در این مقاله می‌خواهیم ایده‌هایی برای مدیریت بهتر جلسات چابک گذشته‌نگر (agile retrospectives) مطرح کنیم. این ایده‌ها به شما یاد می‌دهند که چطور از نظر بصری اطلاعات را در جلسات مذکور جذاب‌تر ارائه بدهید. اهمیت این جلسات بسیار زیاد است و اسکلت هر تیم، پروژه و سازمانی را می‌سازند. درباره جلسات و پروژه‌ها با رویکرد چابک حرف و ایده زیاد است اما تا زمانی که رویکردی گذشته‌نگر و مروری به‌میان نباشد، معنای چابک‌بودن لحاظ نخواهد شد. در این متن وارد جزئیات نمی‌شویم و فقط پیشنهادهایی مطرح می‌کنیم که به کارتان خواهند آمد. اگر دوست دارید که درباره برگزاری جلسات چابک گذشته‌نگر اطلاعات وسیع‌تری داشته باشید، پیشنهاد می‌کنیم که کتاب «رویکردهای گذشته‌نگر چابک: تیم‌های خوب را عالی کنید» را بخوانید. این کتاب نوشته دایانا لارسن (Diana Larsen) و استر دربی (Esther Derby) است. برای اینکه بدانید در این کتاب از چه چیزهایی صحبت شده، برایتان از عناوین مهمش می‌گوییم:
صحنه را آماده کنید؛
- مطمئن شوید که همه در جلسه احساس امنیت و راحتی دارند.
داده‌ها را جمع‌آوری کنید؛
- بدانید که چه اتفاقاتی افتاده است و مطمئن شوید که همه افراد در یک مسیر قرار دارند و متحد هستند.
بینش تولید کنید؛
- داده‌ها را برای یافتن علت معلول‌ها تجزیه‌وتحلیل کنید.
تصمیم بگیرید که چه کنید؛
- چه تحقیقات و اقداماتی می‌توانند رشد و پیشرفتی یک‌درصدی در هر روز به ارمغان بیاورند.
جمع‌بندی کنید؛
- بی‌مقدمه جلسه را تمام نکنید. همیشه کاری مخصوص برای جمع‌بندی کار در نظر داشته باشید.
برای هریک از این بخش‌ها می‌توانید فعالیت‌هایی مخصوص در نظر بگیرید. برای مثال، در مرحله جمع‌آوری داده‌ها، می‌توانید روی این موضوع متمرکز شوید که چه اقداماتی خوب پیش رفته‌اند و چه مواردی بد.
بسیاری از تسهیل‌گران یا مدیران جلسات اسکرام همیشه فعالیت‌های یکسانی را در طول جلسات گذشته‌نگر در نظر می‌گیرند. بدترین حالت این است که افراد حاضر در جلسه از قبل یادداشت‌هایی را روی برچسب‌ها می‌نویسند و با ورود به جلسه، آنها را روی تخته می‌چسبانند. زمانی که با چنین تیم‌هایی صحبت می‌کنید، متوجه می‌شوید که اغلب از خسته‌کننده‌بودن جلسات گلایه دارند. این افراد معتقدند که جلسات دیگر جذاب نیستند و بهره‌وری ندارند. اگر تسهیل‌گری اقدام به برگزاری جلسات کند که از شیوه کار باخبر نیست، نتیجه همین خواهد بود.
اما اگر تسهیل‌گری جلسات گذشته‌نگر را مدیریت کند که به کار آگاه است، همه‌چیز جذاب، پویا و غافل‌گیرکننده پیش خواهد رفت. اعضای تیم هم از شرکت در جلسه لذت خواهند برد. قرار نیست در اینجا شیوه تسهیل‌گری را برایتان بازگو کنیم. فقط پیشنهاداتی برای جذاب‌ترشدن جلسات و تزریق هیجان به کار برایتان داریم. می‌خواهیم توصیه‌هایی برای جذاب‌شدن ابعاد بصری ارائه در جلسات داشته باشیم. اگر می‌خواهید که روند کار دوست‌داشتنی و خیره‌کننده باشد، باید ارائه را به‌کمک ابزارهای بصری و رنگارنگ جذاب کنید.
“الگوهایی برای جلسات سرپایی روزانه؛ ماجرا از چه قرار است؟”
این توصیه‌ها از کتاب‌ها و سایت‌های مختلف جمع‌آوری شدهاند. حتی اگر نقاشی و طراحی‌تان خوب نیست هم باید خود را در ارائه محدود نکنید و از رنگ و ابزارهای بصری کمک بگیرید. با ما همراه هستید؟
1- صحنه را آماده کنید
توصیه‌ها برای این بخش را ببینید. در هر قسمت، مثالی بصری به همراه شرحی بر آن را مطرح می‌کنیم.
دستورالعمل اصلی
پیش از اینکه فعالیت اصلی را شروع کنیم، من همیشه این تصویر را نشان می‌دهم و بلند از روی آن می‌خوانم. اگر تناقض و تضادی در این دستورالعمل اصلی و کلی برگزاری جلسه احساس کنم، مشکل بزرگی پیش خواهد آمد. در نتیجه، نیاز به صحبت‌کردن با اعضای تیم و مدیریت پروژه پیش می‌آید. البته این بحث و تبادل نظر بنا به سطح بلوغ تیم پیش خواهد رفت.
یک واژه
از حضار در جلسه بخواهید که جلسه تکرار پیشین (iteration) را فقط با یک کلمه توصیف کنند. همه باید به شکلی مختصر و مفید صحبت کنند. از آنها بخواهید که تک‌واژه منتخبشان را شرح بدهند و اجازه بدهید که در صورت وجود، الگویی را درباره نظرشان ارائه بدهند یا اگر بحث و نظری دارند هم مطرح کنند.
طراحی اسپرینت
این مورد هم شبیه پیشنهاد بخش قبلی است. اما در این مورد باید از دیگران بخواهید که نظرشان درباره مرحله تکرار پیشین (iteration) را ترسیم کنند. از آنها بخواهید که این کار را روی برچسب‌ها انجام بدهند. عنوان برچسب اصلی هم «ترسیم اسپرینت» است.
ای‌اس‌وی‌پی (ESVP)
ابتدا باید گروه‌های موجود در تصویر را توضیح بدهید:
- بخش اول یا همان کاوشگر (Explorer) کسی است که درباره جلسه گذشته‌نگر هیجان دارد و مایل است چیزهای تازه کشف کند و یاد بگیرد.
- بخش دوم یا همان خریدار (Shopper) کسی است که از حضور در جلسه خوشحال است و می‌خواهد چیزهای تازه یاد بگیرد.
- بخش سوم یا همان مسافر (Vacationer) کسی است که از فاصله‌گرفتن از میز کارش ابراز رضایت می‌کند و خوشحال است.
- بخش چهارم یا همان زندانی (Prisoner) اصلا به جلسه علاقه‌ای ندارد و حضورش در آن، حکم تنبیه را برایش دارد.
از افراد جلسه بخواهید که احساساتشان را روی برچسب‌ها بنویسند. برای نشان‌دادن احساس می‌توانند از حرف ابتدای موارد بالا یعنی E، S، V یا P کمک بگیرند. سپس باید برچسب‌هایشان را تا کنند و به تسهیل‌گر بدهند تا آمار احساسی افراد نسبت به جلسه را مشخص کند. یادتان باشد که این نظرات باید ناشناس باقی بمانند.
در نهایت، نتیجه موردبررسی قرار می‌گیرد. اگر همه خود را زندانی معرفی و ابراز کرده باشند، باید آنها را به حرف بیاورید و ببینید که چرا چنین احساسی دارند.
آب‌وهوا
از افراد جلسه بخواهید که برچسبی را با حال‌وهوای آب‌وهوایی متناسب با احساس‌شان نسبت به جلسه تکرار پیشین نشان بدهند؛ ابری، بارانی، نیمه‌بارانی و آفتابی. درباره نتایج صحبت کنید. این تبادل نظر زمانی مهم‌تر هم می‌شود که برخی از حضار گزینه آفتابی را انتخاب کرده‌اند و برخی بارانی.
چه حسی دارید؟
درباره حسی که افراد دارند یا در مرحله تکرار پیشین داشته‌اند هم بپرسید. از آنها بخواهید که از شکلک‌های تصویر بالا برای ابراز احساساتشان استفاده کنند. یادتان باشد که بعضی‌ها درباره حس دقیق هر شکلک سوال خواهند کرد. به آنها بگویید که مهم نیست و هر برداشتی را که می‌خواهند داشته باشند. بعد از اینکه هرکس شکلک مخصوص به خود را انتخاب کرد، دلیلش را از او بپرسید. هر برداشتی که داشته باشند، نیاز به شرح آن دارند.
چقدر رضایت دارید
از افراد بخواهید که احساس‌شان را درباره تیم مطرح کنند. این‌بار هم باید نظرات ناشناس بماند. میزان رضایت کلی را براساس فهرست تصویر بالا اندازه بگیرید و درباره نتیجه نهایی صحبت کنید. البته دقت کنید که دست‌تان در تهیه هر فهرستی برای شناسایی نظر افراد درباره تیم و نظرسنجی‌کردن از آنها کاملاً باز است.
استفاده از لگوها
این پیشنهاد کاملا مشخص است. باید چه کنید؟ از اعضای تیم بخواهید که با لگو احساس‌شان درباره اسپرینت قبلی را نمایش بدهند. همین!
کارت‌های طرحدار
از افراد بخواهید که یکی از کارت‌های طرحدار را انتخاب کنند. این کارت باید نمایشگر احساس هر فرد نسبت به جلسه تکرار پیشین باشد. هر مجموعه‌ای از کارت‌های طرحدار در این زمینه کاربردی خواهد بود و قانون و شکل خاصی از کارت موردنظر نیست. مهم این است که کارت‌ها بتوانند ایده و نظر افراد را تحریک کنند.
قدرت‌های فوق‌عادی
در جلسات گذشته‌نگرتان از تِم ابرقهرمان‌ها استفاده کنید. از افراد بپرسید که قدرت فوق‌عادی‌شان چیست؟ بخواهید که به شما بگویند، چه مهارت و شایستگی خاصی دارند که آن را به تیم تزریق و وارد کرده‌اند؟ از همه درخواست کنید که قدرت و ویژگی ابرقهرمانی‌شان را روی برچسبی بنویسند و در صورت نیاز، توضیحاتی هم درباره آن بدهند.
فصل‌ها
از اعضای تیم درباره احساس‌شان نسبت به اسپرینت قبلی یا موضوعی خاص سؤال کنید. آنها می‌توانند احساساتشان را با فصل‌ها ابراز کنند. هر فصل را نماد مجموعه‌ای از حس‌ها قرار بدهید. برای نمونه، زمستان نماد سردی، کُندی، دنج‌بودن و ماندن در فضایی داخلی و محیطی بسته است. بهار نشانگر تازگی، رشد، نور و رویش باشد. تابستان را نمادی از احساساتی مانند شادی، شوق، گرما و بیرون‌رفتن بدانید. پاییز را هم نماینده تغییر، رنگارنگ‌بودن، وزش باد و حرکت به سمت تاریکی معرفی کنید.
زغال یا الماس
در این بخش هم از احساسات افراد درباره اسپرینت یا جلسات تکرار قبلی بپرسید. نظرشان چه بوده است؟ اگر همه‌چیز ایدئال بوده، باید آن را الماس معرفی کنند و اگر اصلا دلخواهشان نبوده هم از زغال به عنوان نمادی از نامناسب‌بودن جلسه قبلی کمک بگیرند.
۲- داده‌ها را جمع‌آوری کنید
در این مرحله، مجموعه‌ای از داده‌ها را جمع می‌کنید. سعی کنید که حقایق را به‌جای نظرات و ایده‌ها مطرح کنید. اگر درباره موضوعی خاص حرف می‌زنید، مطمئن شوید که داده‌ها با آن موضوع مرتبط هستند. می‌توانید این بخش را با گام بعدی یعنی تولید بینش ترکیب و تلفیق کنید.
شبکه جشن‌گرفتن
شما بابت شکست جشن می‌گیرید یا پیروزی؟ هیچ‌کدام. شما باید یادگیری را جشن بگیرید. ناحیه سبز موجود در تصویر بخش‌هایی هستند که باید به‌خاطرشان جشن بگیرید. از افراد بخواهید که درباره اقدامات مختلفی که در جلسه تکرار پیشین انجام شده، مواردی را که قابل جشن‌گرفتن هستند، جدا کنند و داخل این چارت قرار بدهند. شکست‌ها، موفقیت‌ها و اقداماتی را که از آنها درس گرفته‌اید در این چارت بگنجانید. این را هم بدانید که بعضی از تیم‌ها با دیدن این چارت کمی گیج می‌شوند و نیاز به توضیح دارند.
شادی، غم، جنون و تحسین
از تیمتان بخواهید که درباره جلسه تکرار قبلی احساساتشان را مطرح کنند. بگویند که اقدامات انجام‌شده، شادی‌آور بوده؟ غم‌انگیز؟ دیوانه‌وار؟ در کنار این‌ها، کارت‌هایی برای تشویق هم داشته باشید. از اعضای تیم بخواهید که نسبت به ایده‌ها و نظرات خوب دست‌ودل‌باز عمل کنند و به یکدیگر آفرین بگویند. یعنی ابراز احساس به این شکل را هم به تیم بیاورید. خودتان به عنوان نخستین نفر، این کار را انجام بدهید تا همه یاد بگیرند که روند کار چگونه است.
چهار شکلک بیان احساس
اعضای تیم درباره رخدادهای پروژه صحبت کنند و آنها را در یکی از دسته‌بندی شکلک‌ها قرار بدهند. جالب‌ترین حالت زمانی پیش می‌آید که افراد تیم، رخدادهای مشابه را در دسته‌بندی‌های متفاوتی قرار می‌دهند.
رادار
این توصیه راهی برای دریافت بینش‌های مختلف به‌طور هم‌زمان است. موضوعات مختلفی را که می‌خواهید درباره‌شان نظر اعضای تیم را بپرسید، مشخص کنید. آنها را برای اعضا شرح بدهید و هریک را روی یکی از رأس‌های چارت بگذارید. هر خط منتهی به رأس‌ها را درجه‌بندی کنید (مثلا از صفر تا ۱۰). بعد از هر نفر بخواهید که به موضوع موردنظر روی چارت نمره بدهد. نتیجه نهایی نظرسنجی به این سبک را بررسی کنید و ببینید که چه چیزی دستگیرتان می‌شود.
پسندیده، آموخته، ناقص، خوشایند
روش دیگری که می‌توانید برای مدیریت جلسات گذشته‌نگر استفاده کنید، استفاده از چارت تصویر بالاست. ۴ دسته‌بندی داشته باشید: چیزهایی که درباره تکرار پیشین از سوی افراد پسندیده شدهاند، چیزهایی که یاد گرفته شدهاند، کارهایی که ناقص مانده‌اند و مواردی که خوشایند بوده و افراد نسبت به آنها حس خوبی داشته‌اند.
شگفت‌انگیز، تعجب‌برانگیز یا نگران‌کننده
این فعالیت مربوط به اسکرام است و می‌تواند برای ارزیابی رضایت اعضای تیم درباره اقدامات مختلف اسکرام هم استفاده شود. سه چارت در این روش برای بررسی نقش‌ها، مصنوعات ساخته‌شده و رویدادهای اسکرام در نظر گرفته می‌شود. از اعضای تیم بخواهید که درباره هریک از این‌ها چه احساسی دارند و جایگاه اقدامات و عناصر مختلف را روی چارت‌ها پیدا کنند. گام بعدی کار هم صحبت‌کردن درباره نتایج به‌دست آمده است. باید افراد توضیح بدهند که چرا برخی از اقدامات را در بخش شگفت‌انگیز قرار داده‌اند یا دلیلشان برای گذاشتن آنها در بخش تعجب‌برانگیز یا نگران‌کننده چه بوده است.
۵ اختلال و مشکل هر تیم
روش اختلالات و مشکلات هم جالب است و به شما نشان می‌دهد که چگونه می‌توانید مشکلات و نقص‌های تیم را به‌طور بصری نمایش بدهید. ابتدا رادار یا چارتی مطابق تصویر اول تهیه کنید و در آن به موضوعات قابل‌ارزیابی مختلف در تیم مانند مسئولیت‌پذیری، تعهد، تضادها و… نمره‌دهی کنید. سپس از هرم تصویر بعدی کمک بگیرید و عناوینی را که در چارت اولیه نمره‌دهی کرده‌اید، به‌ترتیب در هرم مرتب کنید و بچینید.
چه اتفاقی افتاده است؟
این روش به‌شدت ساده است. فقط باید از اعضای تیم بخواهید که درباره وقایع رخ‌داده در مرحله تکرار قبلی صحبت کنند و آنها را در دسته‌بندی‌هایی بنویسند. همین!
ابرقهرمان
روش ابرقهرمان هم پیشنهاد دیگری برای جمع‌آوری داده‌هاست. از اعضای تیم درباره اقداماتی بپرسید که واقعا عالی بودند. درباره موارد عجیب‌وغریب هم سوال کنید. بپرسید و ببینید که چه چیزهایی به نظرشان بد بوده است. باید مشخص شود که جرئت انجام چه اقداماتی وجود نداشته است. مشابه این روش را در بخش‌های قبلی هم مطرح کردیم اما این مدلی جذاب‌تر و بامزه‌تر است.
نقاط خوب و نقاط نگران‌کننده
توصیه این بخش هم ساده است و روش دشواری ندارد. کافی است که اعضای تیم را در گروه‌های دونفره تقسیم کنید و از آنها بخواهید که درباره چیزهایی که خوب پیش رفته و مواردی که نگرانشان کرده، صحبت کنند. در گام بعدی، یکی از اعضای گروه باید به گروهی دیگر بپیوندد و آن‌یکی در گروه می‌ماند و فهرست موارد قیدشده را پیش خود نگه می‌دارد. این چرخش افراد میان گروه‌های مختلف ادامه پیدا می‌کند تا امکان بحث و نشر بینش‌های مختلف میان همه اعضا به‌وجود بیاید. پس از اینکه همه افراد در میان گروه‌های مختلف چرخیدند، همگی باید درباره نتایج به‌دست آمده صحبت کنید.
ما انجام می‌دهیم و ارزش قائل می‌شویم
اگر می‌خواهید از این روش استفاده کنید، باید نخست مشخص کنید که به چه اقداماتی محقق‌شده و پایان‌یافته می‌گویید. بعد هم از اعضای تیم بخواهید که هریک برای خود یک هم‌گروهی پیدا کنند. سپس هر گروه شروع به دسته‌بندی کارهای صورت‌گرفته در دو بخش کنند؛ بخشی مخصوص کارهایی که انجام می‌دهید و بخشی که مربوط به کارهایی است که برایشان ارزش قائل هستید. دوباره افراد را از هم‌گروهی‌هایشان جدا کنید و مجدد، افراد باید با هم‌گروهی‌شان اقدام به تعیین فهرست‌ها کنند. در نهایت، گروهی برنده خواهد بود که نتایج رتبه‌بندی فهرست‌هایش در هر بار مشابه هم باشد. این روش برای جمع‌آوری داده‌ها از اعضای تیم مناسب است. در آخرین گام آن هم باید درباره چیزهایی که گروه‌ها نوشته‌اند، همگی با هم بحث و گفت‌وگو کنید.
اقدامات خوب و مناسب، چیزهایی که یاد گرفته شده، موارد متفاوت و معماها
با این روش هم می‌توانید از افراد بخواهید که اقدامات صورت‌گرفته در جلسه تکرار پیشین را در ۴ گروه تقسیم‌بندی کنند. این چهار گروه چیست؟ اقدامات و کارهایی که خوب پیش رفته‌اند، کارهایی که آموزنده بوده‌اند، مواردی که متفاوت پیش رفته‌اند و کارهایی که معماگونه و گیج‌کننده بوده‌اند.
۳- بینش تولید کنید
در این مرحله، سعی کنید که ریشه مسائل و الگوهایی برای آنچه پیش آمده و وجود دارد، کشف کنید. در ضمن، حواستان به آگاهی‌بخشی جمعی میان اعضای تیم هم باشد. امکان تلفیق بخش تولید بینش و جمع‌آوری داده‌ها هم وجود دارد. برای همین، در این بخش توصیه‌های زیادی برایتان نداریم.
لگو
از اعضای تیم بخواهید که چیزی با لگوهای آجری بسازند. چیزی که درست می‌کنند باید نمادی از مرحله محتمل بعدی کار تیمی باشد. این کار به افراد کمک می‌کند که درباره مسائل و راه‌کارهای احتمالی فکر کنند. از همه بخواهید که لگوی ساخته‌شده‌شان را شرح بدهند.
۴- تصمیم بگیرید که چه کنید
یافتن ریشه مسائل کار ساده‌ای نیست. تعریف اقداماتی قابل‌اجرا در این زمینه دشوارتر هم هست. برای این مرحله هم پیشنهادات پرتعدادی نداریم. در مرحله تصمیم‌گیری برای اقدام‌کردن، نقش تسهیل‌گران بسیار مهم است و باید تیم را به چالش بکشند.
گام بعدی
فقط کافی است که روی یک برچسب، این‌ها را بنویسید: چه چیزی، چه کسی، چه موقع. امکان این هم وجود دارد که این پرسش‌ها را برای موضوعات متنوع طرح کنید یا اهداف مختلف را دسته‌بندی نمایید و درباره هریک به این پرسش‌ها پاسخ بدهید.
چه‌کسی، چه‌چیزی، چه زمانی
این مورد هم تقریبا شبیه پیشنهاد قبلی‌مان در چند خط بالاتر است. اعضای تیم باید بنویسند که چه کسی اقدامات مختلف پروژه را انجام خواهد داد و هر فعالیت و اقدام هم چیست. زمان لازم برای اجرای هر کار هم باید مشخص باشد. تعریف هر فعالیت و اقدام مهم است و باید مطمئن شوید که برای اعضای تیم واضح‌اند و همه خود را موظف به اجرایشان می‌دانند.
فعالیت‌های هوشمندانه
در اینجا هم چارت دیگری را می‌بینید که نشان می‌دهد، تیم چطور می‌تواند فعالیت‌های مختلفش را تعریف کند. در این مورد، باید اقدامات هوشمندانه یا smart مشخص شوند. هر حرف از این واژه نماینده یکی از ویژگی‌های فعالیت و اقدام موردنظر است:
- S؛ کارها و فعالیت‌های مشخص.
- M؛ اقدامات قابل‌ارزیابی و سنجش.
- A؛ اهداف قابل‌تحقق و وصول.
- R؛ اقدامات معناداری که مشکلات را حل می‌کنند.
- T؛ کارهایی که در چارچوب زمان‌بندی پیش می‌روند.
هر فعالیت و اقدامی باید ویژگی‌های بالا را داشته باشد؛ یعنی تعریف مشخصی برای آن وجود داشته باشد، قابل‌ارزیابی و سنجش باشد، اهداف قابل‌وصولی داشته باشد، معنادار باشد و مشکلات را حل کند و در زمان‌بندی مشخصی پیش برود.
۴- جمع‌بندی کنید
مرحله نهایی جلسات گذشته‌نگر چابک برای مرور است. باید جمع‌بندی داشته باشید و از اعضای تیم تشکر کنید. یادتان باشد که همین جمع‌بندی هم می‌تواند در حکم نقطه شروع بعدی مورد استفاده قرار بگیرد.
سطح انرژی اسپرینت بعدی
از همه بخواهید که برچسبی را روی یکی از سطوح انرژی در تابلو بگذارند و نشان بدهند که میل و اشتیاقشان برای جلسه بعدی چقدر است. اگر سطح انرژی نهایی پایین باشد، باید فکری کنید و مشکل را حل نمایید.
ارزش
اعضای تیم در این روش باید برچسبشان را روی بخشی از شکل بگذارند که ارزش جلسه را نشان می‌دهد. ببینید که مجموع نظرات چیست؛ چند درصد ارزش بالا را انتخاب کرده‌اند؟ چند رأی به ارزش متوسط داده شده است؟ اگر همه متفق‌القول، رأی به ارزش پایین داده‌اند، باز هم نیاز به اصلاحاتی در برگزاری جلسات و روند کار وجود خواهد داشت.
تابلوی دیواری آفرین
اعضای تیم در این روش باید کارت آفرین به روندی بدهند که در جلسه پشت سر گذاشته‌اید. هرکس می‌تواند به نقاطی که از نظرش مثبت بوده، آفرین بگوید. کار را خودتان شروع کنید و اولین نفری باشید که کارت آفرین را روی تابلو نصب می‌کند. در این صورت، مسیر کار را به دیگران هم یاد می‌دهید و متوجه می‌شوند که باید چه کنند.
تک‌حرف نهایی
در این روش هم اعضای تیم باید فقط یک کلمه نهایی درباره جلسه را روی تخته بنویسند. از آنها بخواهید که کلمه‌شان را تفسیر کنند. کلمه‌ای که می‌نویسند باید درباره جلسه تکرار پیشین و جلسه‌ای باشد که در آینده برگزار خواهد شد. یادتان نرود که اگرچه جلسه‌تان تمام شده اما این تابلو می‌تواند شروع بحثی تازه باشد.
بازخورد لگو
افراد حاضر در جلسه باید با لگوهای آجری بازخوردشان نسبت به کار را نشان بدهند. از آنها بخواهید که چیزی بسازند و حس‌شان را نشان بدهند. با این کار بازخوردی از آنها دریافت خواهید کرد. رنگ آجرهای لگو هم نماینده حس‌های مختلف افراد خواهد بود. برای مثال، استفاده از لگوی سبز نشان می‌دهد که جلسه از سوی افراد پسندیده شده، لگوی نارنجی نشان از مطلوبیت نسبی دارد و قرمز هم به معنای این است که جلسه چندان مطلوب نبوده است.
دارت
سیبل دارتی شبیه تصویر بالا درست کنید و از اعضای تیم بخواهید که ببینند، دارت را باید در کدام دایره بنشانند. یکی از دایره‌ها می‌گوید که موضوعات موردعلاقه اعضا در جلسه مطرح شده است. سیبل یا دایره دیگر نشان از امکان آزادانه صحبت‌کردن اعضا در جلسه دارد و سیبل آخر هم می‌گوید که اعضا به رشد و پیشرفت بیشتر در جلسه بعدی‌شان امیدوارند و اعتقاد دارند.
روتی (ROTI)
روش روتی هم یکی از روش‌های پیشنهادی در کتاب استر و دایاناست که پیش‌تر در بخش ابتدایی مقاله معرفی کردیم. روتی (ROTI) مخفف Return Of Timeاست. در این روش، اعضای تیم باید بگویند که در لحظه حضورشان در جلسه چه حسی داشته‌اند. در واقع، پای هیچ فعالیت اجرایی خاصی به‌میان نیست و همه باید بگویند که درباره زمانی که صرف این جلسه کرده‌اند چه احساسی دارند.
تیم ابرقهرمان‌ها
روی این تابلو هم ویژگی‌های ابرقهرمانی تیم از نظر اعضا نوشته می‌شود. چنین روشی می‌تواند جمع‌بندی و پایانی خوشایند و مثبت برای جلسه باشد.
عالی و درجه‌یک یا شاد و خوشحال
برای آگاهی از احساسات اعضای تیم از آنها بخواهید که چیزهایی را که در جلسه خوشحالشان کرده، مطرح کنند. از آنها بخواهید که درباره مواردی که فکر می‌کنند، عالی و درجه‌یک بود هم نظرشان را بگویند. برای ابراز این نظرات از شکلک‌های موجود روی تابلو در تصویر بالا استفاده کنید.
توئیتر
تابلوی توئیتری‌تان را آماده کنید. از اعضای تیم خواهش کنید که مانند پُست‌های توئیتر، فقط با ۱۴۰ کاراکتر، نظرشان را درباره جلسه گذشته‌نگر مطرح کنند.
پرسش‌های ساده
در نهایت، آخرین پیشنهادمان هم مطرح‌کردن دو سؤال است. یکی اینکه از اعضای تیم بخواهید به شما بگویند که چه چیزی از آخرین اسپرینت یاد گرفته‌اند. دیگر اینکه از آنها بپرسید که از کسی که کاری ارزشمند در خلال اسپرینت برایشان انجام داده، تشکر کنند. با این دو سؤال به اعضای تیم حق انتخاب می‌دهید که درباره یکی از دو موضوع یعنی یادگیری یا تقدیر از دیگری صحبت کنند. ضمن اینکه پایان‌بندی مثبتی هم برای جلسه تعیین می‌کنید.
در آخر
از این روش‌ها استفاده کنید و یادتان باشد که برای مدیریت بهتر جلسات، ابزارهای مناسب هم در اختیارتان باشد. برای نمونه، تابلوهای مناسب، ماژیک، برچسب و… همراه داشته باشید. توصیه‌ها و روش‌های مذکور در این مقاله را به کار بگیرید و جلسات گذشته‌نگرتان را به‌خوبی مدیریت کنید.
