تعریف
جلسات بازنگری جلساتی هستند که اعضای تیم در آنها به‌طور منظم با یکدیگر ملاقات می‌کنند. هدف هم ارائه بازخوردهایی شفاف درباره رویدادهای قابل‌توجه در مسیر پیش‌برد پروژه‌هاست. در هر جلسه بازنگری به نکات و وقایع مهم جلسه و فعالیت‌های پیشین توجه می‌شود. اعضای تیم در این جلسات سعی می‌کنند که برای رفع مشکلات یا ارتقا و بهبود وضعیت تصمیم‌گیری کنند.
جلسه های بازنگری معمولا با حضور تسهیل‌گران و با شکل و سبکی مشخص مدیریت می‌شوند. شکل‌های متنوعی برای مدیریت جلسات این‌چنینی وجود دارد و مدت‌زمانشان هم می‌تواند از ۱ تا ۳ ساعت باشد. وجود تسهیل‌گری برای مدیریت جلسه توصیه می‌شود چون در این صورت، تمام اعضای تیم فرصتی برای صحبت‌کردن پیدا می‌کنند.
توضیحی درباره جلسه بازنگری
اصطلاح بازنگری (retrospective) از سوی نرم کرث (Norm Kerth) مطرح شد. از آنجایی که این اصطلاح از اصطلاحات دیگری مانند جلسه توجیهی یا جلسه پایانی بررسی عملکرد، معنی و حالت مثبت‌تری القا می‌کند، به‌سرعت از سوی جامعه پروژه‌های چابک (Agile) پذیرفته شد. به این جلسات، جلسه بازنگری اسپرینت (sprint retrospective) یا جلسه تکرار بازنگری (iteration retrospective) هم گفته می‌شود.
نکات مهم درباره جلسات بازنگری
- جلسه بازنگری برگزار می‌شود تا احساسات و حقایقی را فاش کند که اثرات قابل‌سنجش و اندازه‌گیری روی عملکرد تیمی دارند. این جلسات به خلق ایده‌هایی کمک می‌کنند که به بهبود پروژه منجر می‌شوند. ایده‌های مذکور براساس مشاهدات صورت‌گرفته مطرح می‌شوند. البته این جلسات باید از حد حرف فراتر بروند تا کاربردی و مفید باشند.
- در جلسات بازنگری همه حضار باید آنچنان احساس راحتی داشته باشند که بتوانند حرف بزنند و نظرشان را مطرح کنند. تسهیل‌گران در این میان وظیفه ایجاد اعتماد برای افراد مختلف را دارند. بنابراین باید دقت شود که اگر مدیران در این جلسات باشند یا بحثِ سلسله‌مراتب سازمانی به‌میان بیاید، امکان دارد که همه نتوانند حضوری خوشایند و راحت را در جلسه تجربه کنند.
- ممکن است، جلساتی که با حضور همه افراد سازمان برگزار می‌شوند، هزینه‌هایی تحمیل کنند و به‌خوبی پیش نروند. برای مثال، نبود اعتماد میان اعضای جلسه، خستگی افراد، کمبود آمادگی برای مدیریت مطلوب جلسه و مطرح‌نکردن موضوعات مهمی که به واسطه حضور همه اعضا کمی حساس هستند از دلایلی است که جلسات را در مسیر خوبی پیش نمی‌برد. خروجی چندان مطلوبی از چنین جلسه‌ای دریافت نمی‌شود.
- جلسات بازنگری مؤثر معمولا منجر به تصمیم‌گیری می‌شوند و امکان عملی‌شده ایده‌ها را به‌وجود می‌آورند. البته باید دقت کرد که امکان ندارد در یک جلسه، درباره مسائل متعدد صحبت شود و همه به نتیجه برسند. مطرح‌کردن چند مسأله محدود هم کار درستی نیست. در واقع، باید تعادل در این زمینه رعایت شود و به اندازه کافی به تعداد قابل‌مدیریتی از مسائل و موضوعات پرداخته شود.
- گاهی این مشکل وجود دارد که موضوعاتی مشابه در جلسات بازنگری مطرح می‌شوند. این موضوعات همراه با اقدامات عملی پیش نمی‌روند و نشان می‌دهند که جلسات بدل به تشریفاتی بی‌نتیجه شده‌اند.
روند جلسات بازنگری
- شرکت و حضور افراد مختلف تیم در جلسات در نقش مشاهده‌گر نشان می‌دهد که جلسات مفید هستند و به‌طور کاربردی برگزار می‌شوند.
- اگر ایده‌های پروژه شکست بخورند، راه‌های دیگری امتحان می‌شوند؛ راه‌ها و ایده‌هایی که به شکل اسناد مکتوب یا در قالب تابلویی به نمایش گذاشته می‌شوند و همه می‌توانند آنها را ببینند.
مزایای موردانتظار
- یکی از مزایای برگزاری جلسات بازنگری این است که فرصت‌های شفافی را پیش پای تیم می‌گذارند. این فرصت‌ها به بهبود عملکرد تیم در طول فعالیت‌های اجرایی کمک می‌کنند.
- جلسات بازنگری مالکیت و مسئولیت‌پذیری تیم نسبت به پیش‌برد یک پروژه را هم نمایش می‌دهند. در واقع، راهی برای نشان‌دادن این موضوع هستند که یک تیم صاحب پروژه‌ای است و مسئولانه در پی رساندن آن به نتایج نهایی است. مشارکت‌کنندگان و افراد حاضر در پروژه هم به واسطه این جلسه درمی‌یابند که پشت هر تصمیم در فرایندهای پروژه چه نکات عقلانی وجود دارد.
ریشه‌ها
به دستاوردهای جلسات بازنگری در پروژه‌های چابک در طی سالیان مختلف دقت کنید:
- ۱۹۹۷: آلیستر کاک‌برن (Alistair Cockburn) در کتاب «بقای پروژه‌های شی‌گرا» به‌طور غیررسمی از پروژه‌های متعددی می‌گوید که با نگاهی به جلسات بازنگری پیش رفته‌اند. تاریخ بعضی از این پروژه‌ها به سال ۱۹۹۳ میلادی هم می‌رسد. اما در این کتاب به جلسات بازنگری به‌طور دقیق اشاره نمی‌شود و نامی بر آنچه شرح می‌دهد، گذاشته نمی‌شود. در واقع، بدون نام‌بردن از جلسات بازنگری درباره آنها صحبت می‌شود. روند برگزاری این جلسات در کتاب مذکور چنین مطرح شده است: تدریجی کار کنید و روی هر گام تمرکز داشته باشید.
- ۲۰۰۱: نخستین شرح و توضیح درباره جلسات بازخورد و انعکاس عملکرد در پروژه‌های چابک در کتاب توسعه نرم‌افزاری چابک نوشته آلیستر کاک‌برن (Alistair Cockburn) آمده است.
- ۲۰۰۱: برگزاری جلسات بازنگری یکی از اصول مرام‌نامه پروژه‌های چابک است. در بازه‌های زمانی منظم، تیم مشخص می‌کند که چطور می‌توان اثربخش‌تر عمل کرد. سپس براساس نتیجه‌گیری‌های این جلسات تغییر رفتار و تطبیق تیم برای بهبود وضعیت صورت می‌گیرد. البته برگزاری جلسات بازنگری هنوز به امری واجب در پروژه‌های چابک بدل نشده و همه از آن استفاده نمی‌کنند.
- ۲۰۰۱: اصطلاح مرور بازنگری بر پروژه در کتاب نرم کرث (Norm Kerth) منتشر شد. نام کتاب هم همین بود.
- ۲۰۰۱: جامعه ایکس‌پی (XP) یعنی چارچوب توسعه نرم‌افزاری چابک با ارائه مقاله‌ای تحت عنوان «اقتباس به سبک XP» از رویکرد جلسات بازنگری استقبال و آن را تأیید کردند.
- ۲۰۰۳: به واسطه معرفی جلسات بازنگری در رویداد XP، تیم‌های بیشتری با این جلسات آشنا شدند و شروع به استفاده از آنها در روند پروژه‌هایشان کردند.
- ۲۰۰۶: انتشار کتاب «بازنگری‌های چابک» از سوی استر دربی (Esther Derby) و دیانا لارسن (Diana Larsen) نقطه اوجی در معرفی رویکرد بازنگری بود.
بیشتر بخوانید: “۴۰ ایده برای هیجان‌انگیزکردن برگزاری جلسات چابک گذشته‌نگر“
