رفتن پروژه‌هایتان در مسیری موفق‌تر هم منجر می‌شود.
بیشتر بخوانید: “آینده فرایند جذب نیرو و استخدام به شیوه ربایشی خواهد بود”
